檔案信息化管理存在的問題及其對策

李茂達(dá) 南充市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

在科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，我國各個行業(yè)得以革新發(fā)展，檔案管理工作也在其中獲得了進(jìn)步與啟發(fā)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地提升了工作效率，推動了管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。機(jī)關(guān)單位在過去的經(jīng)營發(fā)展中所完成的工作項(xiàng)目，是檔案管理部門的重要組成部分。檔案管理一方面是對機(jī)關(guān)過去的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄，一方面則可以根據(jù)過去的數(shù)據(jù)及實(shí)際情況來預(yù)測單位未來的發(fā)展方向，因此檔案管理工作是非常重要的。現(xiàn)階段，由于機(jī)關(guān)單位管理機(jī)制面臨改革，傳統(tǒng)檔案管理方式難以發(fā)揮優(yōu)勢，需要將新型思路滲透其中，確保檔案管理工作的發(fā)展步伐與時代的發(fā)展步伐保持一致，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。

檔案信息化管理意義

（一）提升管理效率

傳統(tǒng)的人工檔案管理方式下，入檔案信息使用者如需要瀏覽檔案信息，只能前往檔案室進(jìn)行查詢，這讓某些出差人員感覺不方便，甚至出現(xiàn)了工作延誤的情況。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問題，通過網(wǎng)絡(luò)就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請的方式，對檔案信息進(jìn)行調(diào)閱，通過上級領(lǐng)導(dǎo)人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫可以把批示信息直接推送至相應(yīng)的檔案管理部門。工作人員可以把檔案信息直接發(fā)送至郵箱當(dāng)中，之后自由進(jìn)行查閱或打印，極大的提高了工作效率。……