企業檔案工作轉型升級的研究

李媛

摘 要：企業檔案管理是服務員工和社會、承擔歷史傳承任務的一項重要工作，分析了企業在檔案數字化轉型過程中所面臨的實際問題，并提出了明確檔案管理發展方向、完善基礎管理設施、健全數字化制度等措施建議，以期為真正地實現企業檔案工作數字化轉型提供參考。

關鍵詞：檔案管理;數字化轉型;管理制度;管理方向

引言

企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分，與企業的生產、經營活動密切相關。企業通過檔案管理工作將各職能活動中產生的大量文件進行系統地整理和歸檔，并通過提供利用為企業生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。因此，企業必須加快推動檔案工作由傳統模式向數字化方向轉型升級，促進企業經濟價值和社會價值的提升，保持良好的競爭優勢，以實現更大的經濟效益，為數字化企業的生產經營活動提供良好的支撐和保障，促進企業經營活動的可持續發展。

1 檔案數字化的特征及其必要性

信息技術的高速發展，為現代企業帶來新的工作模式，加快了企業工作方式及內容等方面的創新步伐，檔案管理逐漸成為企業推行全面數字化經營的關鍵領域，要求企業加速檔案管理工作模式的轉型升級，充分利用數字化經營模式和工作理念，提升企業檔案工作質量和水平。企業檔案信息數字化管理具有明顯的進步性特征，是企業進行社會化經營的必要手段，在現代企業管理檔案管理工作中，相較傳統檔案管理模式具備極大的應用優勢，有效節省了企業檔案管理庫存空間，提高檔案信息管理與查詢效率，便于信息的儲存、更新與處理，為企業檔案數據信息共享提供便利條件。此外，企業推動檔案管理工作數字化轉型，進一步增強了企業檔案的動態性和實時性，便于檔案信息加工與整理，提高檔案信息交流與傳輸的安全性和可靠性，在檔案管理工作中應用最為廣泛。企業在開展生產經營活動期間，會出現大量檔案信息，給企業檔案管理人員帶來巨大的工作壓力。為此，企業借助現代化技術手段，打造數字化檔案信息庫，完成檔案數據信息的在線歸檔、更新、調閱與管理，提升企業檔案管理工作效率和質量，減輕檔案管理人員工作負擔，更新檔案儲存和管理模式，提高檔案管理的準度和精度，推動企業向更深層次的數字化方向轉型升級，進而提升企業的綜合競爭實力。

2 企業檔案管理研究現狀

2.1 檔案制度建設

法治化程度不夠黨的十八大以來，習近平總書記圍繞依法治國作了一系列重要論述，其中強調任何工作都應遵循依法治國這一方略，企業檔案工作也不例外，應依法治檔，促進企業檔案工作的發展。目前，很多企業的檔案制度沒有成體系，雖然部分企業已經制定了相關的檔案管理制度， 但是還遠遠不能覆蓋企業檔案的“收、管、存、用”四大環節。如果不能對企業檔案工作實行全過程的管控，就會在一定程度上影響企業檔案管理的質量和效率。與此同時，新技術的快速發展和企業信息化建設的深入推進，促使檔案管理的內涵、流程和方法等也發生了一定的變化，傳統的檔案管理制度已不適應企業檔案工作轉型發展的需要，企業應對現有的檔案管理制度體系進行改革與完善[1]。

2.2 檔案資源收集不夠“全、快、廣”

針對企業改革中的檔案工作，國家檔案局很早就提出所有的檔案資源應收盡收、應歸盡歸的要求。企業的檔案資源是做好企業檔案工作的基本前提，也是逐步提升檔案質量的關鍵因素。目前，很多企業在發展過程中忽視了電子文件的諸多信息的收集和存儲，例如：流程、結構、數據等重要信息，偏向于收集紙質文件、僅靠OA系統做出的相關電子文件等，往往導致很多不同類型的檔案資源被遺漏，沒有能夠完整收集。同時，企業不能及時對改革過程中和新業態發展中產生的重要文件材料信息進行研究，也不能對信息系統和網絡環境中存儲的有效信息進行收集，企業收集范圍缺乏廣度，亟需研究怎樣全面、廣泛且快速地收集有價值的檔案信息資源。

2.3 檔案資源無法保證長期保存

在當前的大數據時代，企業數據更新頻率高，同時數據量也在不斷增長。很多企業因為業務信息發展快，產生的數據量大，導致數據長期保存存在問題，使企業信息建設的可持續發展存在困難。一些企業檔案利用手段落后，基本以紙質案卷為主，在企業中紙質檔案的異地備份始終是一個難題。同時，帶有數字信息的電子檔案管理的難題更多，如大量數據的存儲使得存儲系統必須滿足分布式和擴展性要求;新型檔案載體格式需要解決企業的流媒體檔案和企業的三維電子文件等長期保存問題;還有海量檔案數據的高速存儲能力、企業檔案數據高質量存儲的能力、企業數據再利用時的恢復能力等等，但是目前很多企業檔案資源的長期保存的安全化程度遠遠達不到標準要求[2]。

3 企業檔案工作轉型升級的措施

3.1 明確檔案管理數字化定位

企業檔案管理工作由傳統管理模式向數字化管理模式轉變，是靈活應用現代科學技術手段的集中體現，更是企業由傳統管理方式向現代化管理進行變革的縮影。企業要立足實踐，堅持從實際出發，在數字化浪潮中， 時刻保持清醒的認知，逐步明確檔案管理數字化定位，實現對企業管理模式轉型方向的精準定位。企業不僅要關注數字技術對企業檔案工作數字化轉型的促進和推動作用，還要靈活應用現代化技術，對企業檔案管理模式和業務組織形式進行優化與重構，在提升檔案管理效率和質量的基礎上， 推動檔案管理工作轉型升級，從而為企業創造更高的生產價值。企業要深入挖掘數字化技術的應用資源，為企業未來發展制定明確的數字化發展戰略規劃，推動企業檔案管理向系統化、規范化、制度化方向發展，進而打造具有現代意識的企業管理體系，實現檔案資源、業務流程、管控模式、產品服務等工作內容及工作模式的高度統一。

3.2 緊抓檔案信息化建設

實現檔案智慧化管理在企業檔案工作中，最終的目的是實現檔案智慧化管理。基于此，企業需要考慮兩個重點問題：第一，要不斷地挖掘企業檔案工作是如何與標準規范、法規政策等方面進行對接的;第二，如何統籌將企業檔案管理工作的全過程融入企業管理、服務、數字化設計等因素。伴隨著智慧企業建設的深入推進，企業要借助新技術加快推進企業檔案工作的轉型升級，通過創新檔案管理手段、內容和方法，實現檔案管理從手工操向信息化智能化操作轉化，從保管紙質檔案向保管電子檔案轉變，從檔案資源分散利用向聯網在線共享轉變，分層地實現檔案智慧化管理。打破傳統思維，貫徹前端控制思想。

3.3 打破“重管輕用”模式，重視檔案開發利用

傳統的檔案管理主要保管以紙張為主要載體的信息，它的利用模式必然圍繞紙質檔案和實體檔案開展，從而形成了“重管輕用”的模式，往往把利用者放在次要位置，而檔案管理的最終目的是為了發揮檔案的作用， 檔案的作用是在對其利用的工作中得以實現的。在企業數字化轉型發展的今天，檔案利用愈發普遍。

因此檔案管理轉型發展必須重視檔案的開發利用，檔案管理人員應與檔案利用者以及經常利用檔案的部門加強聯系，檔案管理部門定期組織檔案利用者對不同載體的檔案利用成果及其利用方式等檔案服務進行交流， 關注檔案利用者的使用需求，重視對檔案利用信息的反饋，根據利用者的反饋信息更好地對企業檔案信息進行開發，滿足數字化企業生產、經營活動的檔案服務需求[3]。

3.4 改變固有檔案服務方式

采用多種方式提供檔案利用存貯在企業檔案中的信息，內容廣泛、門類眾多，僅僅等企業人員主動到檔案部門查檔案，會極大地限制企業檔案價值的發揮。企業檔案工作者應當改變過去“看攤守業”“你查我看” 的服務方式，對庫存檔案信息資源進行系統的深加工，采用信息化管理手段，將這些加工好的檔案信息材料及時、準確地通過線上推送到企業檔案需求者手中。對于線上利用，主要是針對可以開放的非密級性電子檔案或

3.5 人才保證：培養適應大數據信息化的檔案管理人才

相對于傳統紙質化為主的檔案管理，在大數據時代信息化的企業檔案工作需要一批具有現代化電子信息采集、管理、加工技能的復合型檔案人才。對于大數據時代的檔案管理人才，他們的主要職能不是信息的采集或將紙質檔案信息化，而是需要具備敏銳的信息意識，能夠挖掘檔案信息中的價值，不斷開發個性化的檔案服務。要想培養適應大數據信息化的檔案管理人才，建議從兩個方面著手：一是改革我國高校檔案人才培養模式， 增加互聯網、大數據、新媒體等一系列前沿的新課程，著重培養學生對電子檔案資源的整理加工、價值挖掘、智能檢索和查詢、預測決策等能力， 還要考慮未來發展趨勢，培養一批懂得社會媒體處理、檔案智能化開發與服務的人才。考慮到企業檔案管理轉型升級的艱巨任務，要注重培養學生的實踐技能，而不是單一的理論灌輸。二是加強企業檔案工作者的技能培訓。目前，在企業工作的檔案工作人員都是按照傳統要求培養的，他們適應的也是傳統的檔案管理模式。針對這一龐大的群體，建議企業聯合相關組織開展培訓，并在檔案信息化建設中邊培訓邊實踐，將檔案大數據技術融于知識服務中，讓數字檔案館真正成為服務公眾的檔案館。

3.6 重視數字化管理意識與技術培訓

在數字化時代背景下，要求檔案管理相關人員對現代科學技術有較強的應用意識和能力。因此，在開展檔案管理工作過程中，要引導相關部門工作人員樹立檔案信息管理資源數字化轉型意識，轉變檔案管理觀念， 逐步深化檔案信息數字化管理技術的應用觀念，開創新型企業檔案管理模式，加大資金、技術、人才的投入，不斷優化檔案數字化管理資源配置結構，通過創建在線管理檔案的方式，對企業檔案數據信息進行錄入操作， 便于后續的檔案在線查詢、歸檔、更新操作。企業在推行檔案數字化管理模式時，不僅要注重管理模式的創新，還要對檔案信息進行實時更新與檢驗，確保檔案信息管理的時效性與真實性，充分利用在線數字化管理技術，對檔案管理涉及的信息資源進行深入挖掘與開發，打造現代化檔案在線管理體系，優化檔案管理資源利用結構，確保企業檔案信息管理工作在標準數字化模式下運行，推動企業服務管理向網絡化方向發展，提升企業檔案管理質量和水平。除此之外，企業要重視對檔案管理工作人員的培養與教育，以現代化科學技術為背景，向檔案管理人員宣傳數字化經濟的發展趨勢，加大對專業對口、技術素質強的管理人才的培養力度，引導檔案管理人員將專業知識與網絡科學技術相結合，全面提高企業檔案管理人員技術應用能力，為推行數字化管理模式提供人才保障。

4 結束語

在企業數字化轉型發展的大環境下，檔案管理工作只有與時俱進， 改變傳統管理模式，樹立全員檔案意識，貫徹前端控制思想，對文件的形成、積累、整理、歸檔實施全過程管理，通過重視檔案信息資源的開發利用，滿足企業檔案利用服務的需求，只有這樣才能適應新時代企業不斷發展的需求。在挑戰與機遇并存的環境下，企業檔案工作要善于抓住每一個機遇，深入合理應用新技術，實現企業信息資源的全收集，實現企業檔案管理的法治化和智慧化。

參考文獻：

[1] 檔案工作理論與實務讀本[M].內部資料，2020.

[2] 鄭瀟.中央企業數字檔案館建設與發展[M].中國經濟出版社，2019.

[3]方云虎.企業檔案信息化建設理論與實踐[M].中國文史出版社，2019.