基于Microsoft Office的工資發放解決方案

黃慶和 檀滿霞 左美玲 饒蘭香

[摘? ? 要] 新的《個人所得稅扣繳申報管理辦法（試行）》規定，自2019年1月1日起，個人所得稅須全年累計計算。為使中小微企業免于購置工資發放軟件，節約財務辦公成本，文章介紹如何組合應用常用的Microsoft Office的Excel、Word和Outlook三大軟件制作工資表實現職工工資個稅累計計算、生成職工工資條和自動發送至職工的電子信箱，完成每月職工工資發放。

[關鍵詞] Office;工資表;個稅;累計計算;工資條;自動發送

0? ? ? 引? ? 言

發放職工工資是企事業單位每月必不可少的財務行為，對中小企事業單位特別是私人小公司來說，購置工資發放軟件會增加財務成本。為了減輕企事業單位負擔，提高財務人員工作效率，本文將詳細介紹如何利用常用的Microsoft Office的三大軟件完成每月職工工資發放：用Excel制作工資表實現工資個稅的累計計算;用Word制作工資條;用Outlook發送工資條到職工的電子信箱。本文以Office 2010為例。

1? ? ? 工資表與個稅累計計算設計

國家稅務總局2018年第61號公告規定，2019年1月1日施行《個人所得稅扣繳申報管理辦法（試行）》，扣繳義務人向居民個人支付工資、薪金所得時，應當按照累計預扣法計算預扣稅款，并按月辦理扣繳申報。工資表設計的思路：先建立一張無數據的工資表模板，復制工資表模板得到1月份工資表，設置各種公式函數;復制1月份工資表得到2月份工資表，更改公式的部分參數關聯1月份相關數據;3～12月份工資表操作類似2月份。

1.1? ?工資表模板設計

使用Microsoft Excel 2010新建一個空白工作簿，保存為“2020年工資發放表”。依次點擊“文件”“選項”“高級”，勾選“將精度設為所顯示的精度”。將工作表“Sheet1”重命名為“工資表模板”，作為2020年工資發放表模板。根據單位職工薪金發放情況，設定表頭項，分為三類：一類為發放項，設置“崗位工資”“薪級工資”“基礎性績效工資一”“基礎性績效工資二”“獎勵性績效工資”“獨子費”“保健特崗補貼”“其他工資”“其他發放”“實發合計”“應發工資”;二類為扣除項，設置“扣稅”“房租”“水費”“電費”“會費”“衛生費”“公積金”“職業年金”“養老保險”“失業保險”“醫療保險”“缺勤扣款”“其他扣款”“扣款合計”;三類為個稅計算項，設置“專項附加扣除”“應納稅所得額”“稅率”“速算扣除”“本月應扣稅款”“累計應扣稅款”“累計已繳稅款”。

1.2? ?1月份工資表設計與個稅計算

右擊“工資表模板”工作表，通過“移動或復制（M）”復制工資表模板到本工作簿，命名為“1月工資”，作為2020年1月份工資表。

1.2.1? ?各合計項公式設計

“實發合計”為實際發放給職工的工資，即“應發工資”減去“扣款合計”，公式設為“=M5-AA5”。表的最后行“小計”為各數據列的合計，設置SUM函數即可。

1.2.2? ?工資個稅相關項公式設計

新稅法規定，累計預扣法是指扣繳義務人在一個納稅年度內預扣預繳稅款時，以納稅人在本單位截至當前月份工資、薪金所得累計收入減除累計免稅收入、累計減除費用、累計專項扣除、累計專項附加扣除和累計依法確定的其他扣除后的余額為累計預扣預繳應納稅所得額，適用個人所得稅預扣率表（表1），計算累計應預扣預繳稅額，再減除累計減免稅額和累計已預扣預繳稅額，其余額為本期應預扣預繳稅額。余額為負值時，暫不退稅。納稅年度終了后余額仍為負值時，由納稅人通過辦理綜合所得年度匯算清繳，稅款多退少補。

本期應預扣繳稅額=（累計預扣預繳應納稅所得額×預扣率-速算扣除數）-累計減免稅額-累計已預扣預繳稅額。

1.2.2.1? ?應納稅所得額

累計預扣預繳應納稅所得額=累計收入-累計免稅收入-累計減除費用-累計專項扣除-累計專項附加扣除-累計依法確定的其他扣除。其中，累計減除費用，按照5 000元/月乘以納稅人當年截至本月在本單位的任職受雇月份數計算。

1月份雖然不存在累計計算，但為了操作簡便，本文通過累計工資表模板的零值來設計1月份工資表的公式函數。

1月份的應納稅所得額為本月的累計收入減除累計免稅收入、累計減除費用、累計專項扣除、累計專項附加扣除和累計依法確定的其他扣除后的余額，等于“應發工資”減去免稅收入項“獨子費”，減去減除費用項“公積金”“職業年金”“養老保險”“失業保險”“醫療保險”和“缺勤扣款”等，減去“專項附加扣除”，減去累計減除費用“5 000”，公式設為“=M5-I5-T5-U5-V5-W5-X5-Y5-AB5-5 000+（IF（T5>2 181，T5-2 181，0）+（IF（U5>727，U5-727，0））+SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，工資表模板！AC5：AC11）”。其中，“+SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，工資表模板！AC5：AC11）”是累計工資表模板的零值。“IF（T5>2 181，T5-2 181，0）”是指公積金超過2 181元的部分需要納稅，“IF（U5>727，U5-727，0）”是指職業年金超過727元的部分需要納稅，這兩個數字由相關政策規定，每年可能都不一樣，需實時變更。

1.2.2.2? ?稅率

根據個人所得稅預扣率表（表1），稅率由應納稅所得額決定，共分7級。需要注意的是，當應納稅所得額為“0”或負數的時候，稅率應為“0”。所以稅率可以利用IF條件函數根據應納稅所得額的值自動判斷稅率的值，公式設為“=IF（AC5≤0，0，IF（AC5≤36 000，3%，IF（AC5≤144 000，10%，IF（AC5≤300 000，20%，IF（AC5≤420 000，25%，IF（AC5≤660 000，30%，IF（AC5≤960 000，35%，45%）”。

1.2.2.3? ?速算扣除數

速算扣除數的公式設定類似稅率。根據個人所得稅預扣率表（表1），速算扣除數可以由應納稅所得額判定，也可以由預扣率判定。這里選擇由應納稅所得額判定，速算扣除數公式設為“=IF（AC5≤36 000，0，IF（AC5≤144 000，2 520，IF（AC5≤300 000，16 920，IF（AC5≤420 000，31 920，IF（AC5≤660 000，52 920，IF（AC5≤960 000，85 920，181 920）”。

1.2.2.4? ?個稅計算

設計三個計算項，“本月應扣稅款”“累計應扣稅款”和“累計已繳稅款”。

“累計應扣稅款”為到本月（含本月）累計應該預扣預繳的總金額，即累計的應納稅所得額×預扣率-速算扣除數，公式設為“=AC5*AD5-AE5”。

“累計已繳稅款”為到本月（含本月）已經預扣預繳的總金額，但當小于上月的累計已繳稅款時，取上月的值，公式設為“=MAX（AC5*AD5-AE5，‘工資表模板！AH5）”，表示為到本月為止實際累計預扣預繳數。MAX函數是比較本月累計應扣稅款與上月累計已繳稅款取大值。

“本月應扣稅款”=本月累計應扣稅款-上月累計已繳稅款，即本月應預扣預繳稅款。新稅法規定余額為負值時，暫不退稅，所以公式設為“=MAX（0，AG5-SUMIF（‘工資表模板！B5：B11，B5，‘工資表模板！AH5：AH11））”，結果為負值時取零。SUMIF函數取出上月累計已繳稅款的值，MAX函數確保結果為負值時取零。

上述所有公式設置完成后，利用Excel的“填充”功能向下進行公式填充，完成其他行的公式設置。根據職工薪金情況，錄入1月份薪金各項數據，即可完成1月份工資表（圖1）。

1.3? ?2～12月份工資表與個稅累計計算

1.3.1? ?2月份工資表

通過“移動或復制（M）”復制1月份工資表得到2月份工資表，命名為“2月工資”。2月份的應納稅所得額需累計1月份的納稅所得額，計算出累計應預扣預繳稅額，減去1月份的預扣預繳稅額即為本月應預扣預繳稅額，結果為負值時取零。為此需更改“應納稅所得額”“本月應扣稅款”和“累計已繳稅款”的公式的部分參數，用替換命令把公式里的“工資表模板”全部替換成“1月工資”，關聯1月份工資表數據即可。2月份“應納稅所得額”公式為“=M5-I5-T5-U5-V5-W5-X5-Y5-AB5-5 000+（IF（T5>2181，T5-2181，0））+（IF（U5>727，U5-727，0））+SUMIF（‘1月工資！B5：B11，B5，‘1月工資！AC5：AC11）”。2月份“本月應扣稅款”公式為“=MAX（0，AG5-SUMIF（1月工資！B￥5：B￥11，B5，‘1月工資！AH5：AH11））”。

2月份“累計已繳稅款”公式為“=MAX（AC5*AD5-AE5，‘1月工資！AH5）”，表示到本月為止實際累計預扣預繳數。小于上月累計已繳稅款時，取上月的值。

1.3.2? ?3～12月份工資表

3～12月份的工資表的操作類似2月份，通過復制上月工資表建立本月工資表，然后更改公式里的參數關聯上一個月工資表數據。如N（N≥3）為當月月份數字，復制（N-1）月工資表得到N月工資表，把N月工資表的公式里的“（N-2）月工資”替換為“（N-1）月工資”即可。

2? ? ? 工資條設計

Microsoft Word制作工資條，利用郵件合并功能從工資表取出相關數據自動生成職工工資條（以1月份工資為例）。

2.1? ?工資表（數據源）處理

用Excel打開工資表，在1月份工資表的最后添加一列“電子郵箱地址”，填入每位職工的郵箱地址。為了便于Word郵件合并，我們先把工資表設置一個打印區域。依次點擊“頁面設置”“工作表”進行打印區域設置，打印區域為表頭行和職工信息行，不包括表頭以上行、匯總行等其他行。

2.2? ?制作工資條模板。

打開Word，新建一個兩列多行的表格。根據實際需要，在第一列輸入“工號”“姓名”“崗位工資”“薪級工資”“應發工資”“扣稅”“實發工資”等，第二列為空，可進行適當的排版。依次點擊“郵件”“選擇收件人”“使用現有列表”，打開“使用數據源”窗口，選擇工資表文件，打開后選擇具體的表，選擇“‘1月工資￥_xlnm#Print_Area”（圖2）。

點擊“插入合并域”給工資條的第二列插入相應的域，這樣就能取出工資表中的相應值。如“姓名”后列插入域“姓名”，“崗位工資”后列插入域“崗位工資”，其他操作相同。點擊“預覽結果”就可以看到工資表相關數據信息被取出，工資條已經生成。如果工資表數據有小數，則工資條需要進行精度控制。如工資條的“養老保險”預覽顯示為“245.759 999 999 999 99”，實際工資表中是“245.75”。

選中工資表中的域“養老保險”，右擊選擇“切換域代碼”，在大括號內的最后加入代碼“＼#"0.00"”，右擊選擇“更新域”，則精度設為小數點后兩位。其他域進行同樣操作。至此工資條模板制作完成，保存文件。

3? ? ? 工資條自動發送

Microsoft Word利用郵件合并發送工資條至職工的電子信箱，需要先配置好Outlook。

3.1? ?Outlook配置

打開Outlook，添加一個賬戶。依次點擊“文件”“賬戶信息”“添加賬戶”，“選擇服務”窗口選擇“電子郵件賬戶”，點擊下一步;“自動賬戶設置”窗口選擇“手動配置服務器設置或其他服務器類型（M）”，點擊下一步;“選擇服務”窗口選擇“電子郵件賬戶”，點擊下一步;打開“Internet電子郵件設置”窗口（圖3），設置如下。

“你的姓名”可以自定義填寫“某某單位財務”;“電子郵件地址”填寫用于發送工資條郵件的郵箱地址，這里以QQ郵箱為例;“服務器信息”下的“接收郵件服務器”填寫“pop.qq.com”，“發送郵件服務器（SMTP）”填寫“smtp.qq.com”;登錄信息下的“用戶名”填寫QQ賬號，“密碼”填寫的不是QQ郵箱的登錄密碼，而是需要登錄QQ郵箱網頁版去獲取的授權碼。

瀏覽器登錄QQ郵箱，在“設置”的“賬戶”下“POP3/IMAP/SMTP/Exchange/CardDAV/CalDAV服務”處點擊開啟“POP3/SMTP服務”，按提示操作獲取授權碼。獲取后的授權碼填入“Internet電子郵件設置”的“登錄信息”下的“密碼”框內并勾選“記住密碼”。如果QQ郵箱登錄密碼更改了，則須重新獲取新的授權碼填入此處。在“Internet電子郵件設置”窗口點擊“其他設置”，會打開一個新的窗口（圖4）。在“發送服務器”點選“使用與接收郵件服務器相同設置”，勾選“我的發送服務器（SMTP）要求驗證”;在“高級”的“服務器端口號”的“接收服務器（POP3）”填入“995”，勾選“此服務器要求加密鏈接（SSL）”，“發送服務器（SMTP）”填入“465”，“使用以下加密連接類型”填入“SSL”，“傳遞”下勾選“在服務器上保留郵件的副本”;其他不勾選，點擊確定。

點擊“測試賬戶設置”測試賬戶配置是否成功，如果成功則賬戶配置完成。

3.2? ?發送工資條

Word重新打開工資條模板文件，提示“打開此文檔將運行以下SQL命令……”，點擊否。依次點擊“郵件”“選擇收件人”“使用現有列表”，打開“使用數據源”窗口，選擇工資表文件，打開后選擇“‘1月工資￥_xlnm#Print_Area”。

點擊“預覽結果”可以查看職工工資表信息。依次點擊“完成并合并”“發送電子郵件”。在“合并到電子郵件”窗口，“收件人”選擇“ E-mail”，主題行填寫“2020年1月份工資條”（可自定義），“郵件格式”選擇“HTML”，“發送記錄”選擇“全部”。點擊“確定”，則自動調用Outlook發送全部職工的工資條至相應的郵箱。

4? ? ? 結? ? 語

本文利用常用的Microsoft Office的三大軟件Excel、Word和Outlook，簡便地實現了職工工資個稅的累計計算和自動生成工資條并發送到職工的電子信箱，為企事業單位發放職工工資提供了一種既簡捷又經濟的方案，從而助推其事業發展。

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