基于物聯網技術的檔案智能化管理服務模式分析

崔富剛

（山東省嘉祥縣檔案館，山東 嘉祥 272400）

正處于高速發展階段的物聯網技術在社會各領域中不斷拓展其應用范圍，優勢顯著的物聯網技術當前已廣泛應用于交通、軍事、環境、醫療和網絡等領域，探索物聯網技術下的檔案智能化管理服務是另一個領域的應用延伸。就現階段智能化信息時代而言，檔案管理最緊要的事情就是如何發揮檔案數據價值和提升檔案管理服務，構建智能化檔案管理模式就是一種有效的措施。合理利用物聯網技術優勢，探索其在檔案管理各環節中的有效應用對于檔案管理服務的提升有重要意義。

一、智能檔案館和物聯網

信息化時代背景下，智能化檔案管理模式的構建是順應時代發展潮流的表現，也是推動智慧城市建設的一個組成部分。智能化檔案管理模式的構建需要信息技術和網絡渠道的支撐，有效地將知識獲得緊密聯系于檔案管理，這一互動關系的建立是智能化檔案館建設的核心部分。智能化檔案管理是建立于多元豐富檔案信息資源基礎上的，整個構建過程的重點就是將物聯網、全新數字技術和大數據等技術應用于檔案管理環節，以智能化的方式提供檔案管理服務，讓多種檔案的調取達到共享程度，讓人與檔案之間保持即時聯系。物聯網功能的實現是以傳統電信網和現代互聯網為載體，并配合信息傳感設備的接入來聯通獨立尋址的物體，這樣一來就構成了就多物體組成的一個聯通網絡[1]。在此基礎上通過一系列的操作達到多物體在識別、定位、監控、管理和信息共享層面上的有效鏈接，所以物聯網最終實現的是網絡信息與物質實體的有效融合，其中也涉及對傳感器這種信息載體的使用，目的在于控制智能終端，比如虛擬現實設備、計算機、公路運輸ETC、油氣設備或航天航空等，乃至萬物管理。基于物聯網技術下的智能化檔案館建設實現了互聯網技術的有效融入，推動了檔案館信息化、現代化建設。

二、物聯網技術在智能化檔案館建設中的應用

1．物聯網技術于檔案館安全監管中的應用

安全監管層面管理的重點在于檔案被盜管理。物聯網技術的應用可在檔案館之間建立有效聯系，借助WSN技術和文檔中的RIFD標簽來追蹤檔案位置，這有助于檔案追回工作。另外，大數據庫統計技術和物聯網技術的聯合應用有助于檔案資源管理實現實時查看資料，從而減輕定期盤點工作量，在日常工作中就可及時查看檔案是否存在丟失情況。

2．物聯網技術在檔案館庫房管理中的應用

檔案館庫房溫濕度調節是否合理，這關系于檔案資源保存質量。通過溫濕度傳感機制就能讓庫房溫濕度調節實現自動化與實時性[2]。通過煙感器檢測功能就能實現消防系統和報警系統互聯，進而在發生火災危機時快速發出警報信息。關于庫房光照管理和空氣管理，同樣可使用對應的檢測設備配合無線傳感技術實現信息傳導和控制。

3．物聯網技術在檔案出入庫和整理中的應用

物聯網中的WSN技術和RIFD技術在智能化檔案管理服務模式構建中，能通過附在檔案上的RIFD標簽對其定位，以便在查取之時準確歸檔、快速借閱。基于物聯網技術構建的智能化檔案管理模式方便工作人員操作，在系統中進行數據查詢即可找到對應的檔案信息，尤其是在最繁瑣也最容易出錯的出入庫管理中，迅速正確的定位和歸類功能有效提升了檔案管理工作效率，為借閱者提供更優質的檔案信息服務。

4．物聯網技術在知識服務創新中的應用

智能化檔案管理服務模式的構建除了自動化、智能化以外，還要充分考慮用戶感受和需求。所以基于物聯網技術的支持，可充分利用RIFD技術來智能化識別用戶需求，經過分析整理后在提供更為精準的知識服務。這種圍繞用戶需求的知識服務創新不但實現了更高的檔案查找效率，讓檔案借閱手續也得到了簡化，而且給用戶提供更具便捷性、高效性的檔案服務，提升用戶滿意度。

三、物聯網環境下智慧檔案館的服務模式

1．從被動服務模式發展為主動服務模式

目前大部分檔案館的信息管理系統并未直接對接于檔案實體，其管理對象主要是電子化的檔案虛擬信息，沒有直接管理檔案實體。就現階段檔案服務來說，檔案實體幾乎以被動、靜態的特性存在于檔案館中，始終保持著待查找、代利用的狀態。物聯網主要構成有傳輸網絡、傳感網絡設備、應用控制網絡系統，同時兼具了智能化處理、穩妥傳遞和整體感知的三大功能與特征。在檔案實體中植入傳感器節點后，就能向檔案信息管理系統主動發出信息，讓系統中的數據信息得到及時更新[3]。與此同時，還能動態化、實時性地接受檔案信息管理系統管理，根據應用對象信息的分析，讓檔案信息系統擁有可靠的參考性數據去優化檔案狀態數據。如果有用戶想要以檔案信息管理系統為渠道來調取某個檔案實體資料時，附于檔案實體中的傳感器節點就會接收到信號，一路引導用戶尋找檔案實體，在此過程中的檔案實體就像是一個智能化的機器，直接參與到了檔案資料利用活動中。

2．從單向服務模式發展成為多向互聯服務模式

就大部分傳統的檔案管理服務流程而言，用戶、檔案實體以及檔案信息管理系統三者之間的關系完全是水平式的（圖1），圍繞著檔案信息管理系統為中心進行信息交換，用戶和檔案實體之間不存在直接交流的渠道，只有經過檔案信息管理系統這一中轉站才能實現信息查詢和資料調取，服務效率相對較低。檔案信息管理系統和檔案實體屬于單向服務關系，檔案信息管理系統的信息采集通常只在檔案實體入庫時進行一次，此后記錄的只有檔案的借閱請。檔案實體自身既缺乏傳遞信息的載體，也沒有接收信息的能力，因此，檔案實體和檔案信息管理系統之間不會產生任何交互信息，這就容易出現檔案信息管理系統和檔案實體脫節。盡管檔案信息管理系統和用戶之間存在雙向互動聯系，不過在這個雙向聯系中還是有用戶對管理系統的需求方向，比如用戶提出訂閱電子檔案的要求、通過管理系統進行目標性檔案查詢、提出資料借閱申請、線上延期借還申請等，檔案信息管理系統往往只能在有限的資源中給用戶提供對應的信息反饋服務，比如，借閱審批通知、資料催還提醒等。

圖1 傳統檔案館中用戶、檔案實體和檔案信息管理系統的關系

基于物聯網技術的智能化檔案管理服務模式構建，直接優化了用戶、檔案實體和檔案信息管理系統之間的關系，構成了網狀型服務（圖2）。在此結構中一共有兩個擁有計算能力的智能節點，一是檔案信息管理系統，二是檔案實體，而且這二者之間可進行無范圍限制的信息交互。這樣的信息交換幫助檔案信息管理系統將存儲的實體檔案和虛擬檔案做到一一對應，在這樣清晰的分類和通暢的傳遞作用下進一步加強了檔案信息管理系統和檔案實體的聯系。持有智能設備的用戶直接進入到物聯網系統中，一方面，能自由順暢地與檔案管理信息系統完成信息交換；另一方面，還能基于手持設備和檔案實體傳感器節點建立直接通信關系[4]。如若用戶正經過檔案架，在智能終端上除了能實時感知并接收臨近檔案的主題內容，還能通過嵌入其中的傳感節點，在引導信息下快速找到目標檔案實體。

圖2 基于物聯網的智能檔案管理服務關系

3．從淺層檔案服務發展成為深層信息服務模式

當前大部分檔案館中的信息管理系統存儲的檔案實體信息都非常有限，并且長時間處于不更新的狀態中，難以做到對檔案實體的實時性管理，同樣也缺乏圍繞用戶需求的檔案服務。往往提供給廣大用戶的就是孤立的檔案資料，無法從整體性出發將相關的檔案資料一并呈現，存在片面性、淺層性的問題與不足，這就是為何以往的檔案信息服務總是停留于淺層資料服務的原因。基于物聯網技術的智能化檔案管理服務模式構建，所有檔案實體都被視為一個檔案主體并賦予了智能能力，物聯網技術所具備的控制能力和感知能力，讓應用對象在接受感知信息的同時還能發出感知信息，實現信息的互動和傳遞，加之每個智能節點都有處理信息的能力，由此以物聯網為中心形成的有機整體實現了檔案信息交換和共享。

結語

總而言之，物聯網技術在智能化檔案管理服務模式構建中的應用，實現了檔案館建筑物、所有檔案實體、用戶、工作人員與物資設備之間互聯關系的形成，并充分利用信息技術手段將現有資源進行合理分配，提升檔案館信息服務的節能性、高效性、安全性和便捷性，實現了現代化智能檔案服務模式的構建。