大型三甲公立醫院人事信息系統在人力資源管理中的應用分析及建議

吳堅華，楊潔，亓望，劉宏偉

廣東省人民醫院（廣東省醫學科學院）人事處人力資源科，廣東 廣州 510080

人才隊伍建設以及信息化的人力資源管理是醫院發展的必要途徑。 隨著醫院規模不斷擴大，職工數量的增加及人員類別多樣化，傳統的人事信息管理方式已經難以適應當下現代化醫院的發展需要[1]。 而作為人事信息系統歸口部門的人力資源部門，除承擔日常的收集管理各類人員的人事信息的職責及人事數據統計工作外，更重要的是要充分把握醫院發展戰略及規劃，結合現有的人員情況配合制訂相應的人才需求計劃及人員管理制度[2]。 因此，人力資源管理的模式必須向信息化、系統化、多元化及動態化轉變，建立一體化的醫院人事信息管理系統尤為關鍵[1]。

1 醫院人事信息系統建設原則及目標

1.1 醫院人事信息系統建設原則

大型三甲醫院具有職工數量眾多、職工類型多元化、人事信息數據龐大的特點，結合現有的人事信息系統建設參考文獻，人事信息系統的建設原則主要體現在以下幾個方面：①安全性，人事信息涉及的個人數據類型多且敏感，從身份證號到職稱、家庭信息等，因此一個安全可靠的信息系統是人事信息系統構建的第一原則；②可維護、可拓展性，對于人力資源管理部門來說，維護員工個人的人事信息是常態，如簡單地維護個人的職稱、學歷到動態的考勤部門及科室輪轉登記，再到全院性的科室架構調整，人事信息系統的可維護性以及結合醫院當下的需求進行適當的架構或項目的拓展性調整是必不可少的；③實用性與操作性，目前的人事信息系統大多單純隸屬人力資源管理部門內部使用，但由于操作的頻繁及人員類別的多樣性，要求功能設計要兼具實用性和可操作性；④流程簡潔且界面友好原則；⑤數據處理性強，由于人力資源部門承擔了許多對外數據提供及分析的工作， 但人員基礎信息分析工作是一項頻繁提供的任務，因此，具備數據處理能力的人事信息系統是后期人事信息系統不斷發展的方向[2]。

1.2 醫院人事信息系統建設目標

理想的醫院人事信息系統應該是能夠實現與科研業績、相關醫療數據、教學數據等進行對接和共享，改善職工手動填寫的工作量，同時提高數據的準確性以及審核工作的效率[4]。

1.2.2 積極響應數據統計分析工作，為決策提供準確數據支撐 人事信息涉及的項目繁多，涉及個人身份信息、學歷學位、職稱職務、崗位聘用、薪酬等級等，而且大多為動態性數據，需要進行定期的維護[4]。人力資源部門承擔向各級各類主管部門上報月度、季度、年度各類型統計數據的責任，作為大量數據統計的出口部門，呈報數據及報表的準確性極為關鍵。人事信息系統的數據統計功能能夠在很大程度上規避手工統計所帶來的誤差，并且實現靈活快速進行數據統計，提高人事數據統計工作的準確率。

在未來的人事信息系統建設目標中，數據分析也是信息系統發展的一大趨勢，而當前對于未來趨勢的分析預測是人事信息系統缺乏的功能[5]。因此，人事信息系統的發展趨勢不應僅局限于數據統計、到期提醒，而是逐步實現協助單位進行戰略性規劃，分析人員流動趨勢、職工晉升發展等，為決策提供支撐。

2 A 單位的新人事信息系統現行情況

2.1 A 單位人員情況概述

作為珠三角地區的一家大型綜合性三甲公立醫院，A 單位擁有將近6 000 名員工， 包含的人員類別有醫、護、藥、技、研、行政后勤、勞務派遣，博士后、研究生、規范化培訓學員、退休職工等，其中包括醫護人員超過4 200人，占比超過70%。 由于人員類別多樣化，同時每個系列人員的人事信息收集項目和內容雖然相似，但仍有個性化部分，人事信息系統是人力資源管理部門掌握全院人員信息的主要渠道。

2.2 A 單位人事信息系統情況概述

2019 年9 月，A 單位人力資源管理部門上線了新的人事信息系統，改變當年人事信息系統僅存在內網的“孤島”狀態，簡單地采用類Excel 的數據庫進行人員信息補充修改的情況[6]，轉換為網絡版人事信息系統，提升了操作的使用便捷性及修改信息的及時性。

人事信息系統從不開放共享，僅單一為人力資源管理部門使用的系統，開放為老干處、護理部、科研處可進行查詢信息及維護部門管轄下的人事信息權限，如維護科研信息、離退休人員及聯系家屬情況，有效地提升了相關數據使用部門的便捷程度及人員管理效率。

新人事信息系統具備聯動薪酬系統、考勤系統、門診系統、流程審批等多個關鍵系統功能，實現有人員數據才有對應系統的操作權限，流程審批逐層有序進行，在一定程度上杜絕了以前人事系統“孤島”下的人員管理即時性缺失及人員數據單獨出現在個別系統上的可能性，提升了醫院整體人員管理的有效性。

2.3 A 單位人事信息系統涉及人員分類及功能

目前，A 單位的人事信息系統在保存原有信息系統人員分類的基礎上，整理規劃為“所有人員”“在職人員”“工勤輔助人員”“勞務派遣人員”“委托培養醫師”“博士后研究人員”“研究生”“進修生”“離職人員”以及“退休人員”子名冊，名冊對應不同類別人員并完善各類別的個性化信息。

隨著我國科學技術的不斷發展，使得電力化也成為了銀行經營的一種主要模式，電子信息管理技術的應用能夠促使銀行的業務服務水平以及服務效率得到了進一步的提升，給銀行的全面信息化建設國內工作也奠定了良好的基礎。但是在信息化管理技術的具體應用過程中，因為網絡技術開放性的特點，也就導致了信息安全問題無法得到有效的保障，這就要求各銀行能夠進行新的金融產品的不斷研究，并進一步提升信息安全保密系統，借此來促進銀行的信息安全性能得以提升。

人力資源管理部門負責日常維護在職在崗人員的進出及個性化信息，同時開放“委托培養醫師”“研究生”及“離退休人員”的部分權限供，歸屬部門進行及時維護，保證信息更新的及時性及準確性。

A 單位的人事信息系統也保留原有的表格式的人員統計表，方便日常統計工作。每月進行名單、表格導出保存，以供后期備查。 見表1。

表1 不同類型人員所需維護數據量（條/人）

3 A 單位人事信息系統當前面臨問題（拓展）

3.1 時間戳管理效果較弱

目前，A 單位在用的人事信息系統雖然已具備進行基本的人員信息分析及導出圖表的工作，通過導出全院人員情況分析表格實現基礎的數據統計功能。但由于系統缺少對于時間戳的管理功能，對于導出的人事信息表格仍舊呈現當前最新的狀態，無法實現回溯，導致導出數據與實際需求時間的人員情況有所出入。目前只能由工作人員進行每月機械化的導出保存，大大增加了數據統計工作的不變以及過往數據分析結果的不準確性。

3.2 數據導入字段無法滿足現狀

隨著醫院的不斷發展，人員類別的增加、用人方式的多樣化及單位架構的調整，對于人事信息系統的字段更新及下拉框的內容選項要求越來越高，需要人事信息系統能夠及時對調整后的架構、當前最新的專業名稱、新增的職稱系列進行更新。 但目前A 單位的人事信息系統由于初始架構及頁面搭建較為固化，字段仍停留在最初設定導入的字段上，對于架構的變動調整也需要人力資源部門花費大量人力、時間進行手動維護，無法滿足醫院現有的人事信息管理需求。

3.3 常規數據分析穩定性不夠理想

大型三甲醫院的人力資源管理工作需要時常面對統計各類型職工各類人事信息的情況，而由于人事信息涉及的條目及類型多，同時單位人員基數大，不同部門的數據申請需求頻率高且數據需求口徑相似度高，常有人力資源管理部門的數據統計工作出現低級重復勞動的現象[2]，如當前A 單位的人事信息管理系統的常規數據分析功能缺少穩定性，需要部門工作人員在導出基礎報表的基礎上進行手動的復核和修改，無法保證部門數據提供的效率及準確性。

3.4 人事信息系統模塊單一，無過程管理

當前A 單位的人事信息系統僅限于人員基本信息維護、將人員名單對接工資系統、考勤輪轉以及OA 的流程審批，缺少了現代人力資源管理理念中的過程管理[7]，如招聘入職、培訓、績效管理、年度考核等，盡管是新系統，但依舊保留著傳統人事信息的工作模式和管理理念[8]，仍舊停留在人事系統與其他關鍵系統脫節的狀態。

4 醫院人事信息管理系統改進建議

4.1 拓展醫院人事信息系統過程管理功能

有規劃性地對人力資源進行有效的管理及合理的配置，從醫院的人才“選、育、留、用”到考核、激勵、調整等一系列的過程管理，調動職工的積極性，發揮職工的最大潛能[9]，是醫院人力資源的基本要求。而人事信息系統作為醫院人力資源管理的重要組成部分[10]，是為醫院人力資源精細化管理提供支撐的重要工具[7]。因此，醫院的人事信息開發需要不斷朝著規劃人力資源管理業務流程方向發展，實現員工從投遞簡歷到招聘、入職、合同、薪酬福利、轉編、考勤輪轉、職稱申報、離退等全生命周期的流程化管理，為人力資源管理部門提供預警及提示機制，減少人工的篩選查找，提升數據信息使用的科學性[11-13]。

4.2 提升數據分析的準確性及效率

由于人事信息系統的開發一般由信息技術公司進行開發配置，在進行人事信息系統上線及使用過程中，人事部門提前將常規的、頻繁的數據統計項目提供給信息技術公司[4]進行需求的溝通及模塊開發，以便在系統上線后可以極大地提高人力資源部門對外提供人事相關數據的效率，也可以讓人力資源管理部門從日常重復統計工作中解放，并將精力投入到更高價值的人力資源管理工作中[14-15]。

4.3 增加時間戳管理并及時進行后期更新迭代

時間戳管理可以說是當前人事信息系統的短板，因為涉及的開發工程量較大且復雜，對于人事信息系統的開發成本較高。但由于時間戳管理工作對于醫院的人事信息管理工作尤為重要，除流程化的管理外，保留過往人事數據資料，并實現隨時導出或備查是醫院人力資源管理部門在人事數據維護過程的一大要點，因此，無論是醫院實行自主開發人事信息系統或外包信息技術公司，時間戳作為人事信息系統的功能之一必須列入需求說明書中。 由于醫院的快速發展，人事信息系統需要具備不斷更新字典及架構的情況，因此，能夠實現更新快速、使用友好、導入順暢是人事信息系統的改進方向[16]。

5 人事信息系統應用構想

5.1 人事信息系統共享平臺

建立由人力資源部門管理數據來源及標準為主的科研、教育、醫務護理及老干共享平臺模式，實現全院人事信息唯一且標準化[1]，便于各職能部門進行數據統計及分析，并開放職工自助查詢個人基本信息權限，減少院內對人員基本人事信息查詢的需求申請工作。

5.2 人事信息系統與教務、科研、職稱評聘系統的集成

目前的人事信息管理系統面臨科研、教務及職稱評聘資格審核的要求時，只能通過簡單的信息表格導出進行再次表格信息補充及調整，因此，未來醫院的人事信息系統開發方向可調整為將科研、教務及職稱評聘常用數據表格導入人事信息管理系統，由人事信息系統按照表格要求篩選相關人員信息，并生成對應的科研、教務及職稱評聘規范表格，保證數據的一致性[2，17]。

5.3 多終端暢通職工

目前很多的人事信息管理系統僅開放部分職能處室查閱功能，對于職工查詢及更新個人信息仍舊是“孤島”狀態。作為醫院職工，需填寫申報各類科研、教學、職稱表格較多，其中涉及各相關部門審核的個人信息共性強，作為兼具了管理和服務的雙重角色的人力資源管理部門，為每一位職工和相關部門提供便捷服務，讓職工感受到“辦事易”是實現好服務、好管理的體現[18]。

因此，開發獨立人事信息系統手機APP 或建設網上自助查詢辦事大廳，實現職工及管理人員隨時查詢個人信息[1]、導出具備個人基本信息的申報表、提交作證材料更新信息并由人力資源部門進行核實等功能，既提高職工辦事便捷度，也提升了各部門的辦事效率。

6 結論

新時代條件下，醫院的發展離不開對人力資源管理的新趨勢、新思想的掌握和運用，人事信息系統的搭建是醫院開展精細化管理的基礎，人事信息系統創新也是人力資源的管理創新，不斷地提升醫院的人力資源精細化及科學化管理程度，尋求新的技術和方法，才能在迅速發展的新時代中保存自身的核心競爭力。