人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究

崔娜

摘 要：人力資源直接關系著單位的運行與發(fā)展，同時對培養(yǎng)和發(fā)展人才有著決定性作用，干部的檔案管理是人力資源管理的重要部分。在干部人事檔案管理工作中，有許多問題亟待解決，只有合理解決這些問題，才能使檔案管理工作效率得到有效提升。

關鍵詞：干部人事;檔案管理;人力資源;工作優(yōu)化

引言：干部人事檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，上級有關部門對干部人事檔案管理提出了更高要求，干部人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，越來越得到檔案管理部門的重視。在新時代，有關部門應明確干部人事檔案管理工作的特殊性和重要性，更好地推進干部人事檔案管理工作。

1 人事檔案在人力資源管理中的重要意義

人事檔案資料具有完整性、真實性、可靠性、機密性等特性，是檔案管理工作的核心，只有具有這些特性的檔案資料才能為單位或部門提供科學可靠的決策依據(jù)。偽造、涂改檔案資料的現(xiàn)象近年來屢屢被曝光，在社會上造成惡劣的影響，這些現(xiàn)象反映了當前檔案管理工作中存在一定的安全漏洞。實施檔案數(shù)字信息化管理，設置查閱檔案的審批權限范圍，系統(tǒng)日志查詢自動記錄每一次查閱檔案資料操作過程，個人檔案信息內(nèi)容的更改和操作的具體日期在系統(tǒng)日志上留有詳細記錄，從源頭上杜絕了檔案資料在整理、歸檔、收集、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)人為的偽造、涂改檔案現(xiàn)象，確保了人事檔案資料的安全。一方面，人事檔案是對個人身份、學歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關系等情形的原始記錄，它是在人力資源管理工作中產(chǎn)生的和經(jīng)人力資源管理相應部門認可的材料，是對一個人人生經(jīng)歷動態(tài)的、全面的、綜合的和客觀的記錄。因此，在人力資源管理部門選拔任用人才時，通過它能對相應人員有一個綜合、全面和客觀的認識和了解，有利于人力資源管理部門合理選人、用人，構建用人單位良好的人才體系，為人力資源管理提供重要依據(jù)。另一方面，也為人力資源管理部門在用人的過程中提供監(jiān)督作用，及時對人力資源管理部門和其使用和服務對象做出警告和風險提示，為人力資源管理部門規(guī)避不必要的法律糾紛和風險，為選人和用人單位提供重要的資政和憑證作用。

2 人力資源視域下干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1 人事檔案利用率不高

干部人事檔案材料普遍“厚古薄今”，所存的舊材料較多，新材料的補充速度較慢、內(nèi)容較少，反映干部個人信息、家庭管理的內(nèi)容偏多，針對近期業(yè)績、個人特長等的內(nèi)容較少，難以客觀全面地反映干部的現(xiàn)實面貌。另外，干部人事檔案整體的利用效率偏低，除了公務員、事業(yè)單位考試政審、職稱評審、辦理退休、撰寫悼詞等需要查閱檔案相關資料，平時很少用到檔案，即便是干部調(diào)動和提拔有的單位也跳過查閱干部檔案這一流程直接調(diào)檔和提拔，干部人事檔案未得到充分利用。

2.2 人員素質(zhì)參差不齊

目前很多企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業(yè)沒有考量其勝任能力，也未進行專業(yè)培訓和指導，使他們對其工作職責認知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業(yè)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中， 也無閑暇學習專業(yè)的檔案管理知識。他們只應付基本的檔案工作，如及時轉(zhuǎn)遞、歸檔材料等，根本談不上對專業(yè)性內(nèi)容，如信息審核認定、真假辨別等的學習和整理，更不可能利用和開發(fā)信息化技術進行人事檔案管理。

2.3 管理方法不夠科學

管理檔案非常復雜，同時又很瑣碎，這就需要利用較高水平的現(xiàn)代化科技手段來操作和管理，否則管理效率會大打折扣，時間不允許。干部人事檔案管理極為復雜，這是由其工作性質(zhì)本身所決定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科學，就會導致問題產(chǎn)生，比如檔案內(nèi)容不完整，或已經(jīng)保存的檔案不清晰等問題。除此之外，對于檔案材料，只是審查了其中一部分，而忽視了對其他部分的審查，就會應影響其真實性，同時，導致人事部門無法全面認識參與選拔干部的人員，影響后期工作的效率。

2.4 管理信息化程度較低

時代的進步和信息科技的發(fā)展，提高了人事檔案管理工作信息化建設的要求。但目前企業(yè)管理者還未完全樹立信息化理念，很多員工也不愿學習信息技術，特別是一些人事檔案管理工作者，讓其改變已習慣的工作模式，對惰性較大、思想落后的人來說難度較大。這使得大部分企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度較低，人事檔案管理中依舊沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工化的方式進行收集歸檔、目錄編寫、檔案匯總、管理存放，沒有建立電子檔案，更沒有配備信息化管理軟件。人事檔案管理工作效率低下，不能適應企業(yè)管理信息化的要求。

3 人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 提高干部人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內(nèi)涵，在原有檔案內(nèi)容上增加一些真實信息， 例如是否有房、收入概況、近期業(yè)績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機制，在干部人事任免、職務晉升、職稱晉級等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力。再次，要創(chuàng)新檔案管理工作方法，構建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強檔案管理隊伍建設，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強培訓，使管理人員的素質(zhì)得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務體系，擴大檔案管理的應用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

3.2 提升人員的素質(zhì)

干部人事檔案管理工作看起來簡單，但實際上是一項專業(yè)性極強的工作，檔案管理人員除了通過專業(yè)培訓還要在收集、整理、保管和利用干部人事檔案的實踐中不斷總結才能有效提升專業(yè)素質(zhì)。然而干部人事檔案管理人員大都非專業(yè)出身，不具備管理干部人事檔案的專業(yè)性知識;檔案管理人員變動頻繁，傳、幫、帶工作不到位;人事檔案業(yè)務主管部門較少組織系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識培訓等原因直接導致檔案管理人員專業(yè)化水平不高，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉，難以適應干部人事檔案管理工作，嚴重影響了干部人事檔案管理水平。

3.3 構建完善的科學機制

科學的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。在具體工作中應要求管理人員對檔案材料進行認真審核，及時調(diào)整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應該建立并完善相關規(guī)章制度以提高管理的科學性。對檔案的歸類和查詢，應不斷予以完善。管理人員還需要根據(jù)規(guī)章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經(jīng)過相關領導審批通過后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉(zhuǎn)出，禁止本人轉(zhuǎn)出自己的檔案，禁止沒有調(diào)令就轉(zhuǎn)出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化。

4 結束語

綜上所述，隨著我國干部人事制度改革的不斷深入和人才流動的日益頻繁，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)。由于干部人事檔案內(nèi)容繁多，整理工作非常繁瑣和復雜，因此，應該對工作人員展開科學的培訓，提高他們的綜合素質(zhì)和工作水平，推進管理檔案工作的效率和處理水平，進一步促進干部人事檔案工作的發(fā)展。

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