干部人事檔案功能完善的重要性

王衛(wèi)麗

摘要：干部個(gè)人的基本情況、工作業(yè)績和工作經(jīng)歷是以干部人事檔案為重要憑證，真實(shí)反映出來的。干部人事檔案功能的完善，能夠使人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道，如何更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，是目前干部人事檔案管理工作急需解決的問題。本論文詳細(xì)介紹了在干部人事檔案審核過程中出現(xiàn)的問題，干部人事檔案有哪些功能、解釋了干部人事檔案無法完全發(fā)揮功能的原因，介紹完善干部人事檔案的辦法流程。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;審核檔案;功能

在報(bào)紙上曾經(jīng)有這樣兩則消息報(bào)道，一是某市電力局局長趙某某被給予黨紀(jì)處分，處分的原因是因?yàn)樵谒膫€(gè)人檔案中記載的出生日期、學(xué)歷學(xué)位均有造假的情況。二是某縣副縣長劉某將其個(gè)人檔案中的出生日期改成了1966年，因?yàn)闄n案中記載的參加工作時(shí)間是1979年，這就出現(xiàn)了“13歲”參加工作的怪相，使得整個(gè)檔案記載出現(xiàn)明顯的前后矛盾。目前，組織部門越來越重視干部人事檔案中有關(guān)三齡兩歷一身份（即年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷）的問題。

2006年，中組織部署在全國開展干部人事檔案審核工作，并下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步開展干部人事檔案審核工作通知》，通知中明確了干部人事檔案審核工作目標(biāo)，健全建立審核工作組，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)審核工作組的領(lǐng)導(dǎo)啊，制訂審核工作方案。在審核干部人事檔案的過程中，關(guān)于檔案中各項(xiàng)材料記載的內(nèi)容和反映出的相關(guān)信息，每頁每項(xiàng)核對(duì)，確保檔案材料的真實(shí)性、齊全性、完整性，確保記載的內(nèi)容都真實(shí)準(zhǔn)確沒有錯(cuò)誤。這些年以來，隨著審核干部人事檔案工作的逐步進(jìn)行，出現(xiàn)了許多各種各樣的問題，尤其是干部人事檔案材料出現(xiàn)了記載信息造假、內(nèi)容有缺失等問題，使得弱化了人事檔案作為記載經(jīng)歷內(nèi)容基本依據(jù)的重要功能。使人事檔案管理工作走上現(xiàn)代化發(fā)展軌道，發(fā)揮人事干部檔案的重要作用，更加科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，是目前干部人事檔案管理工作急需解決的問題。

一、人事檔案的基本定義

干部個(gè)人的基本情況、工作業(yè)績和工作經(jīng)歷是以干部人事檔案為重要憑證，真實(shí)反映出來的。組織部門選人用人、考察干部等都是以審核干部個(gè)人人事檔案為主要依據(jù)。要干部人事檔案的作用和功能，則第一步需要弄清楚人事檔案包括哪些內(nèi)容以及這些內(nèi)容的基本屬性。依據(jù)中央組織部發(fā)布的 “干部檔案整理工作細(xì)則”、“干部檔案工作條例”，干部人事檔案中的內(nèi)容主要包括10類：⑴履歷材料、 ⑵自傳材料、⑶考察、考核、鑒定材料、⑷學(xué)歷學(xué)位、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、培訓(xùn)等材料、⑸政審材料;⑹參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料、⑺表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料;⑻涉紀(jì)涉法材料;⑼工資待遇、任免、出國（境）、各種代表會(huì)議登記表等材料、⑽其他材料，主要指以上⑴-⑼類分類中沒有包括的內(nèi)容，但是組織認(rèn)為有一定參考意義和保存價(jià)值。人事檔案的根本作用是歷史記錄干部個(gè)人的基本情況，人事檔案中的十類材料包括了干部工作成長整個(gè)記錄過程。

二、人事檔案基本功能

功能的定義是對(duì)價(jià)值工程對(duì)象用簡單明確的語言表述它的作用或效用。 通過功能定義，可以準(zhǔn)確地掌握用戶的功能要求，抓住問題的本質(zhì)，擴(kuò)大思考范圍，開拓設(shè)計(jì)思路，深化對(duì)功能的理解，為功能評(píng)價(jià)和創(chuàng)造改進(jìn)方案奠定基礎(chǔ)。干部檔案功能即為個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎(chǔ)材料。

干部人事檔案有一般作用和特別作用，一般作用主要是指記載信息、過程記錄、材料依據(jù)。特別作用包括：發(fā)展性地查看被記載人學(xué)習(xí)工作的整個(gè)過程;結(jié)構(gòu)性反應(yīng)出被記載人的工作成績、職業(yè)素養(yǎng)、性格狀態(tài)發(fā)展情況;反應(yīng)組織部門對(duì)被記載人考察評(píng)價(jià)的情況;協(xié)助人事部門、組織部門了解被記載人個(gè)體相對(duì)能力;客觀反應(yīng)被記載人政治思想發(fā)展軌跡。

三、最大程度上發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的功能

1、干部人事檔案記載的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，可以幫助組織部門全方位了解各干部的真實(shí)情況，有助于發(fā)揮組織部門的管理作用，對(duì)干部管理工作具有重要的意義。干部人事檔案真實(shí)地記錄歷史情況，記載的內(nèi)容是經(jīng)過組織人事部門審查鑒定的，具備一定法律效力，有助于用人單位根據(jù)實(shí)際情況制訂選人用人方案。

2、不斷詳細(xì)全面記錄人事檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容，發(fā)揮信息、數(shù)據(jù)的支撐作用。信息內(nèi)容記載是干部人事檔案的重要基本功能，同時(shí)也是考察干部的憑證、依據(jù)。

3、干部人事檔案記載內(nèi)容比例不一致，記載個(gè)人工作業(yè)績特長方面的內(nèi)容比較少，記載個(gè)人履歷信息、思想?yún)R報(bào)、社會(huì)關(guān)系等情況較多。所以人事部門要著重收集反映個(gè)人近期工作業(yè)績，做出的貢獻(xiàn)，個(gè)人經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)記錄等等。建議增加信用資料等，把信用情況的檔案作為一項(xiàng)內(nèi)容予以留存，提升干部人事檔案的信息數(shù)據(jù)支撐作用。

4、加強(qiáng)干部人事檔案法律法規(guī)建設(shè)，對(duì)檔案管理工作予以法律監(jiān)管。干部人事檔案是被記載人的真實(shí)寫照，能否真實(shí)客觀反應(yīng)被記載人全方位的情況，是干部人事檔案的基本使命。

四、在審核干部人事檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題

1、干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

中央組織部通過部署這次全國干部人事檔案審核工作，發(fā)現(xiàn)了許多問題，發(fā)布了一攬子管理文件，對(duì)干部人事檔案管理予以高度重視。

（1）三齡兩歷一身份材料審核入檔不嚴(yán)格。這次全國干部人事檔案

審核工作的重點(diǎn)是三齡兩歷一身份，確保信息準(zhǔn)確真實(shí)。“三齡一歷”干部人事檔是以三齡兩歷一身份為主線，同時(shí)也是出現(xiàn)頻率、使用頻最高的內(nèi)容，差不多涉及到檔案中的各項(xiàng)材料。在一些干部人事檔案中，三齡兩歷一身份的記載前后有所差異，日期記錄方式有的是公歷版本，有的是農(nóng)歷版本，;時(shí)間上前后差異有幾個(gè)月的，也有的前后相差有一年的，有的甚至前后相差幾年的;關(guān)于學(xué)歷學(xué)位，有的材料不齊全，有的填寫不規(guī)范，有的學(xué)歷學(xué)位名實(shí)不符。

（2）進(jìn)檔案材料不規(guī)范。進(jìn)入檔案的材料填寫不夠規(guī)范，不夠準(zhǔn)確，干部履歷表中未貼照片、填寫有涂改，沒有人事組織部門蓋章;考核表沒有人事組織部門蓋章，沒有本人簽字確認(rèn)，沒有與本人溝通確認(rèn)考核結(jié)果。

（3）檔案記載內(nèi)容比例不平衡。在干部人事檔案中，重抽象、輕具體。記載工作能力、專業(yè)特長等方面的信息比較少，記載個(gè)人思想政治品德、家庭歷史、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容比較多。

（4）檔案材料收集不夠全面，不夠不完整，多是老舊材料，后續(xù)材料補(bǔ)充不及時(shí)，無法真實(shí)映個(gè)人實(shí)際情況。

（5）偽造、篡改檔案的違法行為時(shí)有發(fā)生，例如文章前面涉及到的兩個(gè)真實(shí)案例，年齡造假、學(xué)歷造假、工齡造假、職稱造假等現(xiàn)象逐漸增多。

2、干部人事檔案作用發(fā)揮不出來的的原因

（1）管理單位不統(tǒng)一，有些檔案管理機(jī)構(gòu)從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平較差，漏洞百出，使檔案造假情況時(shí)有發(fā)生。干部人事檔案管理單位不統(tǒng)一，有事業(yè)單位研究院所、企業(yè)、人才市場，也有個(gè)人檔案管理機(jī)構(gòu)，管理水平有高有低。這樣影響了干部人事檔案管理工作質(zhì)量的提高，短期內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的社會(huì)化管理，同時(shí)不利于國家對(duì)干部人事檔案的宏觀管理。管理漏洞百出，給造假者可乘之機(jī)。

（2）管理方式老舊，極大影響了檔案記載內(nèi)容的完整性及準(zhǔn)確性。檔案材料在整理，歸檔，收集過程中，多為手工操作，這就有可能發(fā)生錯(cuò)誤。

（3）造成干部人事檔案內(nèi)容有失真實(shí)，檔案材料有丟失、損壞、破舊等問題的原因諸多是在檔案材料轉(zhuǎn)遞，加工，收集和利用環(huán)節(jié)。

綜上所述加強(qiáng)干部人事檔案的管理，完善檔案功能，是目前檔案工作中急需解決的問題。文中講述的問題會(huì)使組織人事部門在選人用人方面受到干擾，使干部人事檔案的作用不能正常發(fā)揮。加強(qiáng)完善干部人事檔案，為流動(dòng)人員的優(yōu)化配置提供有利保障，推進(jìn)我國干部人事檔案管理工作不斷發(fā)展進(jìn)步。