電子檔案雙軌制向單軌制轉換路徑及實施策略

蔡苗苗 國網寧夏電力有限公司銀川供電公司 寧夏 銀川 750001

一、引言

傳統的檔案信息化主要是對紙質檔案進行掃描，獲取數字化文件的過程。即使是直接從系統捕獲的電子文件，也需要轉換成固定的電子文件。現在直接在系統中獲取數字或數據的電子文件，即以數據的形式存在于電子文件中。目前，一些事業單位已經實行單軌電子文件檔案系統來進行實踐，比如，推動電子文件檔案的單軌系統來提高國家電網部門和會計部門的工作效率；在事業單位中也運用電子檔案取得了一些成績。

二、檔案管理“雙軌制”轉變的意義

近幾年，文件管理領域中的“雙軌制”定義為紙質文件與電子檔案同時存在，紙質文件和電子文件將同時傳送到存檔中。工作流程中的所有文件均得到及時存檔。檔案管理員應同時審查和接受兩組文件。首先，紙質檔案是最基本和最原始的。管理者應該系統地管理紙質的文件。然后，放棄傳統的紙質文件管理，開發適合現代信息化的電子管理方法，這將有助于提高管理人員的效率。最后，更關鍵的一點是，隨著信息時代的不斷更新和變化，紙質檔案與電子檔案并存的方式相對重復和麻煩，最終將演變為單軌管理[1]。

三、單軌制電子文檔管理流程的優點

文檔生命周期理論是電子文檔管理的基本理論。文檔生命周期理論是指電子文檔從形成到永久保存的整個過程，采用協同管理的方法，強調管理內容與管理要求、系統集成與整體效果的無縫連接。首先，在歸檔方面，歸檔方式已經從傳統的定期積累的方式轉變為借助系統隨時歸檔的方式。從被動接受到主動整合，歸檔的范圍從人的經驗判斷變成了準確的系統判斷。其次，在分類方面，傳統的分類工作是雙系統歸檔，紙質文件和電子文件并存。單軌電子文檔分類只需要按照預定計劃進行邏輯計算機分類，不需要對紙質文檔進行分類。第三，在保存方面，電子檔案館不是真正的建筑物，而是真正的網絡空間寶庫。不需要依賴任何硬件和軟件，真正可以保存和提供任何形式的電子文件。第四，提供利用。存檔用戶不受任何時間和空間限制，只需要根據用戶相應的權限登錄，就可以保證任何人都可以使用高級工具隨時隨地查找所需的存檔信息。

四、“雙軌制”的可行性和問題

現階段，圍繞電子文件的規范管理工作都基于“雙軌制”要求來推進和執行。首先，基于業務路徑與文檔管理規范視角，通常將紙質文檔視作“備份”文件，和電子文件檔案一同存在，并且緊密相連。其次，從實物檔案管理的信息安全角度看，電子檔案和紙質檔案是相輔相成的。最后，為了更好地讓電子檔案發揮其憑證以及存儲作用，紙質檔案與電子檔案互為補充。上述內容充分說明了中國雙軌文件管理模式的優點。

但是，隨著社會的發展，辦公自動化迅速普及、無紙化辦公的發展與滲透，以及CAD電子文檔操作方式的普及與現代技術的廣泛運用，雙軌制電子文檔管理模式也顯露出諸多問題。“雙軌制”的情況下，以一個業務部門為例，每年新發表的設計圖約11萬張，調整后的圖紙為20萬張，掃描后的圖紙為7萬張，廢圖紙則為大約2萬張。另外，無效的圖紙必須小心謹慎處理。每張圖紙必須由3個人進行3次檢查。這是為了確保在最終印章失效之前替換的準確性。掃描工作也非常困難，因為圖紙編號是唯一的，還有幾個項目的延遲很長。設計者通常會忘記以前制作的圖紙，導致圖紙號碼重復或印刷錯誤。有問題的設計圖不能正常保存。這給文件的正常管理帶來了許多困難和麻煩[2]。

“數據超市”以業務應用需求為導向，為各專業提供可查詢、易看懂、易獲取的數據資源服務，圍繞業務價值目標的確定分析應用場景，開展服務封裝、沉淀共性服務，提供統一、標準的數據分析服務，支撐跨專業、跨層級的數據獲取、共享，實現公司由傳統數據中心向企業級數據中心運營模式的轉型。

現階段，通過不斷探索，電子單軌運營已經運用到了國網總部。但是，由于存在諸多因素的制約，例如標準化水平低、物料種類繁多以及品種不集中等，電子單軌系統并未在省級企業集中采購中實行。因此，立足于省公司招標采購商品的具體材料與屬性，對具體的采購管理模式、招標文件以及投標策略加以系統研究，構建標準化、程序化的分析路徑。就供應鏈管理而言，采購管理和前后端鏈路聯系密切，由此形成統一的解決方案，這樣才能更好地為電子單軌系統的順暢工作奠定基礎。

五、雙軌電子檔案管理保障戰略

（一）構建安全保障策略

隨著單軌系統電子檔案的運用，嵌入式數據等技術必然會提升輸出與檢索效率，與此同時，以何種方式增強電子文件的安全程度、真實性、可靠程度以及完整性具有重要意義。現在使用云平臺對文件進行數據分析管理，為了加強網絡信息安全，核心數據庫和機密文件主要使用與外部隔離的核心平臺進行存儲。對于非核心文件和信息公開，公有云平臺主要用于存儲和共享。通過電子身份證明文件進行全面監控，并使用在線傳感器技術來確認文件不會異常移動[3]。以某省的官方文獻圖書館為例。庫文件上有電子標簽。其和常見的“第二代身份證”極為相似。電子標簽可以對文件的所有標識信息加以記錄，以自動化的方式采集數據文件中的各類信息，數據文件與電子文件的實施轉化工作就此完成，最終電子文件與管理文件的安全性有所增強。

（二）加強人員梯隊建設

首先，文件負責人需提升職業素養，增強自身編輯研究能力與信息處理能力。此功能在實現采集與整理大數據時，需得到人工的全面支撐。另外，文件管理事宜要求工作人員具備出色的學習能力以及創新能力，諸多技術層面的新技術相繼問世和應用，例如無紙化管理、區塊鏈以及大數據等。檔案館不需要完全了解開發過程，但必須理解開發過程的工作方式，以便更好地開發適用于Java的構建和運行的各種應用系統。同時，需要與政府機關、高中、科學研究機關以及企業等中的專業人員展開深入合作，進一步挖掘和發揮發揮檔案員以及專家學者的聰明才智，更好地推動電子文件單軌管理工作。

（三）知識管理的嵌入

就檔案工作而言，其根本目的在于最大程度滿足用戶的差異化需求，通過知識管理能夠對檔案信息資源進行二次開發與利用，這和檔案管理的初衷保持高度一致。在推動單軌電子檔案管理工作中，服務對象的共同訴求即是集中壓縮信息與提取信息。比如，站在知識管理的角度，能夠借助全文搜素模塊協助政府采集相關資料和文件，同時根據政府的活動篩選每個文檔。文檔通過注釋的關鍵信息，將相關內容同時鏈接起來，實現全文檢索和智能分析，使檔案工作者擺脫煩瑣乏味的文件編輯器，編輯和歸檔成員不再需要搜索知識便可以用替換文件管理器處理，滿足用戶需求。

六、結語

綜上所述，要想真正徹底實現電子檔案單軌管理模式需要長期持續推動，這給文獻工作者提出了嚴格要求。需要諸多環節或者部門共同協作，例如人才隊伍建設、技術整合、法律建設以及管理觀念轉變等。必須重新審視現狀，逐步完成由雙軌制向單軌制的過渡。讓我們展望“純電子存儲”時代。