英語商務信函的特點及翻譯策略研究

馮嬌嬌

（廣州華商學院，廣東廣州511300)

中國經濟的飛速發展，使得中國已然成為世界第二大經濟體，跨國公司日益增多，國際商貿事務也在不斷增加，在對外溝通交流的過程中，商務信函是商貿往來的重要載體。對外貿易的快速發展，使得商務信函的使用也越來越廣泛，而商務信函的翻譯則在貿易活動中起著舉足輕重的作用，直接關系到貿易雙方能否順利進行交流并達成共識。因此，該文將研究英語商務信函的翻譯策略，旨在實現中英商務信函的交流功能，促進對外貿易的發展。

1 英語商務信函的特點

商務信函有別于其他文體，在語篇特點、措辭和句式結構上具有獨特的風格。

1.1 語篇特點

禮貌原則是人際交往的重要準則之一,因此,它也適用于商業交際的重要方式——商務信函的書寫，商業信函寫作通常帶有某種目的,人們應該用禮貌原則來考慮讀者的需要以實現其自己的目的[1]。禮貌用語是撰寫商務信函時必須遵循的必要原則之一，商務信函中的禮貌用語不僅可以反映筆者的素質，更重要的是可以從中彰顯公司的企業形象。如果收到對方的詢問、邀約或其他要求，無論是否接受對方提出的條件，都必須以禮貌的語言答復并表示感謝。禮貌用語的使用對促進合作雙方的合作非常有利。

例1：After careful consideration,we regret to say that we cannot but decline the said order.

經過認真考慮，很遺憾，我方不得不謝絕貴方的上述訂單。

例2：Your compliance with our request will be highly appreciated.

如貴方能滿足我方要求，我們將不勝感激。

例1在謝絕對方請求，提供令對方不滿的信息時，用了“regret”一詞來表示自己的客氣和委婉；例2則是在向對方提出自己的請求時用了“highly appreciated”來表示自己的感激之情。兩組句子都在語篇特點上體現了商務信函的禮貌原則。

1.2 詞匯特征

（1）多使用專業術語。

例1：We shall write and ask for their ceiling for the advertising project and then we can budget accordingly.

我們將寫信詢問他們廣告項目的最高費用，然后相應做出預算。

例2：As to the affairs on negotiation of draft,we would like to have them preformed at the Bank of Taiwan,Taipei.

有關匯票之承兌事宜，該公司希望由臺北的臺灣銀行完成。

“ceiling”通常指“天花板”，而在商務信函中則多譯為“上限、最高費用”；“draft”通常取“草稿”之譯，而在此句中，則譯為“匯票”，被賦予了專業詞意。從功能文體學的角度出發，商務英語比一般英語具有更多的內涵和表達方式，而商務術語具有精確性、行業通用性、排他性和專業性，因此，國際商務信函中的一些詞匯，在不同的語境中具有不同的含義[2]。此類詞匯還有很多，如“coverage”（覆蓋）商務信函中用作“險種、險別”，“average”（平均數）常譯作“海損”，“quotation”（引用語）常譯作“報價”。

（2）用詞精準嚴謹。

商務英語信函用詞通常精準而嚴密,而且各類介詞等虛詞頻頻使用,如hereby(特此,由此,茲)、hereof(關于此點,在該文件中)、as(依照……規定)等[3]。如“The terms,conditions and provisions hereof”即指“本文件中的條件和條款”。

英語商務信函在書寫時間時為了確保準確無誤，體現其嚴謹性，通常會常用雙介詞結構來限定準確的時間。如“You are unauthorized to accept any orders or to collect any account on and after September 20.”(自9月20日起，你方已無權接受任何訂單或收據。)用英語雙介詞“on and after”來表示包含當天日期在內的起止時間。

英語商務信函在書寫金額時，為了規避風險，堅持大、小寫并用的原則，即在小寫之后，再在括號內用大寫重復一次。如“You are paid a monthly salary of US $500(SAY FIVE HUNDRED US DOLLARS ONLY).”(每月須付給您方美元500元整。)在大寫文字前加上“SAY”，意為“大寫”；在最后加上“ONLY”，意思為“整”，以確保數字準確無誤。

（3）多使用縮略詞。

英語商務信函還具有簡潔清晰的特點，避免使用過于煩瑣的表達，盡量用簡明易懂的詞語，使溝通更加順暢，因此行文中常使用大量的縮量詞。例如：“D/P”（document against payment，付款交單），“N.W.”（net weight，凈重），“L/C”（letter of credit，信用證），一目了然，更利于雙方合作的順利展開。

例如：Payment shall be made by irrevocable L/C at sight to be opened in our favor.

貨款必須用以我方為受益人而開立的、不可撤銷的即期信用證支付。

1.3 句式特點

（1）多使用復合句。

英語商務信函中常使用復合句，復合句句式結構長，可以用于反映上下文或商務信函之間的關系，讀者可以清楚地了解因果關系，從而避免交易雙方之間產生歧義，維護雙方的利益，促進雙方的合作。

例1：In order to enable us to capture a part of the market for you,we sincerely hope that you will make us a further concession,for example,a discount of 15% instead of 10% as you planned to give us on an order worth approximately US$ 10,000.

為使我方替貴方打開一片市場，真誠希望貴方給予我方更多優惠，譬如按貴方計劃，訂單總值約10 000美元，給予我方15%的折扣，而非10%。

句中使用“in order to,…that…,instead of,as”等連接詞將復合句的邏輯關系表達得非常清楚，一目了然，便于讀者理解。

（2）多用被動語態。

在商務英語信函中，主動語態有時可以直接用來表達雙方的訴求，而在那些致歉或拒絕合作的商務信函中常使用被動語態的句式，將對方放在一個較重要的位置并避免與對方發生沖突，使用被動語態還可以強調雙方在合作中應該承諾和遵守的責任與義務，易于被接受，因此，被動語態有積極作用，而主動語態則沒有[4]。

例1：A.Make the offer as soon as possible.

B.It is hoped that the offer is made as soon as possible.

請盡快報價。

請貴方告知該產品的價格、船期和其他交易條件。

試比較例1中的兩組句子，雖然AB兩組句子所要表達的核心意思相同，但是傳遞出來的語氣卻呈現很大的差異性，A組句子語氣比較強硬，命令的口吻，會給讀者一種頤指氣使的感覺，而B組句子語氣更加委婉禮貌，更能為人所接受，體現了商務信函的禮貌原則。

（3）多使用倒裝句。

使用倒裝句主要是為了強調某些關鍵信息，即句子的重要組成部分，將其放在句子的句首或者其他重要位置，英語商務信函通常使用倒裝句來強調某些重點信息。

例1：Enclosed is our price list that you asked for.

隨函附上你方所要價格單。

例2：Should you require the insurance to be covered as per institute cargo clause we would be glad to comply.

我方非常希望貴方按照協會貨物條款投保。

例1因為要強調附上的內容，所以把“enclosed”置于句首。例2則是將情態動詞should放置句首，為了強調一種將來的不確定性，所以將情態動詞should放到句首。

（4）多用肯定句，少用否定句。

例1：a.We cannot fill your order because you failed to send your check.

b.We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.

一旦我方收到貴方支票，會馬上填寫訂貨單。

試對比以上兩組句子，a組句子會給讀者留下推卸責任的印象，將一切錯誤和問題都推給了對方，b組句子則是主動承擔責任的視角，用積極主動的態度解決問題，理解對方。兩組句子分別用肯定和否定的角度表達同一個意思，但是呈現的效果卻截然不同，讀者也會有完全不同的感受。顯然b組句子的句式結構更符合商務信函禮貌委婉的原則，更有助于合作雙方業務的進一步開展。

2 英語商務信函的翻譯策略

2.1 增譯

增譯是指在翻譯過程中添加一些原文沒有但是譯文需要的詞匯，且句子的含義不會改變，使譯文表達更加通順流暢。英語被動句中的有些句子在翻譯時,需要在譯文的動詞前增加表示泛指性意義的詞做主語,如“人們”“有人”“大家”等[5]。

例1：Your packing must be easy to handle.

貴方（注意）包裝必須易于搬運。

例2：If required,further details will be gladly given to assist you in your sales effort.

如有需要，(我方)將樂于向你方提供進一步詳情，以助你方銷售。

例1主要是為了提醒對方要注意包裝的問題，在翻譯句子時，添加了“注意”一次，以更準確直接地傳達原句的意圖。例2在翻譯時添加了主語“我方”，主語的增添可以使整個句子邏輯關系更加清楚，表明筆者愿意為另一方提供幫助，所要傳達的信息更加精準。

2.2 省譯

省略譯法是指在翻譯時省略原句中的某些詞匯，而不影響原句所要表達的含義，以使譯文表達更加簡明精煉。

例1：Thank you for your letter of May 25,in which you expressed your willingness to enter into business relations with us.

譯：感謝貴方5月25日來函表示愿意同我方建立業務關系。

例2：In order to facilitate handling and help customers save on freight,we will package with cardboard boxes.

為了方便搬運和節省運費，我們會用紙箱包裝。例1句中的連接詞“in which”和動詞“expressed”在翻譯過程中均省略了，英語比較傾向于使用大量的連接詞，但是漢語較少使用，翻譯時可以直接省略；英語習慣使用短句或者短語表達一個動作，翻譯成漢語時可省略其他不必要的成分，保留動作核心即可，省略后的譯文內容與原文一致，且表達更為簡潔流暢。例2中省略了“help customers”，直接譯為“節省運費”，因為該句的主要意圖就是表達“方便搬運和節省運費”，省略“幫助客戶”并不影響原意的表達，更加簡潔連貫。

2.3 轉換譯法

轉換譯法是指在翻譯過程中，在保持原義的前提下，對某些詞匯的詞性進行相應的改變，比如將名詞轉變為動詞或形容詞，將動詞轉變為名詞，或將形容詞轉變為副詞或名詞等。中文的表達方式與英文不同，使用轉換譯法能突破英語句式結構的束縛，讓譯文更具可讀性，更符合目的語讀者的表達方式和閱讀習慣。

例1：Should this trial order prove satisfactory to our customers,we can assure you that repeat orders in increased quantities will be placed.

若我方客戶滿意此次試購的產品，我們保證今后繼續大量訂購。

例2：Please let us know if our terms are acceptable.

請告知是否接受我方條款。

例1句中給名詞“satisfactory”和名詞詞組“repeat orders”翻譯為動詞“滿意”和“繼續訂購”，例2中給形容詞“acceptable”則翻譯為動詞“接受”，詞性的轉換使得譯文的句意更加完整，讀起來更加通順流暢，有助于促進貿易雙方的合作往來。

2.4 多用套語

漢語商務信函有一整套公函禮貌用語，往往使用“貴（處，公司）”“謹”“承蒙”“煩請”“敬請”“乞諒/見諒”等禮貌字眼，還使用“茲”“欣聞”“獲悉”“為盼”等套語[6]。

英語商務信函中通常會使用“We are in receipt of your letter/We acknowledge receipt of your letter”等來表達希望收到對方的來函，常譯為“貴函敬悉”或“貴函收悉”；用“We are pleased to inform you…”或“Notice is hereby given that…”等來通知對方某件事，常譯為“特此奉告”或“特此函告”；用“Your kind reply will greatly oblige us.”或“Looking forward to your positive/affirmative reply”等來表示希望盡快收到對方的回復，常譯為“如蒙答復，當不勝感激”，“敬請回復”或“盼復”。

例1：We are in receipt of your telegram of May 6,from which we understand that you have booked our order for 2 000 dozens of shirts.

5月6日電悉，貴方已接受我方2 000打襯衫的訂貨。

上述例句中將“We are in receipt of your telegram May 6”譯為“5月6日電悉”，符合商務信函用詞禮貌客套、簡潔的特點。

3 結語

商務信函作為國際商貿往來的橋梁，毫無疑問，受到越來越多的關注，而英語商務信函的翻譯質量則在貿易雙方的溝通與合作起著關鍵性的作用，有效的信函溝通有利于雙方建立友好貿易關系。譯者應該熟知商務信函的語言特點，熟練掌握各類翻譯策略，提升自身的專業素養，確保商務信函的翻譯質量，保證貿易雙方合作的順利進行。