試析電力物資合同結(jié)算管理新思路

張靜

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展與人民生活水平不斷提升的背景下，人們對(duì)各個(gè)方面都提出了更高的要求，導(dǎo)致電力電力企業(yè)的物資需求量不斷增加，在一定程度上加大了合同結(jié)算的工作量。但部分電力企業(yè)忽視了物資合同結(jié)算管理的重要性，加大了電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，需要通過完善物資信息化建設(shè)、健全物資合同結(jié)算預(yù)警機(jī)制等方式提高結(jié)算管理水平，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

電力物資合同結(jié)算管理影響著電力企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)與未來發(fā)展，長(zhǎng)期忽視結(jié)算管理工作將會(huì)導(dǎo)致電力企業(yè)面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此電力企業(yè)應(yīng)更新物資合同結(jié)算管理的思路，提高結(jié)算管理的水平。

有利于加強(qiáng)物力集約化

在電力企業(yè)發(fā)展過程中，加強(qiáng)物資合同結(jié)算管理、提高集約化管理效率可以增強(qiáng)物資公司的集中性。物資合同涉及資金較多，例如預(yù)付款等，且票據(jù)結(jié)算十分復(fù)雜，人工工作量較大。隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)技術(shù)的迅速發(fā)展與逐漸使用，物資合同結(jié)算管理也朝著電子化和智能化方向發(fā)展，電子單據(jù)和單子簽章結(jié)算等方式已經(jīng)在物資合同結(jié)算管理中逐步得到應(yīng)用，這對(duì)實(shí)現(xiàn)集約化管理和提高結(jié)算管理效率具有重要價(jià)值。

有利于提升電力企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平

當(dāng)前，大多數(shù)電力企業(yè)都需要根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行物資合同的結(jié)算。首先，物資供應(yīng)商以及各個(gè)參與方都需要簽署物資合同結(jié)算單據(jù)。其次，在完成結(jié)算單據(jù)的簽署工作之后，需要為合同的結(jié)算電力企業(yè)提供增值稅發(fā)票，由電力企業(yè)進(jìn)行結(jié)算。再次，通過物資采購(gòu)的合同簽訂，能夠?qū)?yīng)商、買方和技術(shù)管理的部門等提供具有法律效應(yīng)的準(zhǔn)則約束，可以明確各自的責(zé)任，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理；且通過物資合同的結(jié)算管理，嚴(yán)格落實(shí)電子單據(jù)和電子簽章審核等工作，能夠全面掌握物資情況，避免出現(xiàn)物資供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)，確保物資采購(gòu)能夠合理進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)物資正常穩(wěn)定的流通。因此，加強(qiáng)物資合同結(jié)算管理可以幫助電力企業(yè)分析和控制風(fēng)險(xiǎn)，提高電力企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

電力企業(yè)物資合同電子化結(jié)算初見成效

傳統(tǒng)電力企業(yè)物質(zhì)合同結(jié)算工作中是采取線下辦理的方式開展，需要供應(yīng)商進(jìn)行大量的紙質(zhì)單據(jù)傳遞，此過程具有流轉(zhuǎn)速度慢、數(shù)據(jù)易丟失和成本高等劣勢(shì)；同時(shí)基層單位在簽批蓋章中還存在煩瑣的手續(xù)，導(dǎo)致此過程具有較長(zhǎng)的周期。近年來，經(jīng)濟(jì)發(fā)展導(dǎo)致工程物資的合同簽約和結(jié)算不斷增加，物資簽約的業(yè)務(wù)量迅速增多，以前紙質(zhì)合同和紙質(zhì)采購(gòu)的供貨單往往以一式三份的方式制定，且甲乙雙方還需要當(dāng)面簽字、蓋章。為了更好符合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)與需求，電力企業(yè)也加強(qiáng)了信息化項(xiàng)目的建設(shè)，逐漸研發(fā)出電子商務(wù)合同自動(dòng)化電子簽章的功能，這也實(shí)現(xiàn)了合同結(jié)算管理的自動(dòng)處理，促進(jìn)其工作的有效優(yōu)化。盡管 電力企業(yè)物資合同電子化結(jié)算已經(jīng)初見成效，但想要進(jìn)一步發(fā)揮其作用，還需要不斷加強(qiáng)電子化結(jié)算的研究，積極改進(jìn)技術(shù)并做好新技術(shù)的研發(fā)。

物資合同階段管理意識(shí)淡薄

對(duì)于電力企業(yè)發(fā)展來說，物資合同具有重要意義，若沒有及時(shí)進(jìn)行物資合同的結(jié)算就會(huì)降低電力企業(yè)信譽(yù)，影響電力企業(yè)形象，甚至?xí)哟箅娏ζ髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。但是，大多數(shù)電力企業(yè)都更注重建設(shè)，忽視了管理工作，所以存在物資合同結(jié)算管理意識(shí)淡薄的問題。甚至有很多管理人員與生產(chǎn)人員認(rèn)為只要物資沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題就不會(huì)造成影響，但若沒有根據(jù)合同條款支付物資款項(xiàng)將會(huì)使電力企業(yè)面臨訴訟風(fēng)險(xiǎn)與審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)嚴(yán)重影響到電力企業(yè)的發(fā)展。

信息系統(tǒng)的水平有待提高

在現(xiàn)階段，電力企業(yè)物資的合同簽訂期間已經(jīng)采用信息系統(tǒng)或者電子平臺(tái)等現(xiàn)代化技術(shù)，如ERP系統(tǒng)，具備結(jié)算進(jìn)度、統(tǒng)計(jì)和督辦等功能，基于此對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行流程實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，且使招標(biāo)過程具有自動(dòng)化特點(diǎn)，合同的文本也能夠智能化產(chǎn)生與打印。但在此類信息系統(tǒng)的實(shí)踐運(yùn)用期間，還存在技術(shù)水平的有待提高。一些電力企業(yè)在信息系統(tǒng)的使用中，并沒有投入大量資金進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)，系統(tǒng)漏洞頻繁出現(xiàn)，盡管電子單據(jù)極大方便了其管理工作的開展，但因?yàn)槠浒踩耘c功能性方面存在隱患，導(dǎo)致電子單據(jù)在使用中可能會(huì)出現(xiàn)問題。另外，一些信息系統(tǒng)存在功能漏洞，比如單據(jù)校驗(yàn)管理流程比較繁瑣，信息化與智能化程度比較低，影響整體系統(tǒng)的工作效率。

缺乏健全的統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制

電力企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)物資合同結(jié)算管理工作水平的提升，需要構(gòu)建完善的物資合同結(jié)算統(tǒng)計(jì)分析制度。盡管目前電力企業(yè)物資合同電子化結(jié)算已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)，但實(shí)踐運(yùn)用中在統(tǒng)計(jì)分析方面還較為缺乏，物資合同結(jié)算管理中只是簡(jiǎn)單實(shí)用信息技術(shù)和電子技術(shù)，并沒有對(duì)其技術(shù)功能進(jìn)一步開發(fā)，實(shí)現(xiàn)工作的統(tǒng)計(jì)分析與預(yù)測(cè)。例如，電力企業(yè)管理部門沒有掌握先進(jìn)的分析預(yù)測(cè)方法，在根據(jù)工程進(jìn)度、物資參考價(jià)格等因素估算工程投資金額后得到的估算標(biāo)準(zhǔn)不具備統(tǒng)一性，很容易出現(xiàn)預(yù)控漏報(bào)等情況，導(dǎo)致電力企業(yè)無法根據(jù)合同規(guī)定及時(shí)付款。其次，電力企業(yè)統(tǒng)計(jì)分析意識(shí)較差，工作缺乏主動(dòng)性與積極性，會(huì)加大電力企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

加強(qiáng)物資合同結(jié)算集中化管理

加強(qiáng)物資合同結(jié)算集中化管理需要以下工作的支持。第一，健全結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。電力企業(yè)需加大物資合同結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)信息采集力度，增強(qiáng)信息的準(zhǔn)確性與全面性。同時(shí)，電力企業(yè)需完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況制定應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)結(jié)算監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)物資合同結(jié)算的長(zhǎng)效管理。第二，在招標(biāo)審核過程中，電力企業(yè)需加強(qiáng)價(jià)格審核，避免物資價(jià)格超出預(yù)算，若超出預(yù)算需及時(shí)調(diào)整。第三，及時(shí)優(yōu)化招標(biāo)文件。電力企業(yè)需在招標(biāo)文件當(dāng)中明確規(guī)定物資供應(yīng)商的資質(zhì)、條件、最長(zhǎng)供貨時(shí)間以及交貨提前期，避免物資供應(yīng)商延遲交貨時(shí)間。第四，規(guī)范合同簽訂、合同變更以及合同解除等各個(gè)環(huán)節(jié)中的操作，確保雙方在合同方面沒有異議。若解除合同，需由多個(gè)部門與供應(yīng)商共同明確解除合同的原因以及全責(zé)。第五，加強(qiáng)合同履約管理。物資管理部門需根據(jù)實(shí)際情況制定供貨計(jì)劃，催促供應(yīng)商供貨，并對(duì)物資進(jìn)行檢查，若物資不符合要求則拒收。第六，加強(qiáng)履約保障金與發(fā)票管理，加大供應(yīng)商的違約成本。

加強(qiáng)信息化建設(shè)

近年來，信息技術(shù)快速發(fā)展，為各個(gè)行業(yè)的管理工作都提供了新的思路。電力企業(yè)可借助信息技術(shù)力量增強(qiáng)物資合同結(jié)算管理工作的實(shí)效性。大多數(shù)電力企業(yè)在物資合同結(jié)算管理中開展的信息化建設(shè)工作水平較低，只是應(yīng)用了影像系統(tǒng)，完善了票據(jù)在線審核功能，彌補(bǔ)了物資供應(yīng)鏈信息缺失以及數(shù)據(jù)分析能力差等不足。為了進(jìn)一步提高物資合同結(jié)算管理水平，電力企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的全方位覆蓋。其次，電力企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完善合同管理系統(tǒng)、資金支付預(yù)警系統(tǒng)，通過預(yù)警系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息明確應(yīng)付賬款的狀態(tài)，為物資合同結(jié)算管理提供支持。此外，電力企業(yè)可利用信息技術(shù)構(gòu)建完善的統(tǒng)計(jì)分析機(jī)制，優(yōu)化物資合同結(jié)算統(tǒng)計(jì)工作，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的主動(dòng)性。

加大人員培訓(xùn)力度

信息技術(shù)只能為物資合同結(jié)算管理提供手段和支持，但仍然依賴物資合同結(jié)算管理人員的操作，因此需要加大人員培訓(xùn)力度，構(gòu)建一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，從而增強(qiáng)物資合同結(jié)算管理工作的準(zhǔn)確性。但從實(shí)際情況來看，我國(guó)大多數(shù)物資合同結(jié)算管理人員的專業(yè)素養(yǎng)都達(dá)不到要求和標(biāo)準(zhǔn)，只有加強(qiáng)培訓(xùn)才能夠逐漸提高人員素養(yǎng)。首先，電力企業(yè)管理者應(yīng)提高對(duì)人員培訓(xùn)這一工作的重視程度，高度注重物資合同結(jié)算管理工作，增強(qiáng)自身的法律意識(shí)、規(guī)則意識(shí)與契約精神，積極開展高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)工作。其次，電力企業(yè)需進(jìn)行基層人員的培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中應(yīng)將培訓(xùn)重點(diǎn)放在物資合同結(jié)算流程等內(nèi)容的培訓(xùn)上，增強(qiáng)物資合同結(jié)算管理人員的職責(zé)意識(shí)與管理能力。同時(shí)，需要重點(diǎn)開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作，讓管理人員能夠熟練操作ERP系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。

優(yōu)化結(jié)算管理策略

在進(jìn)行物資合同結(jié)算管理時(shí)，電力企業(yè)需優(yōu)化結(jié)算管理策略，充分發(fā)揮信息化手段的作用。例如，項(xiàng)目單位可以通過電子商務(wù)平臺(tái)將物資驗(yàn)收單上傳到三方共享平臺(tái)中，采購(gòu)單位就可以根據(jù)共享平臺(tái)當(dāng)中的物資驗(yàn)收單進(jìn)行結(jié)算。應(yīng)用信息化手段進(jìn)行物資合同結(jié)算可減少人為結(jié)算的失誤，提高結(jié)算效率，加快付款速度。同時(shí)，可以利用電子商務(wù)平臺(tái)優(yōu)化合同簽約流程，形成自動(dòng)的合同回傳機(jī)制，增強(qiáng)物資合同結(jié)算管理的準(zhǔn)確性。其次，電力企業(yè)可以利用自動(dòng)提報(bào)付款申請(qǐng)進(jìn)行物資合同結(jié)算，并利用供應(yīng)鏈ESC進(jìn)行到期款項(xiàng)的預(yù)警，若存在到期且未辦理支付單據(jù)的款項(xiàng)會(huì)給予提示，這樣物資合同結(jié)算管理人員就可以優(yōu)先辦理即將到期與已經(jīng)到期的款項(xiàng)，避免款項(xiàng)積壓，加大電力企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

電力企業(yè)在物資合同結(jié)算管理工作中存在管理意識(shí)淡薄、缺乏完善的信息系統(tǒng)、未積極開展統(tǒng)計(jì)分析工作等問題，嚴(yán)重降低了物資合同結(jié)算管理質(zhì)量。為解決這些問題，電力企業(yè)應(yīng)構(gòu)建完善的ERP系統(tǒng)、健全物資合同結(jié)算預(yù)警機(jī)制并加強(qiáng)人員培訓(xùn)力度，加強(qiáng)物資合同結(jié)算管理，為電力企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（國(guó)網(wǎng)河北省電力有限公司物資分公司）

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