大數據背景下信息統計在檔案管理中的作用研究
——評《檔案管理與信息統計》

喬二兵

(衡水市人民醫院)

隨著我國信息技術的飛躍發展和大數據的建設，檔案管理工作通過信息技術處理，從紛繁復雜的信息統計工作中逐漸解脫出來。檔案信息化管理體系在信息化發展進程中得以建立和不斷完善，許多行政和企業單位都開始采用網絡技術對檔案信息進行整理統計。大數據背景下的信息統計更加快速和便捷，信息管理與統計工作理念的創新，大大提高了檔案管理工作的效率和質量。信息化大大提高了現代企業和行政部門檔案管理水平，不僅豐富了檔案管理工作內容，使得復雜的檔案統計和管理工作變得簡單易做，還能讓管理人員更加迅速直觀地了解部門人員的信息，從而極大地提高檔案管理工作的整體質量。檔案信息統計工作是檔案管理工作中的重要一環，也是及時掌握檔案工作的實際情況、保證檔案工作質量和提高檔案工作水平的有效方法。因此，發揮檔案信息統計工作的職能、體現其自身價值，還需要制定完善的檔案統計與檔案管理制度，積極發揮信息統計在檔案管理中的重要作用。在大數據背景下，檔案管理人員要學會熟練地運用信息技術進行人事檔案的信息統計，發揮檔案管理與信息統計的服務與監督職能，不斷提高信息化水平和數據統計的準確性，為部門提供詳細的信息統計資料，為管理者提供本單位人員第一手詳實資料，以便監督和管理人事。

為此，由周萍主編的《檔案管理與信息統計》一書，有助于大數據背景下信息統計在檔案管理中的作用研究。作者針對當前我國檔案管理中存在的問題和實際情況，通過具體案例詳細分析了檔案管理的具體要求和功能，有針對性地提出了我國檔案管理急需采用信息化技術，以提高人事部門的人事檔案管理工作的實效性，作者所提出來的建設性意見和建議極大地提高了各個部門檔案管理工作的效率。該著作具體概述了我國圖書情報的管理、圖書館檔案管理的基本原理、管理內容和方法、管理原則和技術，以及信息統計在檔案管理中的積極作用和深遠影響。在概述圖書館管理的歷史、內容方法、檔案概論和理論等基礎之上，重點探討了高校檔案管理過程中的收集與保管、編研與開發、利用原則與方法、信息管理服務模式等問題。作者通過不同的視野和角度，重新審視了圖書館檔案管理的信息統計和工作方法，重新認識了檔案管理學理論研究和檔案管理中不同領域不同管理方法。作者還結合當前數字化技術，有效探索了檔案管理活動中各種問題的解決思路和方法。該書可作為檔案學、行政管理和信息資源管理等專業學生教學用書，也可作為黨政機關檔案業務的培訓教材和參考學習用書。

在書中，作者首先介紹了我國高校圖書情報、檔案信息管理等方面的文化和理論基礎知識，闡述了文獻信息處理的有效方法與技術知識，并在此基礎上闡述了管理學的基礎知識、研究內容、研究方法、管理學派與體系、管理學理論的發展等管理學基礎理論。其次，論述了信息資源管理和圖書館管理兩個方面的問題。對信息資源管理方針、政策與法律法規的了解和掌握，有助于讀者運用現代管理方法和手段達到自己的預定目標，科學合理地開發和有效利用信息資源，可以有效提高管理技術水平；對信息資源進行有效管理和加強信息產業現代化，可以加快信息資源的商品化和社會化發展進程。同時，加強對圖書館管理的內容、方法、意義、原則、職能、模式和工作組織等管理基礎知識的了解和掌握，也能大力提升圖書館管理效率和管理水平。第三，論述了中西方圖書館管理的歷史沿革與現狀，闡述了“二戰”后期形成的管理理論及現代化發展，以及中西方圖書館管理的巨大差異。第四，論述了檔案管理與信息統計，具體闡述了信息統計在檔案管理中的重要作用，以及信息技術對高校檔案管理產生的重要影響。還分析了我國高校圖書館信息服務模式現狀，闡述了高級圖書館信息服務模式的創新。最后，論述了高校圖書情報與檔案信息管理的研究與發展，具體闡述了研究意義與方向、高校圖書館的信息共享與空間建設、圖書館的知識與服務、高級圖書館未來發展等問題。

筆者認為，大數據背景下的信息統計在檔案管理中發揮著巨大作用。在當下日益繁重的檔案管理工作中，檔案信息統計和管理工作的事無巨細都導致了檔案管理人員的疲于應付，繁瑣的工作形式、檔案統計的準確性和精確性，都需要采用信息技術來簡化和提高。為確保大量人員參與信息統計工作的精準性和整個檔案管理工作流程的順暢，必須采用便捷的互聯網信息技術，才能更好地掌握檔案工作數據和規范檔案管理的秩序。作為檔案管理工作者要不斷認識信息統計的重要性，自覺提高自身對檔案管理與信息統計的認知，明確檔案信息統計的流程與特點，掌握檔案信息統計的規律和檔案管理的發展趨勢，以實現檔案管理工作的科學化和信息化。信息統計應用于檔案管理不僅提高了檔案管理工作效率，還大大提升了數據檔案編排的科學性與合理性。因此，科學有效地統計檔案資源數據信息，將有效管理信息數據進行科學編排和整理，可以大大提高數據信息資源的利用率，發揮其在檔案管理中的巨大作用。掌握科學化的信息，規范檔案信息管理工作，不斷創新檔案管理工作方法，汲取中外先進的檔案管理理念，把檔案管理工作做得更加精密細致。還要提高對檔案管理信息統計工作重要性的認識，加大檔案管理信息統計資金投入，建立健全檔案管理信息統計工作制度，改變檔案管理信息統計服務的方式，變被動服務為主動服務和監督，提高檔案管理和信息統計的信息化水平。