事業單位檔案文化建設路徑探究

鄭偉 福建省福鼎市人力資源和社會保障局

檔案文化建設作為事業單位當中的一項基礎性工作，在統籌單位運營大局、促進各項工作高效展開、推進單位文化建設進程等方面發揮著至關重要的作用。尤其在近幾年，隨著信息技術的迅猛發展，事業單位也相繼建立了檔案信息管理平臺，這一平臺的建立不僅提高了檔案資源的利用率，也使事業單位的檔案文化建設工作取得了階段性進展。基于這一思想，文章將緊緊圍繞事業單位檔案文化建設工作存在的問題以及發展的有效路徑展開全面論述。

對于事業單位來說，檔案主要包括文書檔案、會計檔案、人事檔案、科技檔案以及業務檔案等多種類型。作為一種文化形式，檔案資源在事業單位的發展進程當中，為單位的文化建設與精神文明建設提供了重要參考依據。因此，近年來，事業單位進一步提高了對檔案文化建設的重視力度，在使用資金、硬件設施、人員配備等方面均加大了投入力度，檔案文化建設成效也逐步突顯出來。

事業單位檔案文化建設的必要性

檔案資源在事業單位當中始終扮演著重要角色，首先，檔案資源為各項工作的高效展開提供真實確鑿的參考依據。比如事業單位在興建基礎設施時，需要查閱歷年來的基建檔案，并結合檔案資料內容制訂一個精準的投資與建設計劃。其次，檔案資源為領導的精準決策提供了堅實保障，尤其在國家宏觀政策發生變化的情況下，單位領導可以從歷年來的檔案資料當中尋求到解決問題的方法和策略。最后，檔案資料的完好性與完整性直接關系到事業單位的對外形象，如果抓好檔案文化建設工作，那么單位的外在形象也將要保持一個非常良好的狀態。由此可以看出，檔案文化建設工作對事業單位的運營發展具有重要的現實意義[1]。

事業單位檔案文化建設工作存在的問題

（一）專業型人才匱乏

檔案管理工作看似簡單，實際上是一個專業性較強且繁瑣而復雜的工作流程，特別在檔案信息平臺建立以后，不僅對檔案管理人員的檔案管理知識提出了嚴格要求，同時，也需要管理人員具備一定的信息素養，進而確保檔案信息平臺的正常運營。但是，就目前事業單位內部的檔案管理隊伍來說，受到學歷、資歷、年齡、個人素養等諸多因素的影響，部分管理人員只是名義上具有檔案管理職責，實際上卻沒有實質性的工作內容。比如在檔案資料采集、整理、建檔過程中，事業單位常常采取人員借調的方法，將行政部門或者其他部門的管理人員臨時頂替為檔案管理崗，來完成一系列檔案管理工作，導致檔案管理混亂，給各項工作的正常展開造成諸多不利影響。

（二）信息平臺利用率低

信息技術的介入，給檔案文化建設工作提供了強大的技術支撐，在這種情況之下，各單位也相繼建立了檔案信息平臺。但是，在平臺建立之初，多數事業單位常常借助于社會專業機構的力量，由專業機構委派相關的技術人員全權負責平臺建設工作，后續的平臺維護工作也一并由專業機構負責。在檔案信息平臺建立以后，專業技術人員對檔案管理人員進行崗前培訓，但是，培訓效果卻差強人意，一旦檔案信息系統進入到正常運營狀態以后，檔案管理人員對系統功能較為陌生，會導致其工作效率也將受到嚴重影響，甚至有的管理人員依然沿用過去的人工操作模式，導致檔案信息平臺的利用率大幅下降。

（三）軟件缺少統一標準

事業單位在建立檔案信息平臺時，選用的軟件往往直接來自于軟件供應商。目前，在系統軟件市場，各種軟件層出不窮，雖然軟件功能并不存在明顯的差異，但是在使用過程中，一些使用功能將嚴重受限，這樣既影響了各項工作的順利開展，也給單位帶來了一定的經濟損失。究其原因是由于，檔案信息系統軟件并沒有一個固定的行業應用標準，各單位在選擇軟件時，也只是選擇性價比較高的軟件，而與同行業、同系統的應用軟件在功能上卻存在巨大反差，以至于檔案信息化建設進程嚴重滯后[2]。

（四）監管環節薄弱

制度管理一直是事業單位主抓的一項重點工作。檔案文化建設屬于事業單位的一項基礎性工作，但是，多數領導對此項工作的重要性缺少正確認知，以至于在制訂檔案管理制度時，往往過于形式化。比如對于檔案使用的監督管理制度來說，檔案資源的使用部門安全意識淡薄，進而常常出現檔案資料丟失或者損毀的現象，究其原因在于事業單位檔案文化的監管機制過于松弛，并未發揮真正的監督管理效力，也無法約束檔案使用者的個人行為。

事業單位檔案文化建設的有效路徑

（一）規范管理，明確職責

檔案文化建設涉及到檔案資源采集、整理、分類、歸檔、借閱、保管等多個流程，要想保證每一個流程都能夠實現標準化與規范化管理，首先需要在明確崗位職責權限上面下功夫。比如在檔案資源采集環節，檔案管理部門應當事先對各部門下達檔案資料上報通知，使各部門在規定的期限內將部門的工作情況、人員調動情況、工作業績等內容上報至檔案管理部門，如果在規定的期限內未完成此項任務，應直接問責相關部門的主管領導，并根據內部獎懲機制對直接責任人以及該部門相關人員進行嚴肅處理。另外，對于紙質檔案，檔案管理部門應當嚴格按照簽字、蓋章、密封等手續開展工作；對于電子檔案，應當經過主管領導批準后，再對其進行歸檔處理。事業單位通過建立這種規范化的管理模式，能夠有效地推進檔案文化建設的進程。

（二）樹立信息意識，實施專業培訓

檔案信息化管理是檔案文化建設工作的必然發展趨勢，因此，對于事業單位的檔案管理部門來說，應當始終堅持與時俱進的態度，督促檔案管理人員對檔案信息平臺的各項操作功能與技巧進行學習，進而可以獨立完成信息平臺的操作流程。與此同時，事業單位應對結合檔案管理人員的崗位職責權限，建立一個科學完善的內部培訓體系，并利用檔案管理人員的業余時間，對其進行針對性培訓。培訓內容應當涵蓋檔案管理基礎知識、信息系統的功能介紹與操作方法、信息系統的安全維護方法以及單位內部的各項管理制度。通過培訓，檔案管理人員能夠樹立信息意識與高度的責任意識，并為單位的檔案信息化建設工作做出積極貢獻[3]。

（三）統一行業標準，完善軟件功能

檔案信息系統軟件是檔案信息化建設的一個重要應用載體，在事業單位建立檔案信息平臺的目的在于實現同一系統的檔案資源共享，以此來增強同系統、同行業之間的協作力度。基于這一思想，事業單位在選購系統軟件時，應當充分考慮行業特性，選擇與本單位所從事的社會活動相關聯的應用型軟件，比如教育系統軟件、醫療衛生系統軟件等。這樣一來，事業單位在對檔案資源進行管理時，同一系統、同一行業之間可以相互交流經驗，并就系統軟件的各項功能提出一些寶貴的意見與建議。另外，為了加快推進檔案文化建設進程，檔案管理部門在使用系統軟件時，應當不斷對系統功能進行改進和優化。比如檔案資源的檢索功能在改進以后，檔案需求者直接輸入一到兩個關鍵詞便可以及時獲取到所需的檔案資料，這不僅節省了大量的檢索時間，同時，也給各項工作的有序銜接提供了強大的技術支持。

（四）健全管理機制，加大監管力度

檔案文化建設成效是否顯著取決于內部管理機制是否完善，因此，針對檔案管理工作，事業單位應當對現有的各項管理制度進行精細化修訂。比如《檔案管理人員崗位職責》《檔案信息平臺安全管理制度》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等，尤其對《檔案監管制度》來說，應當進一步明確監督管理的具體范疇以及各級管理人員的崗位責任目標。同時，檔案管理人員應當對紙質檔案、電子檔案、實物檔案的使用流程進行全過程監督，以確保檔案資源的安全性，避免出現檔案資料丟失或者被盜的情況。比如外來人員在使用移動硬盤或者U盤拷貝檔案資料時，首先需要對外接存儲設備進行殺毒處理，當確認存儲設備沒有感染病毒后，方可接入檔案信息系統。這樣，檔案信息系統就能夠有效避免計算機病毒、木馬程序以及網絡黑客的攻擊。

隨著事業單位各項業務量的激增，檔案資源所體現的價值越加明顯。在這種情況之下，事業單位應將檔案文化建設作為一項重點工作來抓，在完善檔案基礎設施、健全檔案信息平臺各項使用功能的同時，不斷提升管理人員的專業技術水平以及個人綜合素養，進而為事業單位各項工作的高效展開奠定堅實基礎。