電子檔案雙軌制向單軌制轉(zhuǎn)換路徑及實(shí)施策略

蔡苗苗 國(guó)網(wǎng)寧夏電力有限公司銀川供電公司 寧夏 銀川 750001

一、引言

傳統(tǒng)的檔案信息化主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，獲取數(shù)字化文件的過(guò)程。即使是直接從系統(tǒng)捕獲的電子文件，也需要轉(zhuǎn)換成固定的電子文件。現(xiàn)在直接在系統(tǒng)中獲取數(shù)字或數(shù)據(jù)的電子文件，即以數(shù)據(jù)的形式存在于電子文件中。目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)行單軌電子文件檔案系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行實(shí)踐，比如，推動(dòng)電子文件檔案的單軌系統(tǒng)來(lái)提高國(guó)家電網(wǎng)部門和會(huì)計(jì)部門的工作效率；在事業(yè)單位中也運(yùn)用電子檔案取得了一些成績(jī)。

二、檔案管理“雙軌制”轉(zhuǎn)變的意義

近幾年，文件管理領(lǐng)域中的“雙軌制”定義為紙質(zhì)文件與電子檔案同時(shí)存在，紙質(zhì)文件和電子文件將同時(shí)傳送到存檔中。工作流程中的所有文件均得到及時(shí)存檔。檔案管理員應(yīng)同時(shí)審查和接受兩組文件。首先，紙質(zhì)檔案是最基本和最原始的。管理者應(yīng)該系統(tǒng)地管理紙質(zhì)的文件。然后，放棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理，開(kāi)發(fā)適合現(xiàn)代信息化的電子管理方法，這將有助于提高管理人員的效率。最后，更關(guān)鍵的一點(diǎn)是，隨著信息時(shí)代的不斷更新和變化，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的方式相對(duì)重復(fù)和麻煩，最終將演變?yōu)閱诬壒芾韀1]。

三、單軌制電子文檔管理流程的優(yōu)點(diǎn)

文檔生命周期理論是電子文檔管理的基本理論。文檔生命周期理論是指電子文檔從形成到永久保存的整個(gè)過(guò)程，采用協(xié)同管理的方法，強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容與管理要求、系統(tǒng)集成與整體效果的無(wú)縫連接。……