大數據背景下國有企業經營如何做好檔案管理

張曉玲

摘 要：大數據時代是社會科技信息發展的產物，數據信息呈爆炸狀增長，在這樣的大背景下加強檔案管理刻不容緩。因此，相關部門和工作人員應該重視檔案的重要性，開拓思維、改革創新檔案管理的相關制度和體系，從內而外改善傳統檔案管理存在的弊端，為其長遠發展打下堅實的基礎。

關鍵詞：大數據時代;事業單位;檔案管理;創新路徑

1 大數據的特征

關于“大數據”，麥肯錫全球研究所在報告《大數據：創新、競爭和生產力的下一個前沿》中定義：大數據是指大小超出了傳統數據庫軟件工具的抓取、存儲、管理和分析能力的數據群。大數據具有體量龐大、種類繁雜、數據交換速率快等特征。據統計，全球企業2010年在硬盤上存儲了超過7EB的新數據，消費者在PC和筆記本電腦等設備上存儲了超過6EB新數據，而1EB數據就相當于美國國會圖書館中存儲數據的4000多倍。大數據的種類也是多種多樣，涉及聲音、視頻、圖像、文本等。而數據轉換率快能夠有效滿足實時需求及決策，比如想知道關于某產品的性能及評價，通過大數據平臺便可迅速查詢到該產品的相關信息，達到實時的數據傳遞[1]。

2 大數據背景下對檔案管理工作的影響

2.1 檔案管理形式發生轉變

隨著計算機技術的快速發展與普及，已經逐漸被廣泛應用于各個領域當中，為人們帶來了極大的便捷，同時也改變了人們的生活與工作方式， 傳統文件檔案材料記錄與管理方式也發生了巨大的變化，人們可以通過計算機獲取到圖片、文字等相關信息，不再局限于文字等單一信息載體形式，傳統紙質檔案也逐漸轉變為電子檔案文件，文件的載體形式與呈現方式發生顛覆性改變。網絡技術越來越普及，覆蓋范圍也在不斷擴大，電子文件的載體形式也不再局限于計算機，可以在平板、手機等終端對文件進行審核、傳輸、處理，在網絡環境下幾乎可以完成所有的工作內容。尤其是近年來，大數據、云計算和無線網絡的廣泛普及，各項先進技術不斷創新發展，政府部門也逐漸構建網絡政務服務，大量的檔案數據都上傳到云端系統當中進行保存，同時也能夠實時獲取信息數據，從而實現數據信息的實時共享。活動及數據記錄形式豐富多樣化，和傳統檔案文件管理方式相比，有了質的變化，計算機信息技術的快速發展與更新，極大地改變了傳統檔案記錄與管理形式，也為進一步提升檔案管理工作效率與質量創造了有利契機。

2.2 檔案管理的安全性有待提高

隨著科技的發展，信息化、數字化和互聯網成了人們日常工作生活中頻繁接觸的詞匯，不得不承認科技對社會的改變是巨大的，檔案作為緊跟社會、記錄時事的工具自然也離不開現代科技的助力。電子文檔逐漸取代紙質文檔，網絡平臺服務逐漸取代現場咨詢服務，這些變化在方便人們的同時也帶來了信息安全隱患。一些內部共享的檔案信息可能會被不法分子所竊取，近年來通過“偽基站”進行詐騙以及信息騙取的案例不勝枚舉。檔案管理的信息安全隱患還體現在電子文檔比紙質文檔更加容易修改，也就是說檔案可能在共享甚至保存的過程中被篡改或者被復制，這其中存在很大的隱患，因此在大數據時代檔案信息安全依舊是檔案管理需要關注的重點。

2.3 人才緊缺問題

隨著大數據技術在企業檔案管理中的應用和發展，對大數據人才的需求將越來越多。目前，大數據分析在國內尚屬一個新興專業，雖然我國一部分高校開設了大數據專業，但相關人才的數量無法滿足市場的需求。一方面企業需求巨大，另一方面人才缺口巨大。精通數據挖掘、數據分析和數據庫建設的大數據人才缺口難以在短時間內填補。

2.4 檔案管理方式較為落后

在大數據環境下，事業單位想要做好檔案管理工作，就應對大數據和云計算技術進行有效應用，以此提高檔案管理所取得的成效。事業單位在檔案管理過程中，對于信息技術的運用相對較少，即使運用，也僅是在查找與搜索電子檔案信息上，就算在很大程度上能夠讓資料調節工作更為方便和高效，但資源總體管理效率與利用程度都還是相對較低。現階段，大部分事業單位建立了健全的管理模式，但個別檔案管理工作者在具體工作當中，還是運用以往的檢索方式來完成資料的收集，極少借助大數據和云計算來完成信息的查找和篩選，總體來說，對新技術的運用相對較少，進而影響到檔案管理工作的質量與效率。

3 大數據時代背景下完善國有企業檔案管理的策略

3.1 樹立大數據意識

雖然大數據的應用給現代社會生活帶來了巨大的變化，相關技術的應用也越來越普遍，但一些企業仍然沒有認識到大數據應用的價值，應用意識淡薄，必然導致檔案管理模式不能及時更新。在大數據時代，海量數據也將在未來邊緣化檔案管理在協助企業決策方面的作用。因此， 企業檔案管理者應樹立“大數據”和“大檔案”意識，以適應未來檔案工作的新要求[2]。

3.2 創建健全的檔案管理制度

現階段對于事業單位檔案管理工作已有系統的法律法規，在大數據環境的影響下，事業單位開始轉變以往的檔案管理方式，在檔案管理工作當中主動借助信息技術，能夠在很大程度上提升檔案工作的管理效率。但是在不斷變化當中，陸續出現一些問題，應依據具體情況來逐漸優化和調節已有的檔案管理制度，同時嚴格依據法律法規強化執行力度，杜絕出現違規操作，使得檔案管理工作有序且安全進行[3]。

3.3 加強檔案管理隊伍建設

檔案管理建設與發展過程中，人才是促進其發展的重要內在動力，切實做好檔案管理工作，首先，要加大思想建設，不斷提升思想素養以及專業能力。應當從長期發展以及現代化建設2個方面入手，通過招考、選拔等方式引進專業型人才，尤其是具備計算機能力，且又懂得檔案管理工作的專業化人才，從而有效改善當前檔案管理隊伍人才不足、結構不合理等相關問題。還應當針對當前檔案管理工作人員的實際情況，定期開展業務技能知識培訓，通過相關活動進行技能的訓練。不斷提升當前檔案管理工作人員的業務水平以及計算機實踐操作能力，能夠充分利用檔案管理系統開展相關工作，逐步提升電子檔案管理水平與綜合能力。通過人才引進，能夠為檔案管理部門輸入新鮮的血液，提升工作人員綜合素養與團隊能力， 全面推進檔案管理隊伍的建設與發展，逐步建立起一支業務能力強、具有凝聚力的專業型隊伍，為檔案事業的健康可持續發展提供人才支持[4]。

3.4 整體優化檔案管理體系

檔案管理是綜合管理工作的一部分，也就是說在制定詳細的管理方案時要明確檔案管理在其中的定位及作用，并以此為基礎建立檔案管理體系。首先要明確檔案管理在歷年中對企業運行的最基本服務，還要羅列出與檔案管理合作密切的其他部門，以此為大框架構建檔案管理工作的大概內容。此外，時刻關注市場對檔案管理的需求，在原來的基礎上不斷改善創新，從而建立完整的檔案管理體系。

4 結束語

綜上所述，檔案管理規范化、數字化是保障企業正常高效運轉的前提條件，檔案部門需要根據企業實際情況依托大數據進行創新，轉變觀念， 促進檔案管理的長遠發展，適應和滿足時代發展的需要。

參考文獻：

[1] 鄧東.大數據時代檔案管理發展的機遇和挑戰[J].機電兵船檔案，2021，（04）：40-42.

[2] 李篤.試論基于大數據時代的檔案信息化建設方略[J].電腦知識與技術， 2021，（21）：203-204+249.

[3] 徐椏.大數據時代下檔案管理工作的創新研究[J].科技經濟導刊，2021，（16）：189-190.

[4] 王景玲.大數據背景下檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2020，（22）：139-140.