大數據背景下企業檔案管理策略研究探索

摘 要：隨著我國科技水平的不斷提升，現代信息技術在各個領域得到廣泛應用，大數據時代逐漸到來。企業在開展檔案管理工作的過程中，應充分發揮檔案數據信息的作用，做好各項調整工作，把握當前大數據時代為檔案管理工作帶來機遇，與大數據技術相互結合，對檔案管理模式進行創新，實現檔案管理工作的轉變。本文首先分析大數據時代開展檔案管理工作的意義，針對其中存在的不足提出時效性解決措施，提高檔案數據信息的傳遞速度，促進企業向著更好的方向發展。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;創新策略

一、大數據時代企業檔案管理工作的意義

（一）提高管理效率

受傳統工作理念的影響，部分企業在開展檔案管理工作的過程中，依舊采用紙質檔案的方式，這樣的管理方式存在一定弊端，難以提高工作質量與效率。另外，保存紙質檔案的過程中，若時間較長必定會出現紙張老化、字跡不清晰等問題，影響到最終的閱讀效果。開展檔案管理工作的過程中，合理應用大數據技術，能夠有效轉變傳統的管理方式，運用各種先進的技術取代人工，提高數據信息的收集、處理、整理等效率，在具體的工作當中減少人為因素的影響，合理運用各種信息化設備，順利開展檔案管理工作。最后，查閱檔案的過程中，也可使用現代設備進行檢索查閱，方便后期各項工作的順利開展。

（二）提升信息質量

受外界各項因素的影響，存放紙質檔案的過程中，極易出現檔案信息損害等情況，例如：水災、火災等均會破壞檔案信息，檔案數據信息的完整性也會受到直接影響。在大數據背景下，企業開展檔案管理工作的過程中，可合理運用各種技術將紙質檔案轉化為電子信息，在電腦設備當中儲存各種檔案信息，借助U盤、云盤等，提高檔案數據資料的安全性。除此之外，檔案數據保存空間的要求也會因此發生改變，對于社會的需求呈現上升趨勢，進而減少與房間與空間的使用。將紙質檔案轉變為電子信息后，就能夠被完整的記錄下來，提高檔案信息的保存質量。

二、現階段企業檔案管理工作中存在的不足

（一）管理模式落后

通常情況下，企業在開展檔案管理工作的過程中，主要由檔案管理人員對不同種類的檔案信息進行分類，做好相關歸檔處理工作，為后期的查閱工作提供便利。但是在開展各項工作時，因工作步驟較為復雜與繁瑣，難以提高工作效率。在當前的大環境下，企業在進行生產發展的歷程中，所涉及到的領域較為廣泛，發展節奏相對較快，直接加大了各種檔案數據信息的數量，為檔案管理工作的開展產生一定影響，檔案工作量較大，增加了管理人員的工作壓力。另外，因大部分檔案信息存在一定共性特點，歸納過程相對較為復雜，部分檔案信息難以得到有效保存。應用大數據信息技術的過程中，由紙質檔案向著電子檔案過度的過程中，依舊存在多種類、多結構等問題，將大數據技術引入到傳統的管理模式當中，導致各項工作出現混亂的局面。

（二）人員能力有限

數據信息種類多是現階段檔案管理工作的主要特點，但數據信息的處理工作較為復雜。合理運用大數據信息技術開展各項工作，主要由管理人員進行大數據技術操作，順利開展數據信息的管理工作。在傳統的檔案管理工作當中，具體的操作方式較為簡單，并沒有為檔案管理人員提出較高的要求，管理人員只需要在具體的管理過程中，對各項數據信息進行分類歸檔即可。但大數據技術的運用，對于檔案管理人員的綜合能力提出了較高要求，需要檔案管理人員掌握各種先進技術的操作方式。由傳統的管理方式向著大數據技術管理轉變，必定會受到多方面因素的限制，若無法滿足大數據技術的要求，則難以有效充分發揮各種技術的作用，使得管理人員依舊延續傳統的方式開展管理工作。

三、大數據時代企業檔案管理策略研究

（一）提高人員素養

企業內部管理者與相關工作人員，應在思想層面上給予大數據技術高度重視，結合具體發展情況合理應用大數據技術，提高檔案管理質量與水平，更好的開展檔案管理工作。在大數據背景下，對于檔案管理人員的專業能力與綜合素養，提出了更高的要求，不僅需要專業的檔案管理工作能力，還應掌握一定信息化技術操作能力，樹立終身學習的理念，促進自身專業能力的提升。另外，對管理人員的結構進行優化。第一，將人才招聘工作作為切入點，開展招聘工作的過程中，盡可能選擇一些技術能力較強的管理人才，使得管理人員隊伍不僅具有管理型人才，也具有專業的技術性人才，隨著時間的推移，真正做好檔案管理工作的信息化建設。第二，定期開展培訓工作，要求各位員工的工作能力，能夠真正滿足工作崗位的要求。對于在職的工作人員，對其進行相應的培訓，加強對于各種先進技術的操作培訓，實現各項工作順利開展的需求。

（二）優化管理結構

在大數據背景下，檔案管理工作的開展與傳統的管理方式存在本質不同，檔案管理工作人員應結合社會的發展做到與時俱進，合理應用各種信息技術對各種工作模式進行調整創新，優化檔案管理結構，對檔案管理步驟進行簡化，運用信息化設備代替一部分復雜且重復的工作，提高檔案管理工作效率的同時，還能夠保證工作質量。相關工作人員應對各個崗位的責任進行明確劃分，對不同管理人員的工作任務進行明確，實現各項工作順利開展的需求。另外，數據信息的安全性也應得到高度重視，因網絡自身具備一定開放性特點，開展各項工作的過程中極易受到黑客的攻擊，隨著各種信息技術的不斷升級，相關工作人員給予各方面管理工作應用的重視，做好網絡安全防護工作提高網絡的安全性。最后，構建完善的監督管理制度，借助制度的作用對不同種類的檔案數據信息進行保護，保證檔案數據信息不會被輕易泄露。

四、結語

隨著我國科技水平的不斷提升，現代信息技術在各個領域得到廣泛應用，在大數據背景下，相關工作人員應對檔案管理工作進行調整，提高檔案管理質量。因此，結合社會發展需求，以及企業內部發展情況，將以往的工作理念與工作方法作為基礎，合理使用大數據技術提高檔案管理人員應用先進技術的操作能力，對檔案管理工作的結構進行調整，完善電子檔案數據信息的安全防護工作，既能夠為企業的發展提供優質服務，還能夠促進企業的可持續發展。

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作者簡介：

肖俐（1980.03）女，漢，湖南省益陽市，當前職務：資料員，當前職稱：助理工程師，學歷：研究生，研究方向：資料管理.