訂單法下材料成本核算異常的應對策略探討

摘要：本文簡要分析了工單材料成本核算常見異常情況：工單實際耗用物料跟工單產品數(shù)量不匹配異常以及存貨發(fā)出計價異常，然后結合制度流程建設、ERP系統(tǒng)探討這兩類問題的解決方案，破解工單材料成本核算異常的問題。

關鍵詞：材料成本;制度流程;用友U8;SAP

按工單生產，便于控制庫存，實現(xiàn)工單的事前、事中、事后控制，還能計算每個批次、品種、步驟的產品成本，因此訂單法已經成為主流ERP系統(tǒng)一致支持的成本核算方法。眾所周知，生產組裝型企業(yè)核算的難點在于成本核算，成本核算的難點則在于材料成本核算。本文擬對訂單法下的材料成本核算過程中的問題進行分析，然后提出制度性的解決方案，再結合ERP系統(tǒng)探討材料成本核算問題的解決辦法。

一、工單材料成本歸集異常原因簡要分析

工單[1]材料成本歸集異常原因有下面幾種情況：1、物流跟信息流不一致，包括：（1）倉庫部門不嚴格按照系統(tǒng)單據(jù)規(guī)定的物料發(fā)料，而是使用了替代物料發(fā)料;（2）車間產品入庫或退料時，貨不對版，也照單全收;（3）信息流跟物流有時間差，也就是說料已領或已退，或者產品已經入庫，但是系統(tǒng)單據(jù)未及時過賬更新庫存。2、車間不按單領料、按單生產、按單入庫、按單退料。具體包括：（1）車間領退料時，不按照工單領退料，而是按照成本中心領退料。（2）車間領用物料后，不按照領料單對應的工單進行生產，而是挪到其他工單生產;或者倉庫做不到齊套發(fā)料時，車間挪用其他工單的物料進行生產。（3）不按照訂單入庫，頻繁出現(xiàn)超訂單入庫的情況，將其他工單生產的產品入到本工單來。（4）關閉工單前該退的物料沒有及時清退，跨月再退，直接影響工單成本核算的準確性。3、系統(tǒng)的功能設置不到位，比如說需要調撥到車間線邊倉的物料，未設置倒沖入庫;有副產品、聯(lián)產品生產的工單，未在BOM里面進行副產品、聯(lián)產品的相關設置。4、材料發(fā)出價格異常，包括價格為零或者負數(shù)等異常情況。諸如此類等等。這些異常，直接導致了工單材料成本核算不準確。那如何解決呢？

二、材料成本核算異常的應對策略

工單的材料成本等于工單物料用量乘以物料價格，要解決材料成本核算不準確的問題，首先要解決影響工單實際耗用物料歸集準確性的問題;其次還要解決影響領料計價準確性的問題。這兩個問題解決了，材料成本核算不準確的問題自然就迎刃而解。

（一）工單實際耗用物料跟工單產品數(shù)量不匹配的解決策略

工單材料成本核算不準確，很大一部分原因是工單實際耗用物料跟工單產品數(shù)量不匹配。要解決這個問題，一定要運用系統(tǒng)性思維，構建完整的生產管理制度體系，明確制度的執(zhí)行責任，強化制度執(zhí)行考核，并將制度流程固化到ERP系統(tǒng)中，利用好系統(tǒng)工具的管理控制功能，解決工單實際耗用物料跟工單數(shù)量不匹配的問題。

1、構建完整的生產管理制度體系

首先，要制定物料管理制度。通過物料管理制度要求做到信息流跟物流跟一致，就是說倉庫部門要嚴格執(zhí)行領退料單據(jù)過賬更新庫存與辦理物料出入庫手續(xù)同步的規(guī)則;物料收發(fā)時，不使用替代材料發(fā)料、也不張冠李戴進行入庫;如需要使用替代材料，需要進行工程變更，刷新工單組件，重新制作系統(tǒng)發(fā)料單后再發(fā)料。特別要強調一點，禁止生產部門私下進行挪料作業(yè)。

其次，對工單生產、工單變更、關閉等作業(yè)也要制定制度加以規(guī)范。工單數(shù)量的變更，會引起生產訂單物料組件的變化;定期檢查并對工單進行技術性關閉時，要先檢查工單的產品是否已經全部入庫，多余的物料是否退回倉庫。

再次，線邊倉的管理也是要有相應的制度流程規(guī)范。車間會領用一些輔料，這些輔料因為難以單獨拆裝發(fā)料，需要先調撥到車間的線邊倉。完工產品入庫或報工入庫時扣減賬面庫存，這時實際庫存跟賬面庫存可能會存在差異，也就是說工單賬面物料成本跟實際耗用成本會存在差異。為了減少這種差異帶來的影響，需要定期對線邊倉的物料進行盤點，并對盤點差異進行調整。

除此之外，還要理順前端業(yè)務流程。比如說挪料問題的解決，就依賴于前段業(yè)務流程的順暢。挪料產生的表面原因是生產部門沒有辦理相應的單據(jù)手續(xù)，沒有按照物料管理流程辦事，導致材料出庫單據(jù)跟實際生產情況不一致，從而影響材料成本無法準確的歸集。僅從生產管理層面要求生產部門不得挪料，那是遠遠不夠的，還要把前端的業(yè)務流程理順。一般來說，生產部門挪料背后的原因是：1）合格物料供應不及時，比如說沒有齊套發(fā)料;2）退換料程序冗長，流程緩慢，跨部門協(xié)作不流暢;3）PMC生產計劃以及排產不合理。這些原因造成了生產部門為了提高生產效率、減少停工待料而進行挪料，所以要解決生產挪料問題，除了規(guī)范工單管理流程外，還要理順前端的業(yè)務流程才行：比如說供應商管理評審制度、物料交期管理制度、物料檢驗管理制度、物料齊套發(fā)料管理制度、緊急退換料制度、PMC插單管理制度等等。只有加強供應商的品質、交期管理，企業(yè)才有合格的物料供應給生產部門;只有加強物料的齊套發(fā)料管理以及對緊急物料需求開辟綠色通道，優(yōu)先生產的工單才有足夠的合格物料供應;PMC對插單生產要有完整的制度管理規(guī)范，才能避免顧此失彼，并且不斷提高生產計劃的準確率，這樣才能大幅度地減少挪料現(xiàn)象。這樣，嚴格按照工單管理制度執(zhí)行，才不會成為一句空話，才能落到實處。這樣，工單材料成本才能夠準確歸集。

2、明確責任歸屬，對制度執(zhí)行情況進行考核

要明確制度執(zhí)行的責任歸屬，按照績效指標要求考核。制度是執(zhí)行出來的，不是制定出來的。再好的制度，沒有執(zhí)行，也是一紙空文。制度要明確生產部門的執(zhí)行責任，也要明確PMC管理部門的監(jiān)督責任。比如說工單技術性結案時，PMC要去產線巡檢，督促工單生產后多余的物料及時退庫;對線邊倉的庫存，要及時組織定期或不定期盤點，查明原因，及時調整庫存差異。需要強調的是，績效考核指標必須要涵蓋時效性相關指標。比如說，領料及時性、產品入庫及時性、退料及時性指標。領料不及時，那生產任務不能及時完成是必然的，同時可能還會加大生產挪料的概率，導致工單的材料成本低估。產品生產好了，不及時入庫，尤其是跨月的時候，會導致訂單不能及時關閉，在產品成本比重過大，會影響在產品與完工產品成本之間的分配的準確性。產品完工入庫了，工單多余的物料不及時入庫，而是次月才入庫，那么會導致當月工單的材料成本高估。因此，時效性指標必須要納入績效考核。另外，考核生產部門時，也要對其他關聯(lián)部門做360°考核，尤其是物料供應管理相關部門。

3、通過ERP信息化系統(tǒng)支持物料管控

生產管理體系的落地，離不開ERP信息化系統(tǒng)的支持。ERP系統(tǒng)對物料超領、超訂單入庫、未領料的產品入庫都有相應的控制功能。生產部門超標準損耗物料，是比較普遍的一個事情。對超領要是沒有管控，那工單成本就會失控。在用友U8系統(tǒng)設置里面勾選“允許超訂單發(fā)料”功能，啟用補料標志功能，同時在存貨檔案里面對物料進行一個超額領料比例的參數(shù)設定，才能使得超訂單領用的物料也能通過工單歸集并且可控。而在SAP系統(tǒng)里，配置超領移動類型后，按照該移動類型發(fā)料，也能按照工單歸集材料成本，雖然SAP系統(tǒng)自帶的工單分項成本查詢無法看到超領的記錄，但是“記入文檔的貨物移動”功能能清晰地看到計劃外發(fā)料。除了額定損耗制造出良品的情況外，超訂單入庫是不允許的，因為一個工單產成品多了也就意味著另外一個工單產成品少了。超訂單入庫的存在，也就意味著材料成本跟產品是不匹配的，因此產成品入庫時還必須嚴格按照工單數(shù)量入庫。用友U8系統(tǒng)中 “超訂單入庫”功能勾選去掉即可滿足控制超訂單入庫的需求。另外，有些工單的物料未領，是因為系統(tǒng)未對某些需要使用調撥單發(fā)料的物料進行入庫倒沖設置;某些入庫的產品沒有對應的領料，是因為這些產品是生產過程中制造的副產品、聯(lián)產品，但是又未在ERP系統(tǒng)里面進行相應的功能設置。有了這些控制功能，自然就可以提醒我們及時處理這類異常了。還有，工單完工后跨月退料情況仍然無法完全避免時，那么如何處理跨月退料的情況呢？實際上，工單已經結算，跨月打開工單退料后重新結算，國內ERP系統(tǒng)一般是不支持的，啟用了物料分類賬的SAP系統(tǒng)也同樣不支持。因為工單已經完工，這部分材料成本沒有歸屬的成本對象。企業(yè)實踐中碰到類似問題，一般是以成本中心領料（或退料）的形式直接記入主營業(yè)務成本。不過，SAP系統(tǒng)在未啟用物料分類賬時支持打開工單退料后重新結算，因為SAP系統(tǒng)按照標準成本核算成本，跨月領退料的材料成本通過工單結算作業(yè)后，將以工單結算差異的形式直接轉移到主營業(yè)務成本差異科目里，并不是重新計算工單的成本。

此外，面對企業(yè)的現(xiàn)實情況，用友U8 ERP系統(tǒng)還提供了挪料單方便企業(yè)操作。挪料單方便車間物料管理員將工單的物料轉移到另外一個工單，不需要將暫不生產的工單物料退回倉庫后，再領出到需要物料生產的工單。

（二）工單領料計價異常的解決策略

企業(yè)在ERP系統(tǒng)中可以選擇先進先出、移動平均法、加權平均法等來計算存貨發(fā)出價格，而工單物料的價格就是存貨發(fā)出價格。存貨發(fā)出計價的原理并不復雜，但是在企業(yè)實踐中卻會碰到各種異常問題。

舉個例子。比如用友U8是期末進行存貨發(fā)出計價，所以它對存貨發(fā)出計價是模擬單據(jù)業(yè)務的實際發(fā)生順序來計價。因此出入庫單據(jù)的收發(fā)類別一定要準確，因為用友U8存貨計價是根據(jù)收發(fā)類別來計價。如果收發(fā)類別錯誤，會導致存貨的價格紊亂。另外，一些特殊的收發(fā)類別，比如調撥單、形態(tài)轉換單需要“特殊單據(jù)記賬”處理[2]。但是，正常的出入庫單據(jù)跟特殊單據(jù)業(yè)務順序上往往有交叉，所以按照收發(fā)類別順序來記賬往往不能完全模擬真實的業(yè)務實際發(fā)生順序，從而導致物料價格發(fā)生異常。再比如說，SAP支持實際成本計價，不過SAP系統(tǒng)為滿足企業(yè)內部管控的需求，需要對所有存貨進行實時計價，那么工單領用半成品則必須用標準成本計價（原材料也可以用標準成本計價）。因為當月生產的半成品采用實際成本法計價的話，則需要等到月末人工、制造費用出來后才能計算。因此SAP系統(tǒng)對半成品的計價方法一般是標準成本計價，月末則通過物料分類賬將半成品的標準成本還原成實際成本，但是SAP系統(tǒng)的物料分類賬將半成品、成品的標準成本還原成實際成本時，還原的成本對象是品種，無法還原到工單這個成本對象。也就是說經過物料分類賬成本還原后，系統(tǒng)自帶的工單報表的材料成本仍然不是真正的實際成本，因為工單報表中的半成品的成本還是標準成本，SAP系統(tǒng)的物料分類賬功能并不會將工單報表領用的半成品的標準成本還原成實際成本。

那么這些問題如何解決呢？用友U8的存貨計價問題，需要在單據(jù)記賬時不僅考慮要考收發(fā)類別，還要考慮時間順序，才能比較好的解決存貨價格異常情況;而應用SAP系統(tǒng)的企業(yè)，如果需要知道較為準確的工單成本，要么不斷優(yōu)化標準成本估算，減小標準成本與實際成本的差異，讓領用半成品的工單成本約等于工單實際成本;要么組織力量開發(fā)企業(yè)所需要的工單實際成本報表。

用友U8的存貨計價，平時是沒有什么工作量的，但是月末記賬時會有較多的單據(jù)異常的情況要處理。SAP系統(tǒng)恰恰相反，SAP的物料憑證是實時計價入賬的，所以平時要做好物料價格的事前控制、事中控制工作，月末結賬時就不會出現(xiàn)太多存貨價格異常的情況。無論是應用國內ERP系統(tǒng)還是國外ERP系統(tǒng)，存貨計價過程中都會有各種異常情況，企業(yè)財務需要熟悉所選存貨計價方法在ERP系統(tǒng)中的優(yōu)缺點，并且還要熟練掌握ERP系統(tǒng)的各種操作，尤其是物料價格分析以及價格調整功能，這樣才能分析出物料正常的、準確的價格，并對異常的物料價格及時進行調整，這樣才能保證工單物料計價的準確性。

綜上所述，準確的工單材料成本核算必須要做到：工單實際耗用物料跟工單產品數(shù)量相匹配，同時要做好物料的日常價格監(jiān)控，月末的工單成本計算工作才會順利準確。要達成成本核算準確的目標，要先建立好制度流程，抓好執(zhí)行，明確責任歸屬，加強制度執(zhí)行考核，并將業(yè)務流程固化到ERP系統(tǒng)里面，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的預警功能、控制功能、核算分析功能，才能真正的準確核算好材料成本。

注釋：

[1]工單等同于生產訂單，屬于同一含義的不同表達。

[2]文中描述的單據(jù)記賬是指啟用了存貨核算模塊但是未啟動成本管理時的操作模式，啟用了成本管理模塊后，操作方式略有區(qū)別，但是原理不變。

參考文獻：

【1】成本與管理會計（第2版）孫茂竹 于富生編著 中國人民大學出版社.

一品紅藥業(yè)股份有限公司張金平