企業檔案數字化管理的現狀與對策

張明遠

摘 要：隨著我國改革創新的逐步推進，檔案管理工作是企業管理各項基礎工作的重要組成部分并探索，發展策略，旨在提升企業檔案管理工作水平，助推企業持續發展。并提高了企在當前相關工作中的相關標準。隨后是對相關檔案和相關材料的改進，從新時代企業檔案管理的必要性入手，然后分析了新時代企業檔案管理中存在的問題，最后總結了新時代企業檔案管理中的新思路。

關鍵詞：數字化管理;存在的問題;概念

新時代社會經濟的高速發展，企業經營規模不斷擴大，勢必會產生大量的信息資料，檔案數量日益增多檔案管理工作內容不斷細化，對具體工作開展效率也提出了更高要求，傳統紙質管理模式已經完全無法適應企業經營管理工作開展的要求。企業檔案工作是優化企業發展、助力城投業務水平提升的基礎，是企業持續穩定、健康發展的重要保障，是企業珍貴的“寶藏”采用合理的方式高效解決這些問題，不斷推動檔案管理工作水平全面提升。

1 企業檔案數字化管理的重要性

1.1 提高工作效率

在紙質檔案的實際管理中，化工企業大都采取人工方式完成信息的整理和編排。數字化時代，信息技術成為檔案管理的主要工作手段。立足信息技術，收集、整理、編排信息不僅可以提升工作效率，也能降低失誤率，進而從整體上提升化工企業的檔案管理水平，推動化工企業的良性發展[1]。

1.2 豐富多彩的檔案信息管理職責

信息管理的互聯網時代，數據信息的巨大改進已經向企業的檔案管理部門展示了各種資源。在這種情況下，企業的數據和信息檔案管理組織和部門要承擔工作職責。發生了某些變化，這改善了他工作職責的原始限制。就企業信息管理部門而言，其檔案和數據資源不僅包括圖書館的資源，而且還與其他部門共享資源，從而擺脫了企業自身檔案和數據資源的局限性，并呈現出豐富的信息資源。供信息內容用戶使用的信息。多彩合理的檔案資源，確保信息內容的合理化。大量的檔案信息資源可以作為企業信息管理工作中數據信息內容的支撐點，保證其管理方法和內容的多樣性，滿足信息內容數據信息用戶的具體要求。除了豐富多樣的檔案信息管理內容外，檔案信息管理方法在很多方面都是完善的[2]。

2 企業檔案管理工作現狀及問題

2.1 檔案管理人員專業素養不高

檔案管理人員是檔案管理的主要執行者。據相關調研了解到，絕大多數企業檔案管理人員沒有接受過專業的培訓，檔案管理缺少專業科班出身的人員，現有兼職人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業務并不擅長。盛投檔案專職管理員較少，檔案管理人員大多為其他部門兼職人員，并不是檔案專業出身。大多兼職人員保管第一手資料后，分年度移交至專職檔案管理人員，在缺乏專業知識的情況下，檔案交接工作就易出現疏漏。

2.2 數字化技術應用的安全措施不到位

數字化技術的應用通常是與網絡信息技術相關聯的，信息處理和傳遞，需要經過必要的網絡傳輸過程。由于檔案管理安全性的基本要求，數字化技術的應用必須要做好完善的安全應對措施，強化對工作人員安全意識培養，嚴格依照規章制度要求開展相關工作。但是在實際落實過程中， 加密和信息安全防護技術應用不到位，安全管理制度落實不足，造成不同程度的泄密現象。這不僅可能給企業生產經營安全造成負面影響，甚至還會影響到企業內部管理的公平性，給企業經濟效益帶來負面影響[3]。

2.3 缺乏技術管理方法

當前，我國信息技術的飛速發展也是信息管理社會的發展。使用了許多商品，包括計算機和掃描儀，這些商品加速了我國相關領域的發展趨勢。在檔案管理方式方面，企業無法與現實接軌，無法順應趨勢和發展趨勢的要求，不能保證管理方法的準確性，不能保證資料的一致性。另外， 許多企業繼續使用傳統的管理方法，無法加強對優秀技術的使用，難以實現預期目標，并危及企業的發展。

3 企業檔案數字化管理的新思路

3.1 .改進檔案管理方面的培訓工作

合理的檔案管理可以提高企業內部監督的質量，進一步滿足社會經濟發展的要求，并為企業的發展趨勢提供了動力。由于這項工作具有很強的敬業精神，因此實施專業合理的管理方法和對策，制定規范的企業檔案管理工作非常重要。注意塑造技術專業水平和檔案工作人員的素養以完成檔案工作。倉儲經濟效率的提高突出了其經濟價值。因此，為了完成對企業檔案管理概念的改進，有必要重視對檔案管理人員的學習和培訓，并繼續強化員工的管理方法概念。

3.2 強化數字化技術軟硬件設備建設

基礎性的設備是數字化技術應用的基本條件，是推動檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實際應用過程中，必須要加大這方面的投入和建設力度。對于企業管理層面而言，首先，應當分析企業目前檔案管理信息化建設的實際需求，結合企業發展戰略，明確設備投入的基本要求和擴展空間。其次，要根據方案設計選擇合理的建設模式，確保設備運行體系的質量控制，同時為后續管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設施層面，需要做好數據庫建設，確保數據庫運行速度和空間等都能夠滿足實際運行需要。而在軟件設施層面，則應當在滿足現有運行體系基礎上，為后期應用技術提升和大數據應用留出足夠的操作空間。

3.3 引進先進的信息安全管理技術

雖然電子化檔案管理是時代發展的趨勢，但每一個環節都有可能遭到外部的破壞，進而導致信息被刪除和修改。基于此種情況，必須積極引進先進的信息安全管理技術，做好檔案的安全管理。比如權限管理技術， 可以阻擋非法人員的入侵;防火墻技術，可以將企業的內部信息和外部隔絕，確保企業檔案信息的穩定性、安全性;數據備份技術，如果企業管理系統遭受外部的侵擾，利用此技術可以實現數據的恢復[4]。

3.4 重在改善檔案管理環境及方法

一是保證檔案管理環境規范化。城企業除了建立專屬檔案室外，還應合理配套專業設備，保證檔案存儲相應的溫濕度，不斷優化檔案管理環境。結合自身實際需求進行檔案室功能區劃分，優化結構布局，最大程度提升檔案室的實用性、便捷性與安全性。

二是促進檔案管理方法現代化。科學利用現代化手段是新時代檔案管理發展的一大趨勢。城投企業應積極探索運用電子臺賬、辦公自動化APP、在線系統等信息化手段，不斷提高檔案管理的專業化、自動化和智能化管理水平，提高檔案管理工作效率，助力企業打造數字化檔案室，以期為企業創造實際效益。

4 結束語

將數字化技術與傳統檔案管理模式有機結合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此企業經營發展過程中，必須強化對數字化技術應用的重視程度，更加深入地應用于企業檔案管理工作中，在不斷提升技術應用水平的基礎上，為企業檔案管理工作開展起到積極的推動作用，為企業經濟效益的提高起到更加積極的促進作用。順應發展趨勢，探索企業的檔案管理，創新企業的檔案管理工作，加強對優秀信息技術的利用，完成檔案管理的高效率和高水平。企業應根據實際情況，分析發展趨勢，完善相關規章制度，做好部門人員合作，注重檔案保管，引進優秀技術。提高檔案信息和信息內容的利用率，促進企業的發展。

參考文獻：

[1] 盧芳. 新形勢下企業檔案管理工作新思路探究[J]. 辦公室業務，2019， 15（17）：105+107.

[2] 楊世忠，姜紅霞.新形勢下企業檔案管理工作的新思路探究[J].中外企業家，2020，10（11）：118-119.

[3] 白茹.國有企業檔案管理的現狀和對策[J].現代經濟信息，2019，（18）：98.