流動人員人事檔案管理信息化建設探究

姚雄永

在社會不斷發展的過程中，人員流動量在逐漸增加，造成這一現象的原因有很多，可能是求學、工作等。而這就給人事檔案管理工作帶來了極大的挑戰，以往的流動人員人事檔案管理方式和現如今的發展形勢不相適應，所以，結合現階段的信息化手段，進行流動人員人事檔案管理信息化建設成為相關部門工作的主要任務。鑒于此，本文主要對流動人員人事檔案信息化管理的內涵及優勢進行了分析，并提出了信息化建設的路徑，以供參考。

由于社會經濟的快速發展，大眾為了獲得更好的生活而選擇去往不同的地區進行發展，使得流動人口的數量在逐漸增加，這給流動人員人事檔案管理工作帶來較大的困難。由于人事檔案中包含一個人學歷、學業表現、工作經歷、獎懲等信息，對于個人和單位集體有重要的作用，所以人事檔案管理工作十分關鍵。但是以往的流動人員人事檔案管理方式和現如今的社會發展形勢已經不相適應，因此，需要利用信息化手段，進行流動人員人事檔案管理信息化建設，有效提高檔案管理的水平。

人事檔案信息化管理主要是指改變以往紙質化檔案管理的方式，建立多層次的檔案綜合信息系統，借助于信息化手段對檔案資源進行合理化的處理和使用。人事檔案的信息化具有標準化、數字化、以及網絡化的特點，能夠利用相應的設施設備實現檔案信息的數字化轉變，從而記錄到信息管理系統中，經過統一整合、分類、存儲等，實現一體化管理。通過網絡進行跨區域的檔案資源傳遞和共享，達到檔案管理統一化，更好地適應社會發展需求。

人事檔案管理實現信息化具有較大的優勢，改變了以往人事檔案管理的方式，使檔案管理的水平得到有效提升。具體來講，首先，信息系統的應用能夠較好地降低檔案管理人員的工作量，同時還能夠對檔案信息進行實時更新，確保檔案信息的完整性和準確性。其次，人事檔案管理實現數字化，能夠對檔案的相關數據進行自動化的處理，對管理工作的時間成本可以有效節約。再者，應用信息系統進行檔案管理，在進行檔案信息查詢時，能夠通過搜索功能快速找到，可以更高效的提供信息服務。同時人事檔案信息可以幫助相關單位良好的執行勞動合同，防止出現人事糾紛。最后，信息化的管理方式，使得人事檔案信息的安全性得到有效保障，對檔案的查閱需要具備相應的權限。

對檔案信息化管理的法規制度進行完善

在如今的社會發展形勢下，信息技術的應用已經在多個行業領域中得到深化，關于流動人員人事檔案管理也開始了信息化建設。人力資源和社會保障部辦公廳發布了《關于加快流動人員檔案信息化建設的指導意見》，各省市也相繼出臺了關于推進流動人員人事檔案信息化建設有關事項的通知[2]。然而受到不同地區發展情況和有關部門重視度的影響，在實際的工作過程中還存在一定的問題，因此，需要通過完善相關的法律法規和管理制度，這樣才能確保流動人員人事檔案信息化管理工作的有效開展。對人事檔案信息化管理的相關規范進一步加快制定，從法律法規以及政策的角度為檔案信息化建設提供標準依據。從省市層面來講，需要結合本地區實際的流動人口情況，制定出有關的規范細則，完善建立可靠的流動人員人事檔案信息化管理體系，指導工作有序進行。對人事檔案信息化標準進行規范建設

對紙質化人事檔案信息轉化成電子檔案信息的過程中，要在紙質化檔案規范的基礎上制定出規范的流動人員人事檔案信息化管理的流程，以使管理工作的成效得到良好的提升，從而保證人事檔案信息化的統一性管理。構建出人才公共服務機構和有關部門檔案信息數據共享和系統集成的格局，使流動人口的人事檔案管理能夠實現整個業務流程的自動化。同時加強流動人口人事檔案管理服務平臺和檔案信息數據庫的對接，使人事檔案基礎信息數據達到順利的對接交換。

進一步加快信息系統建設進度

在大數據的環境下，信息技術的更新速度更快，對流動人員的檔案進行信息化管理，相應的系統軟硬件要求也會逐漸提高。加強流動人員的檔案信息化建設，就需要有完善的信息系統支持，這樣才會提高信息化管理的成效。因此，人力資源公共服務中心需要根據信息化建設的總體目標要求，對信息化建設中的各種軟硬件設備進行快速建設，基礎的硬件設備需要進行更新完善。從軟件方面來講，其兼容性特點非常關鍵，需要大力開發檔案管理軟件系統，通過多種途徑對軟件開發進行優化，建設出一套能夠滿足流動人員人事檔案管理信息化要求、能夠和有關組織進行良好對接的軟件，進而使管理信息系統更具實用性。特別是在大數據環境下，關于流動人員人事檔案管理信息化的建設，更需要加大對相關系統軟件的開發。福建省人力資源和社會保障廳辦公室轉發了人社部辦公廳關于推進流動人員人事檔案信息化建設有關事項的通知，要求要加快系統建設進度，根據全國統一軟件，開發建設省級集中的檔案管理服務系統。并抓緊編制《福建省流動人員人事檔案信息系統技術方案》，在經過專家論證后實施建設。其中流動人員人事檔案業務經辦功能模塊已經上線運行。

加快數據庫及網絡建設，及時完成數據采集

在新的社會環境形勢下，關于流動人員的人事檔案信息化建設，需要重視數據庫的建設，滿足信息數據采集的需求，以更好地實現檔案智能化、自動化管理。這就需要借助于多種信息化技術手段，加強流動人員人事檔案的全國通用數據庫建設，通過云計算技術、大數據技術以及物聯網技術等，對流動人員的檔案信息進行收集、記錄、分類以及存儲等，達到動態化管理的目標。此外，關于流動人員的檔案資料，在使用時通過信息化技術手段進行檢索，能夠使檔案管理和利用效率得到有效的提升。在建設數據庫的過程中，同樣要大力推進網絡建設，比如專用網絡、公共網絡，對網絡權限進行相應設定，通過數據庫構建網絡聯動平臺，使檔案信息的數據采集更加高效，同時也能夠深化檔案信息的共享。

加大信息化建設的投入資金

關于流動人員的人事檔案信息化建設，需要有充足的資金支持。可以適當地增加資金投入，設立信息化建設的專項資金，對信息化管理的設施設備進行更新升級，配備完善的基礎設施，同時，大力研發檔案信息化管理的軟件系統，通過信息技術構建人才信息跟蹤系統，滿足檔案管理的現代化需求。各地人社部門需要大力爭取本級財政支持，確保流動人員人事檔案信息化建設有充足的經費。依照人社部辦公廳《關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的指導意見》以及《福建省就業補助資金管理實施辦法》的規定，檔案信息化建設需要的有關經費可以優先從就業創業服務補助資金建設經費中支出，也可統籌人才發展資金、基本公共服務經費等渠道支出，確保信息化建設的順利開展。

加強信息化人才的培養

在對流動人員的人事檔案管理進行信息化建設時，人才也是非常重要的保障。因此，需要強化對人才的培養，從整體上提高人事檔案管理隊伍的信息化水平。首先，對目前的管理組織結構以及人員的綜合能力進行全面的分析，接著制定出科學的教育培訓體系，通過專家講座、集中培訓等多樣化的培訓活動，提高檔案管理人員的信息化水平。省廳同人才市場聯合舉辦了全省流動人員人事檔案管理人員系統操作培訓班，主要培訓檔案管理人員學習流動人員人事檔案業務經辦流程、數據采集、系統實操等內容。通過學習檔案信息化管理的專業知識，更好地開展實踐工作。同時，為了有效提高管理團隊教育培訓的能動性，對相關的考核機制進行完善建立，通過獎懲激勵機制，使檔案管理團隊的整體綜合能力得以提升。

在如今的社會環境下，流動人口的數量在不斷增加，關于流動人口的人事檔案管理已經成為工作的重要任務。為了有效提高流動人員人事檔案管理的質量和效率，需要不斷加強檔案管理信息化建設，使檔案資料更好地發揮作用，這樣才能提高檔案信息的利用率。

（福建省福鼎市人事人才公共服務中心）

參考文獻：

[1]姜蔚.淺談流動人員人事檔案管理信息化建設的思考[J].卷宗，2019， 009（014）：53-53.

[2]侯瑞林.流動人員人事檔案信息化管理建設的問題及對策[J].視界觀， 2019，（022）：1-1.

[3]黃芳.大數據時代對流動人員人事檔案管理信息化建設的途徑探索[J].城建檔案，2020，（01）：28-29.

[4]張波.新時代流動人員人事檔案信息化建設探析[J].辦公室業務，2020，（10）：157-158.