大數據背景下機關事業單位檔案管理效率提升策略探析

杜雷

摘要：機關事業單位主要承擔政府職能并提供公益服務，每天都會產生大量的文字、數據和表格信息，這些既是機關事業單位的工作記錄，也是機關事業單位的履職依據，具有重要的借鑒和指導價值。檔案管理工作中信息收集、整理、儲存都需要耗費大量的財力、精力，傳統的檔案管理方式嚴重阻礙了管理效率的提升。近年來，國家高度重視機關事業單位的檔案管理工作，陸續出臺了若干政策，支持、引導、鼓勵機關事業單位利用新的技術手段解決檔案管理效率低下的問題，為加快其檔案事業發展提供了有力條件。各機關事業單位借助大數據背景開展檔案管理工作，能有效壓縮管理時間，減少人、財、物的浪費，使檔案管理工作更加精細化、效率化。

關鍵詞：大數據技術;機關事業單位;檔案管理

引言

在大數據背景下，事業單位的檔案管理也應當順應時代的發展發生變化，電子檔案管理水平在時代背景下得到提升，同時在促進事業單位發展及提升事業單位整體管理水平中具有重要意義。因此事業單位檔案管理開展的過程中應注重提升相關人員的電子管理專業化水平，更新管理理念，與時俱進，緊跟時代發展步伐，不斷優化管理，以促進我國電子檔案管理水平更上一個臺階。

1重視人事檔案管理的作用

人事檔案為什么會這么重要？這與人事檔案中的干部檔案有著緊密的聯系，2018年12月17日中組部在北京召開的全國干部人事檔案工作會議傳遞出的信息中，我們就會明白人事檔案是極其重要的，管理干部人事檔案是為了保證用人清清爽爽，扎實推進制度化、信息化建設，取得正本清源、教育干部、深入人心的效果，為培養選拔全心全意為人民服務的干部提供有效的服務。所以，建立有效、準確、便捷的干部人事檔案是十分必要的。我們在工作中也要關心關愛干部人事檔案工作者，激勵和引導他們政治堅定、堅持原則、忠于職守、甘于奉獻、嚴于律己，以便于為新時代干部人事檔案工作做出更大的貢獻。

2大數據背景下機關事業單位檔案管理效率提升策略

2.1做好人才培養

專業的人干專業的事是社會的普遍共識，檔案工作離不開專業的檔案工作人員。要做好檔案管理服務工作，其一，機關事業單位需要招聘專業的檔案管理工作人員;其二，加大對現有工作人員的培訓力度，要系統化、專業化和精準化培訓，達到基礎理論知識和專業服務技能逐步提高，鼓勵專業技術人員走出去參觀交流或參加學術會議，開闊眼界，增長知識和技能;其三，創建研究型學術團隊，邀請專家進行科研意識和科研能力培訓，為職業能力提升和職稱晉升打好基礎。

2.2建立完善大數據檔案管理系統

機關事業單位檔案管理中大數據技術的應用，應找準著手點，從建立完善數據檔案管理系統入手，有序推動檔案管理方式的變革。機關事業單位的檔案管理系統設計必須立足自身實際，設計符合本單位管理需要的數據信息系統，并充分考慮系統內檔案一體化的需要，打破信息壁壘，促進檔案資源的信息共享。一方面要形成真正完整的技術應用模式，對于機關事業單位部門之間或區域之間的檔案信息實行統一標準化管理，建立共享制度，開放共享端口，避免信息交互緩慢造成信息孤島，影響檔案的利用開發效率。另一方面要做好對于檔案信息大數據平臺運行效果的測評，對于建設和使用過程中存在的問題，要及時反饋和分析，把握出現問題的成因，促進大數據檔案管理系統不斷優化。

2.3優化檔案管理體系

首先，事業單位在進行檔案資料的收集、整理及提取環節時，應將事業單位的實際情況作為基礎，采取綜合管理的形式，進行科學管理。在大數據時代的發展背景下，全面落實相關的評價機制，督促相關人員轉變傳統檔案管理方式，接受新的管理理念及手段，真正與時俱進，與各項任務的具體實施相結合，對各項管理制度進行不斷完善，督促有關人員充分調動工作的積極性。其次，實施電子一體化的管理模式。兩種檔案管理方式各有利弊：傳統管理方式難以保存海量數據，但也具有固定的管理優勢，因此不容忽視;雖然電子數據管理在安全保護方面存在一些不足，但它可以實現海量的數據保存、數據添加、刪除及快速查詢，并具有很高的效率。因此，在大型數據網絡查詢系統和互聯網查詢系統中，機密信息及重要信息不可錄入互聯網查詢系統中，通過裁判員的分流使信息安全防護水平得到提升。同時事業單位管理者還要根據不同部門的員工人數以及部門屬性安排工作任務，并制定出與之相關的工作目標和注意事項，建立合理的獎懲制度，對檔案管理部門每一位工作人員的工作細節進行嚴格規范和監督，切實加強檔案管理工作的細化目標和要求，如針對人事檔案資料的管理，就需要搜集員工的工作簡歷、個人基本信息等，如財務檔案資料管理則需要關注企事業單位的財務報表、經營狀況等等。此外，還需要對檔案管理的每一個環節進行嚴格要求和監督，包括檔案資料的搜集、檔案的補充、檔案的整理、檔案的鑒別、檔案的移交以及檔案的借閱等具體環節都需要做好詳細記錄，以便日后進行查詢。

結語

在每個事業單位中，檔案管理工作都非常重要。只有運用科學的方法進行正確的檔案管理，才能使這個公司機關進一步得到發展。所以在這個社會飛速發展的時代，每個事業公司或機會要想站穩腳跟，就必須不斷地通過實踐來完善公司機關的檔案管理制度，不斷進行創新，順應時代的潮流，充分利用互聯網的優勢，嚴格要求檔案管理的相關工作人員，提升他們的整體綜合素質，只有這樣，檔案管理事業才能順利地開展，文書檔案才能得到真正的利用，整個公司機關的業績才能穩步提升。

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