“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理研究

摘 要：醫院“文檔一體化”管理可實現文檔信息資源的共建共享，有效簡化工作流程，實現文檔部門間的融合發展。文件生命周期論等都是支撐“文檔一體化”管理的重要理論，推行“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理，對提升醫院文書檔案管理效率和整體管理水平具有重要現實價值。

關鍵詞：文檔一體化;信息化;文書檔案;管理;醫院

傳統醫院文書檔案處于檔案管理與文件處理相隔離的狀態，文件處理與檔案管理存在不同程度的重復操作，不僅造成了人財物的浪費，也影響了文檔管理的質量和效率。隨著信息技術的快速發展及OA辦公系統的應用，借助辦公軟件、信息系統及網絡平臺，可實現文檔全程信息化管理。醫院文件從擬稿、核稿、簽批到檔案收集、整理、歸檔，均可依托計算機信息系統，實現文檔一體化管理，有力提升文檔質量和管理效率，更好地體現醫院信息化管理水平。

1 “文檔一體化”管理主要理論依據

“文檔一體化”管理，指醫院公文在初始處理、文件歸檔等工作時便按照文書立卷要求進行整理、摘錄，使醫院文書辦理與文檔管理符合檔案管理要求。醫院“文檔一體化”管理，可實現文檔信息資源的共建共享，有效簡化工作流程，實現文檔部門間的融合發展。

1.1 “文件生命周期”論

文件生命周期論，是從文件的運動規律探索，認為文件從其生成、流轉至歸檔、保存或銷毀是一個完整的生命過程，是無法任意割裂的自然過程。因此，應將文件生成至檔案管理視為一個有機整體，做好文件全程管控與文件前端控制的協調統一。即從文件生成之始檔案尚未定型便做好質量管理，借助計算機信息技術，實現從文件到檔案的全生命周期管理。電子文件具有易更改、易流失等特點，這就要求電子文件系統事先設定文件元數據功能、確定文件歸檔范圍、時間和方式，以及電子文件利用權限，才能有效保障電子文件真實、完整、安全?？梢姡拔臋n一體化”管理是文件全生命周期理論的生動實踐，也使文書與檔案工作深入銜接、融合。

1.2 “文件連續體”論

所謂連續體，即一種以目的為導向的系統方法。文件從其形成到歸檔、保存、管理、利用的全過程一致性，倡導的是文件形成、文件保存、文件利用、文件銷毀的一體化管理?！斑B續體論”認為，醫院的文件從生成到消亡運動并非單向，文檔處置順序無必然先后區分，后階段電子文件也有向前段轉化的現實可能性，這也符合計算機信息技術應用醫院產生大量電子文件運動的特點和規律。

1.3 “大文件”“大檔案”論

“大文件”“大檔案”思想認為，文件是檔案的前身，檔案也是文件，屬于文件的一種特殊形態，電子文件包括電子文件最終成為檔案的范疇，而歸檔不過是大文件運動變化中的一個階段。隨著計算機信息技術的應用，以及醫院辦公OA系統的運行，產生大量的電子文件，從文件形成之初便成為潛在的檔案信息資源。這里的“大”并非單純的數量多少，還包括文檔處理環節多樣化、文檔部門間的廣泛聯系，拓展了文件概念和檔案的外延。在醫院信息化推進過程中，電子化大檔案將傳統的紙質檔案資源從實體向虛擬推進，文件網上流轉、審批均在OA辦公系統中完成，保存即歸檔。因此，利用兼容技術，在OA系統中做好文件與檔案系統設計、形成及維護，理順醫院“文檔一體化”管理體制與流程，十分必要。

1.4 “單軌制”論

新的《檔案法》明確指出“符合國家電子檔案形成和管理規范要求的電子檔案具有與紙質檔案同等的法律效力”。電子文件單軌制，即計算機等電子設備中生成的文件可以電子方式進行歸檔、管理、利用和保存，而無需再生成紙質檔案。近年來，數字簽名等先進技術難關的突破，為電子檔案單軌制的實現提供了技術保障。

2 “文檔一體化”醫院文書檔案信息化管理特征

從上述分析可知，實行“文檔一體化”管理，醫院文書檔案信息化管理可體現出較強的整體性、效率性、經濟性和規范性特征。

2.1 整體性

“文檔一體化”醫院文書檔案信息化管理，將原本電子文件與電子文檔相對獨立的兩個個體，借助計算機信息技術實現了融合發展，將電子文件處理與電子文檔實現一體化管理，密切電子文件與檔案之間的聯系，實現醫院文書檔案文件生成、文檔整理、文檔存儲等業務的有機統一。

2.2 效率性

“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理，是借助計算機信息技術、辦公OA系統應用平臺為支撐，將電子文件從起草、核稿、校對到立卷、歸檔、編目、檢索、查詢、利用和銷毀全面實現自動化、智能化管理，可顯著提升“文”“檔”管理的質量和效率。

2.3 經濟性

“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理，從文件起草、核稿、發稿到文書檔案信息采集、歸檔、整理、借閱等，均可實現計算機自動化、信息化操作，實現“單次輸入”便可“無限次”輸出，可有效節省人力物力支出。

2.4 規范性

與傳統文件管理與檔案管理相割裂不同，“文檔一體化”背景下文書檔案信息化管理是借助計算機信息系統完成的，這就要求在信息系統中預設相應的操作模塊，實現文檔流程、標準、格式及要求的有機統一，達到電子文件處理與文書檔案管理的規范性、標準化。

3 “文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理策略

“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理，是通過整合醫院文書流轉系統與檔案管理系統，借助計算機信息技術，構建符合醫院高效管理的文檔一體化，如下圖。

3.1 整合系統運用

“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理，首先應提升醫院公文流轉系統的兼容性，實現從OA系統到檔案信息化管理之間相互傳導、信息共享流通，進而實現OA系統與檔案管理系統的兼容。由于電子文件與文書檔案存在差異，例如文件標準、格式要求等，就需要運用文檔自動化轉化軟件，導入有關文檔標準，將文檔標準整合到計算機信息系統中，實現文檔系統一體化應用。

3.2 完善標準規范

“文檔一體化”背景下醫院文書檔案信息化管理需要一套完善的規范體系和標準要求，在全生命周期中體現文檔一體化，文書檔案信息自動生成、自動管理。應將《歸檔文件整理規則》等業務標準規范的相關要求體現到文檔一體化管理系統中，制定醫療系統公文編輯、檔案管理兼容性較強的操作系統，確保從制度規范領域保障文檔一體化背景下醫院文書檔案信息化管理的有效運行。

3.3 明確歸檔范圍

為防止歸檔信息缺失、遺漏或錯誤，應明確歸檔范圍：包括醫院黨務、行政、業務等方面應歸檔的材料，主要是醫院上級主管部門下發的關于醫院方面的文件;醫院的會議資料;醫院工作計劃、總結;醫院出臺的各種規章制度、業務技術規范;醫院有關工作中形成的方案、報告、記錄、調查報告等。

3.4 注重技術應用

文檔一體化背景下醫院文書檔案信息化管理應注重先進信息技術的應用，打通辦公OA系統與檔案管理系統、科室之間的信息壁壘，實現文書檔案數據信息跨部門傳輸及一站式生成;注重云共享技術在文書檔案信息化管理中的應用，實現醫院各部門之間的信息共享，釋放技術紅利。還應將大數據挖掘、檢索技術與辦公系統應用結合起來，提升醫院文書檔案信息化管理利用的效率。

3.5 做好安全管理

文檔一體化背景下醫院文書檔案信息化管理面臨諸多非傳統安全因素威脅，需在思想上高度重視信息安全，運用物防、技防、人防等手段，切實增強文檔管理信息系統運行的安全性，降低安全風險，確保信息系統及信息安全。

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作者簡介：石青林（1987— ），大學學歷，南寧市第三人民醫院館員，主要從事檔案管理研究。