建筑企業采購業務內部控制的問題及策略探討

常璽玥

摘 要：在現代建筑企業的眾多業務中，材料采購業務占據著非常重要的地位，而采購內部控制要求采購的流程和管理符合規范與企業條件，并能實現有效監督。目前，大多數建筑企業的采購業務都面臨著一系列問題，相應的采購風險也相對較多，完善建筑企業采購環節內部控制成為國內建筑企業降低采購風險的重點。基于此，本文對建筑企業材料采購業務內部控制存在的問題作了分析，并提出了切實可行的優化方案。

關鍵詞：采購業務;內部控制;風險管理

隨著近年來國內相關政策對房地產行業的調控收緊，建筑行業的市場需求縮減，建筑企業發展速度整體放緩，面對外部因素帶來的壓力，不少建筑企業盲目擴張，且過分關注經濟效益，而忽視其內部治理問題，使得因內控管理缺陷導致的企業破產情況時有發生。采購業務作為建筑企業的基礎業務，采購環境是建筑企業生產經營的初始環節，采購內容即企業主營業務所需的原材料、物料等，所以采購環節直接關系建筑企業生產經營、施工建設等核心業務，采購成本控制與原材料質量情況直接關乎建筑質量與成本。然而，目前大多數建筑公司對采購業務存在內控不嚴格、內控管理機制不健全等問題，不僅影響了建筑企業采購部門的工作效率，同時也制約了建筑企業的整體發展，因此，建筑企業需要通過建立合理的內控管理制度，對采購環節進行有效的監督和內控控制，以實現內部規范化管理的目標，提升企業的管理水平。

一、建筑企業采購業務內部控制存在的問題分析

1、采購業務內部控制環境薄弱

內部環境主要包括公司股權結構、機構設置、職責劃分、企業文化以及人力資源管理等。當前國內大多數建筑企業中高層領導缺乏風險評估和防范意識，在機構設置中并未單獨設置風險評估及應對部門，當項目發生重大問題情況時，往往由公司高層和主要負責人現場解決問題，常常措手不及，延遲工期。而且大多數企業將內設機構分為職能管理部門、工程業務部門以及采購運輸部三大模塊，雖然針對每個部門崗位都出臺規章制度作為內部控制制度，但并未進行明確的責任劃分，部分小公司為節省成本還存在員工身兼數職情況，財務審計一肩挑，驗收從屬采購部門等情況，使得采購流程易出現漏洞，驗收過程流于形式。此外，大多數建筑企業采購部門的員工總體受教育水平較低，且缺乏專業的采購知識和職業素養，且公司也不太重視對員工進行專業和技能培訓，使得他們缺乏對采購業務風險管理和內部控制的能力和相關的管理意識。

2、采購業務內部控制活動缺乏有效性

采購業務內部控制主要包括采購計劃的制定和審批、供應商選擇、合同管理、采購驗收以及采購付款等五個方面。當前國內大多數建筑企業材料請購和審批流程不合理，表現為材料審批流程不嚴格，項目部僅僅是根據各自的工程數量和材料的大致種類填寫采購申請表，沒有根據施工團隊實際所需物資的具體要求出發，也未能根據建筑材料市場價格變化制定出詳細適宜的采購計劃;其次，材料供應商管理不科學，部分企業雖制定的《供應商管理制度》頗為完善，但執行的過程大打折扣，為追求工作效率，采購人員將對供應商的實地調研變為網上收集資料，且缺乏對已合作供應商的系統分類與管理;再次，采購合同管理執行不到位，存在采購合同還未簽訂時就已經出現項目現場使用施工材料的情況，而企業內部審計將重點放在項目能否如期竣工上，對這種不合規現象持相對包容的態度，且采購合同簽訂后也并未對合同進度及執行情況進行監督，導致出現交付物品質量不達標、或不能按時交貨的現象;此外，材料采購驗收不嚴格，由于大多數公司沒有設立明確的驗收標準，導致驗收人員無據可依，只能自行驗收，而且部分公司也沒有專門的質量檢驗人員，驗收人員只是核對數量，驗收工作流于形式;最后，采購業務付款流程中存在審核不合理的問題，部分建筑企業在審批過程中，出納人員一人審核之后直接付款，其僅以報銷單為審核對象，并未對報銷單的具體事宜進行核實和實地調研，會存在很大的支付隱患，且僅僅由出納人員完全控制付款流程，容易引發貪污舞弊等現象。

二、完善建筑企業采購業務內部控制的策略措施

1、強化采購業務內部控制環境的構建

首先，針對采購業務內部控制環境薄弱問題，建筑企業應建立單獨的風險評估部門，并根據企業采購業務風險識別的內容，將其采購業務的主要風險因素和關鍵風險點邏輯歸納起來，建立風險評價指標體系。其次，建筑企業應優化其組織架構，將驗收部門和審計部門獨立出來，加強崗位之間的內部牽制或者授權審批等控制方法，按操作流程進行執行辦理，將業務經辦與授權審批、驗收稽查、庫存管理等進行分離，會計記錄與業務經辦員、驗收稽查、庫存管理相等分離。再次，建筑企業應重視完善員工素質建設，在招聘環節應當根據自身情況，招聘具有較強的專業技術能力的優秀采購人才，同時還須加強員工的專業素質教育，重視采購人員的后續教育，定期開展采購部門的員工培訓，提高員工綜合素質。

2、完善采購業務內部控制活動的有效性

其一，建筑企業采購部門應根據公司季度需求、庫存數量以及施工團隊遞交的材料申請書，在充分考慮采購過程中可能出現的情況，且密切關注國家宏觀調控政策以及市場上建筑材料價格變化的前提下，制定合理詳細且全面的采購計劃。其二，建筑企業應建立采購管理中心集中管理合格供應商檔案和供應商資源庫，及時了解供應商的狀態并對供應商進行日常考核，同時還需加強對供應商的跟蹤管理，評價供應商的后續供貨能力，速度以及售后服務等，及時補充合格供應商，清除不合格供應商。其三，建筑企業應設立與合同履行相關的管理與監督部門，以便嚴格執行采購合同相關規定，針對材料提前進場的問題，企業可以要求簽訂采購合同的人員明確崗位職責，清楚風險，強化合同簽訂后的進一步管理，并定期不定期地督查合同的實施情況。其四，建筑企業應制定具體、明確、清晰、科學的驗收標準，為驗收人員在實際工作時提供遵循的標準，在對建筑施工材料進行檢驗完畢后，驗收人員需要制作 《材料入庫報表》，保證賬實相符，同時工程項目部門在領用材料時，需要制作《材料領用清單》，規范領用流程。最后，建筑企業還須加強付款過程控制，付款計劃由付款核算人員和出納分別持有，以便校對付款可能會出現的問題，并方便賬務處理和支付過程中互相稽核，同時還需完善付款審批流程，貨到付款的實行先掛賬后付款的方式，采購部門制定的付款計劃經財務部門復核后，由分管領導、財務總監、企業總經理聯簽審批后執行付款。

三、結語

當前建筑行業市場競爭日趨激勵，建筑企業要想提高企業競爭力，在緊密結合國家相關政策調節的同時，還必須重視對采購業務風險的識別和分析。通過加強內部控制，尤其是重視采購業務的內部控制情況，對于業務操作流程，需要制定相應的規章制度進行規范，實行崗位分離制度，此外還需要完善相應的采購流程，并建立供應商系統信息，對供應商進行全方位考核評價，形成一個動態的供應商信息基礎庫，建筑企業還要完善詢價流程和合同管理會簽流程，以便對采購活動進行有力控制，降低風險和成本，營造一個有序的采購內部控制活動，盡可能規避采購風險。

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（山西財經大學會計學院? ?山西? 太原? ?030006）