基于失效模式與效應分析的病區低值耗材智能化管理

姚瑤，馬秀英，盛潔，霍世芳，馬萍，馬麗

隨著醫學科技的進步，醫用耗材品種和規格多元化、使用量不斷增加，醫療活動的進行需要借助大量的醫用耗材和器械[1]。低值耗材由于價格低、品種多、需求量大，且在二級庫和臨床應用計價管理中存在諸多盲點[2]，醫院監管難度大。若管理不到位，不僅會降低病區的工作效率，而且會對臨床醫療活動的正常進行產生不良影響[3]。如何提高病區物資的管理效率，降低醫療成本，是病區護理工作的重要組成部分[4]。失效模式與效應分析(Failure Mode and Effect Analysis，FMEA)是一種風險管理手段，能夠在事件發生之前預測事件進行過程中可能出現的問題，找出導致事件失效的潛在模式和原因[5-6]。而找出本科室物資管理過程中存在的問題，是提高物資管理效率的前提[4，7]。智能化管理具有高效、快速、便捷以及智能的特點，在臨床醫療活動中的應用越來越廣泛[8-9]。2019年4～9月，本團隊將FMEA與智能化管理相結合，對低值耗材的管理方式進行改進，取得較好的效果，報告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 本科室現有床位40張，年收治患者2 000余例。護士23名，均為女性，年齡20～49(35.00±7.93)歲；大專2名，本科21名；副主任護師2名，主管護師4名，護師8名，護士9名。護工1名，35歲，大專。

1.2管理方法

在基于FEMA的智能化管理實施前，科室低值耗材的管理流程為：當日辦公崗護士向醫院器械科申領；由護士長或主管護師負責耗材到貨驗收，將耗材存儲于科室無窗的小房間中，由當日辦公崗護士監管；護士向辦公崗護士領用耗材，并記賬；每個月末由護士長和護士對耗材進行盤點。2019年4月，我科采用FMEA與智能化管理相結合的方法對低值耗材進行管理。

1.2.1管理團隊組建 成立低值耗材管理組，由本病區護士長及5名資深護士組成，首先進行FMEA相關知識和低值耗材信息管理系統應用的培訓，確保全員合格。

1.2.2FEMA管理實施方法 團隊成員之間分工協作，應用品質管理(Quality Control，QC)工具[10]對病區低值耗材在申領以及使用過程中的少記、漏記、錯記、多記等現象進行記錄。研究團隊對科室低值耗材請領和使用的流程進行了全面的梳理，應用頭腦風暴方法找出導致耗材管理的潛在失效模式，制定“低值耗材管理失效模式評分表”。并召集本科室在崗的醫護人員共63名，對找出的潛在失效模式從該現象發生的嚴重程度(Severity，S)、發生頻度(Frequence of Occurrence，O)以及失效檢驗難度(Likelihood of Detection，D)三方面進行打分，并計算失效模式的危機值(Risk Priority Number，RPN)，RPN=S×O×D。S、O和D3個因子分為1～10分的10個等級[11]，1分表示該模式“非常不可能發生”，10分表示該模式“非常可能發生”。一般認為，RPN≥125的失效模式極易導致管理失效[6]。團隊依據低值耗材使用流程及現狀調查所得資料，找出低值耗材管理中存在的主要問題。低值耗材管理失效模式分析及RPN值，見表1。

表1 低值耗材管理失效模式分析及RPN值

1.2.3智能化管理實施 ①向醫院申請，病區設立低值耗材二級庫。該庫房配置空調和溫濕度計等，保證耗材的存儲條件。對庫房上鎖，設置專人專崗，杜絕任何人都可以隨意進出的局面。②團隊成員根據FEMA找出的問題，采用PIVAS伴侶軟件制定簡便易行的低值耗材信息管理系統(下稱管理系統)實施智能化管理。團隊成員錄入本病區近幾年的低值耗材申領和使用量，管理系統進行自動分析，得出適合本病區的耗材申領具體數據。同時，管理系統實時更新數據，根據庫存變化及時調整申領時間、耗材種類和數量。團隊成員輪流排班對低值耗材進行管理，耗材申領回病區后通過掃描二維碼將耗材信息上傳至管理系統，避免手工操作出現錯誤。操作系統連接條形碼機，對于沒有二維碼的耗材，手工登記到系統后，在端口生成耗材條形碼，責任人員將其貼在耗材外包裝后入庫。耗材出庫前也需掃描二維碼，確定耗材的流動和應用，管理系統自動記賬。③耗材每日交接班，交班者對耗材進行檢查，包括耗材的外包裝有無破損、效期、規格以及數量等信息，接班者核對無誤后接班。每個月末對耗材進行盤點，由護士長總負責，逐一掃描耗材外包裝上的條形碼，將其信息與計算機中的信息匹配核對，確保實物與庫存一致。如不一致，則在管理系統中追溯耗材流向。

1.3評價方法 實施基于FEMA的智能化管理措施前(2018年4～9月，實施前)和實施6個月(2019年4～9月，實施后)，由護士長帶領團隊成員進行效果評價。包括低值耗材管理中主要失效模式(RPN≥125項目)的RPN評分，低值耗材的庫存量(每周檢查1次，共25次)，庫存質量的合格率(各抽查187件)和耗材月盤點花費時間。庫存質量依據國家食品藥品監督管理局《醫療器械說明書、標簽和包裝標識管理規定》對耗材的說明書、標簽和包裝標識進行檢查，進而檢查包括耗材的包裝有無破損，儲存條件是否適宜，是否出現霉變，有無過期等現象[12]。如存在一條不合格，即認為該樣本不合格。耗材每月盤點1次，每次2人，人員由護士長安排，嚴格執行雙人核對制，按照打印的耗材盤點表進入庫房盤點，計時由護士長執行。

1.4統計學方法 采用SPSS21.0軟件行t檢驗和χ2檢驗，檢驗水準α=0.05。

2 結果

2.1實施前后主要失效模式RPN值比較 見表2。

表2 實施前后主要失效模式RPN值比較 分，

2.2實施前后低值耗材的庫存量、庫存質量合格率和耗材月盤點時間比較 見表3。

表3 實施前后低值耗材的庫存量、庫存質量合格率和耗材月盤點時間比較

3 討論

醫療活動中所需的低值耗材價格相對較低，在臨床中的適用范圍較廣，涉及臨床醫療護理的方方面面，其種類繁多，各專科略有不同，且型號、規格復雜，管理相對困難。傳統科室低值耗材管理的缺點在于未對耗材管理的全過程進行實時監控[13-14]。本研究采取FEMA管理方法，其主要目的就是找出導致科室低值耗材失效的潛在因素，以便制定針對性的改進措施。通過對病區低值耗材使用信息資料調查發現，低值耗材管理中存在的主要失效模式(RPN≥125)有5項，次要失效模式(RPN<125)有3項，這些失效模式影響耗材在臨床的應用，傳統的耗材日常管理中，耗材的具體信息，如數量、規格及有效期等都是人工手動錄入計算機或登記在紙質版上，由于清點項目較多，易出現差錯，使耗材入庫和使用情況等信息不能及時更新，加之臨床護士由于工作繁瑣，登記不及時或忘記記賬，導致管理混亂。耗材的申領隨意性較強，而臨床醫療活動變化較快，病區所需耗材也隨之變化，傳統的耗材申領方式不能保證醫療活動的正常進行，是導致耗材積壓浪費或不足而影響治療護理的重要原因。本研究根據團隊成員查找到的病區低值耗材管理中的失效模式，首先在病區設置溫濕度適宜、專人管理的二級庫房，避免過去耗材由設備科或消毒供應中心領取到病區后，或將耗材放置在貨架上，或將耗材鎖于閑置的房間中，耗材容易遺失或因耗材儲存條件不符合要求，埋下安全隱患。本研究采用PIVAS伴侶軟件制定簡便易行的低值耗材信息管理系統，PIVAS伴侶軟件具有收集、分析、統計和預警等功能，能夠在病區低值耗材的管理中起到重要的作用[15-16]。該管理系統錄入了本病區近幾年的低值耗材使用情況并自動進行數據統計分析，得出適合本科室耗材申領的具體數據。同時管理系統對耗材申領時間和種類、量及時更新數據使病區能夠實時動態調整耗材庫存[17]，從而避免了耗材在病區的積壓或短缺。設立專人專崗，每日高效便捷智能盤點交接班，每個月末護士長負責盤點庫存，采用二維碼掃描與計算機中的信息匹配核對，省去了手動清點的麻煩，避免了差錯。

本研究結果顯示，病區低值耗材管理中5項主要失效模式在實施智能化管理后，RPN評分顯著下降，低值耗材的庫存量、庫存質量合格率和耗材月盤點時間與實施前比較，差異有統計學意義(均P<0.01)，說明基于FMEA的智能化管理可提高病區低值耗材的管理質量，極大降低了人為錯誤。但是在研究中團隊也發現，基于FEMA的智能化管理雖提高了低值耗材的管理質量，但仍然有部分信息錄入工作需要借助于手工作業，耗時費力。后期可將管理系統與相關科室，如器材科、消毒供應中心等聯網作業，以更大地提高工作效率。