加強事業單位干部人事檔案“三化”管理的幾點思考

周意紅 劉琦

摘要：文章簡析了21世紀電子信息化時代事業單位干部人事檔案“三化”管理的意義及目前面臨的主要問題，并圍繞干部人事檔案需更有效地服務于國家人才強國戰略和全社會人力資源合理配置的時代使命，提出了加強事業單位干部人事檔案“三化”管理的幾點措施。

關鍵詞：干部人事檔案；科學化；制度化；規范化

中圖分類號：D630.3文獻標識碼：A文章編號：2095-5103（2021）01-0113-04

作者簡介：周意紅，中國科學院天津工業生物技術研究所業務主管，碩士；劉琦，中國科學院天津工業生物技術研究所人事教育處處長，博士。

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料，是每名干部的真實“身份證”。干部人事檔案的“三化”管理是指干部人事檔案工作的科學化、制度化、規范化建設。1995年11月召開的全國干部人事檔案工作經驗交流會上明確將“大力加強干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設，更好地為干部人事工作和人事決策工作服務，為改革開放和社會主義現代化建設服務”；1996年12月，中共中央組織部印發《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》，決定“全面推行干部人事檔案制度化、規范化、科學化管理”；2018年11月，中共中央辦公廳頒布的《干部人事檔案工作條例》中再次強調“三化”管理的重要性，要求充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化。干部人事檔案“三化”管理是當前黨和國家對干部人事檔案工作的整體要求，為順應時代需求，各事業單位應圍繞這個目標不懈努力、砥礪前行。

一、加強事業單位干部人事檔案“三化”管理的意義

干部人事檔案工作的科學化管理是指干部人事檔案工作管理的體制機制要適應目前社會發展需求、有效服務于國家人才強國戰略和全社會人力資源合理配置；干部人事檔案工作的制度化管理是指以國家的相關法律法規為依據，建立和完善干部人事檔案工作各項規章制度，確保干部人事檔案工作的各個環節嚴格按照規章制度運行；干部人事檔案工作的規范化管理是指干部人事檔案工作的各個環節應按照工作程序，嚴格審查和收集各類資料，制定干部檔案清單，統一資料歸檔范圍、歸檔方式，做到“一人有一檔，人人不漏檔”，確保干部人事檔案齊全完整。干部人事檔案“三化”管理之間相輔相成又相互制約，科學化是基礎和手段，制度化是前提和保證，規范化是重點和根本[1]。干部人事檔案“三化”建設為當前干部人事檔案工作指明了方向，是各個事業單位貫徹新時代黨的組織路線，落實從嚴管理干部要求，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中重要作用的有效保障。

二、加強事業單位干部人事檔案“三化”管理面臨的主要問題

1.管理體制機制不順，影響干部人事檔案科學化的步伐

首先，我國堅持事業單位干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，干部如果遺失檔案或者檔案材料審核不通過，就意味著失去了進入國有事業單位工作或晉升到領導干部崗位的機會。而實際上除了應用于引進人才、提拔干部、上級檢查等情況，干部人事檔案往往處于無人問津的狀態，發揮不了應有的作用。其次，在傳統模式下，事業單位干部人事檔案一直采取封閉性管理模式，在一定程度上降低了干部人事檔案的原始性、真實性、完整性。最后，事業單位干部人事檔案管理不集中，有些單位實行編內人員人事檔案存單位、編外人員人事檔案存人才市場的管理模式。這種按身份管理檔案的模式不僅不利于人才的統一管理，同時也不便于檔案的借取利用，甚至易讓編外人員認定為不平等待遇，從而影響其工作積極性。總之，當前事業單位干部人事檔案管理的體制機制已遠不能滿足社會人力資源合理配置的需求，“棄檔”“死檔”現象時有發生，極大阻礙了干部人事檔案科學化的步伐。

2.制度執行力度不夠，影響干部人事檔案制度化的建設

沒有規矩不成方圓。第一，干部人事檔案管理由于缺乏國家層面法律法規的有效監督和保護，導致在實際工作中不能完全按照《干部人事檔案工作條例》的規定來收集、整理、利用與保管檔案，各種不規范管理檔案的情形時有發生。第二，新形勢下，各事業單位對以新的內容和載體形式出現的人事檔案材料持保守態度，未能形成與時俱進的標準和規范，而舊的規章制度已經無法適應社會發展的需要。第三，由于檔案行政部門未對干部人事檔案管理進行有效的監督指導，使得干部人事檔案管理工作往往處于無人監管的狀態，易出現新增材料不能及時歸檔、部分人員檔案材料遺失等情況。

3.管理方式方法滯后，影響干部人事檔案規范化的進程

21世紀是電子信息化的時代，但很多事業單位的干部人事檔案管理仍停留在傳統的單一紙質材料保管模式，依賴人工收集歸檔以及查閱。同時，由于缺乏重視和關注，干部人事檔案管理工作往往不能持之以恒，檔案收集整理完全依靠檔案管理工作者單方的力量。這種傳統管理模式不僅費時費力，效率低下，而且紙質檔案材料也不易保存，無形中影響了檔案材料的完整性。

三、加強事業單位干部人事檔案“三化”管理的措施

1.創新管理體制機制，全面推進干部人事檔案科學化管理

（1）堅持黨管干部原則，加強服務、擺正位置

在新的歷史條件下，事業單位的干部人事檔案工作更應堅持黨管干部的原則，堅持以人民為中心，積極主動接受單位黨委對干部人事檔案的領導和監督，將干部人事檔案管理工作列入組織干部人事部門議事日程，強化干部人事檔案集中管理的體制機制，讓廣大職工站在更高角度認識干部人事檔案的價值。充分發揮干部人事檔案在干部入職、轉正定級等一系列工作中的重要憑證作用，保障組織人事工作有理有據、公平公正開展，同時維護職工的正當利益，進一步獲取領導和廣大職工的重視，贏得干部人事檔案管理在事業單位工作中應有的重視和地位，為國家和社會創造更多的財富[2]。

（2）以人為本，推進干部人事檔案的透明度改革

人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是黨和國家的機密，歷來我國的干部人事檔案一直披著“神秘的面紗”。新形勢下，我們可以借鑒國外人事檔案管理工作的先進經驗，不斷推進干部人事檔案的透明度改革，樹立干部人事檔案“以人為本、立檔為民”的管理理念，出臺相應政策保障干部人事檔案工作由完全保密逐步向審慎開放轉變，并確保干部本人對有異議的人事檔案信息有提出申訴和保護個人隱私等權利[3]。推進干部人事檔案的透明度改革，使干部本人更加了解自身情況以及關注干部人事檔案工作的開展，逐步改觀大眾對干部人事檔案的印象，從而實現干部人事檔案工作的真正民主化。

（3）積極承擔管理責任，實現“一盤棋”管理模式

目前，我國事業單位中普遍存在單位規模體量不斷擴大，卻不能獲得政府層面給予編制支持的現象，因此新招入單位的職工大多數只能聘用為編外人員。為化解各種利益矛盾、穩定人心，事業單位往往會采取“同工同酬”的管理模式。因而，對于編外人員的干部人事檔案，我們也應積極主動承擔管理責任，實現編內與編外人員的干部人事檔案“一盤棋”的管理模式，弱化編制問題給職工帶來的困擾，消除干部培養過程中身份的束縛。

2.加強制度執行的剛性，全面實行干部人事檔案制度化管理

（1）加強國家有關干部人事檔案的法律法規建設，實現干部人事檔案工作法治化

我國現行的干部人事檔案工作法規主要有《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》《干部人事檔案造假問題處理辦法（試行）》等，這些法規對干部人事檔案的收集整理、日常管理等工作都有詳細的規定，但在實際工作中很難引起領導和職工的關注。事業單位是否按國家法規開展干部人事檔案工作，完全取決于檔案管理工作人員的責任心，而許多檔案管理工作人員因為不被理解重視，加之其兼有很多其他工作任務，工作中往往會力不從心。因此，干部人事檔案管理工作必須拔高層次，加強改革頂層設計和頂層推動，由國家立法，在法律的監督下開展工作。特別是干部人事檔案信息化時代的到來，更加迫切需要制定法律法規來維護工作秩序。比如，可以在《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國勞動法》《事業單位人事管理條例》等大型法律法規中增加有關干部人事檔案的相關條文，明確單位領導、檔案管理人員、檔案所屬人員各自的法律責任，同時維護各方的權利與利益，全面實行干部人事檔案法制化管理[4]。

（2）改革完善各事業單位干部人事檔案規章制度，嚴格按照規章制度辦事

目前，各事業單位傳統保守的干部人事檔案管理制度已不能適應現代社會需求，嚴重阻礙了干部人事檔案科學化、規范化的步伐。新形勢下，我們要不斷創新思想觀念，加強調查研究，綜合人事檔案科研學者和一線工作人員的意見，總結經驗教訓，探索新型適用的干部人事檔案規章制度，嚴格按照規章制度辦事。一是完善收集整理制度。檔案材料的收集是檔案工作的起點，也是極其重要的環節。我們應建立科學、合理、有效的材料收集工作機制，將普通收集與定向收集、長期性收集與突擊性收集結合起來，增強檔案材料的真實性、收集過程的規范性。二是建立信息化制度。干部人事檔案信息化建設，必須堅持從實際出發，遵守相關規章制度，以業務應用為導向，逐步建設適應社會發展的信息化系統，不斷提高干部人事檔案工作水平。三是改革利用服務制度。我們應平衡好保密與開放服務的關系，轉變傳統干部人事檔案管理工作以保密為重點的思路，將制度建立的重點落到綜合利用和人性化服務的層面，保障職工本人對其檔案的合理權利，達到現代干部人事檔案管理保密與開放的統一。

（3）建立監督管理體系，督促相關規章制度的落實

制度失去監督，就會成為一紙空文。因此，事業單位干部人事檔案工作必須建立權責清晰、監督到位、保障有力的監督管理體系。一方面，事業單位上一級行政管理部門應加強對各事業單位干部人事檔案的監督檢查，督促相關規章制度的落實。另一方面，應賦予干部人事檔案當事人在適當的范圍內監督其檔案的權利，保障當事人的知情權和申訴權，加深認識，培養主人翁意識，提升全社會對干部人事檔案的重視度，從而保障干部人事檔案規章制度的順利落實[5]。

3.創新管理方式方法，全面加強干部人事檔案規范化建設

（1）加快干部人事檔案信息化進程，實現多途徑利用

進入電子信息化時代，傳統的封閉式人事檔案管理已經不能滿足社會日益發展的需求，干部人事檔案信息化建設的任務刻不容緩。目前，事業單位干部人事檔案信息化建設尚處于起步階段，我們要遵循“科學、規范、適用”的原則，確立檔案信息化建設的長期工作目標和近期工作任務。首先，應建立干部人事檔案數據庫信息管理系統，利用計算機對人事信息進行查詢、檢索和統計分析，將個人信息用圖表等直觀的形式展現出來，以更加明晰的方式對職工進行全方位的比較，為組織人事部門選拔考察干部提供有力參考。其次，應開發干部人事檔案社會服務系統，通過掃描職工的個人簡歷、學習經歷、工作經歷、任免材料、信用記錄等內容建立職工的網絡檔案，并在法律允許的范圍內通過身份證號碼或社會保障號碼即可對檔案的內容進行查詢，實現干部人事檔案的多途徑利用，從根本上解除以往干部人事檔案給人才流動帶來的限制，進而促進人力資源的優化配置[6]。

（2）建立長效管理原則，規范干部人事檔案工作全過程管理

干部人事檔案工作貴在堅持與堅守，在檔案材料收集、審核、歸檔、利用的全過程管理工作中，除嚴格遵守規章制度外，還應及時總結工作經驗，掌握工作規律，提高工作效率，自覺以“三不”“三嚴”原則抓好干部人事檔案管理工作，即審核不合格的不接收、不符合要求的不歸檔、不符合查閱規定的不提供；嚴防丟失毀損、嚴防涂改造假、嚴防失密泄密。各事業單位應加強溝通交流，學習先進經驗，做到收集材料“齊全”且“規范”、審核整理“嚴格”且“精準”、日常工作“耐心”且“細心”、查詢利用“合規”且“民主”，不斷建立完善長效管理機制，規范干部人事檔案工作全過程管理。

（3）保障人、財、物投入，建立健全干部人事檔案工作網絡

干部人事檔案工作是組織人事工作中的重要組成部分，是組織人事工作的基礎和保障。因此，各事業單位不僅應為干部人事檔案工作配置專業且專職的工作人員，保障干部人事檔案工作開展的經費需求，而且應提供完備的檔案管理配套系統。在此基礎上，建立健全單位檔案工作網絡，為各部門配備兼職檔案員，建立整個單位上下聯通、層次分明的干部人事檔案管理工作網絡，進而為干部檔案工作的有效開展提供隊伍保障。

綜上，干部人事檔案工作事關黨和國家人才強國戰略的順利實施，完善干部人事檔案管理迫在眉睫。當前，各事業單位要以干部人事檔案的改革創新為核心，堅持依法“治檔”，切實加強干部人事檔案管理，不斷提高干部人事檔案工作質量和服務水平，不斷提升干部人事檔案管理的整體管理水平，促進干部人事檔案工作走上更加科學化、制度化、規范化管理的軌道。

參考文獻：

[1]方德生.干部人事檔案工作“三化”建設辯證關系淺析[J].經濟研究導刊，2013（24）.

[2][3]黃霄羽.國外人事檔案管理的特點及啟示[J].北京檔案，2006（1）.

[4]張亞玲，胡元潮.對人事檔案制度改革的幾點思考[J].浙江檔案，2012（12）.

[5]李國民.淺談我國人事檔案管理工作改革的新設想[J].北京檔案，2011（7）.

[6]安瑩瑩.新形勢下地方高校人事檔案改革淺析[J].檔案管理，2016（4）.

責任編輯：馬程