建筑業投標企業投標保證金財務管理

摘要：建筑業工程項目工期長、金額大，招標方為降低投標方的違約風險，通常根據項目估算價要求參與投標的企業繳納一定比例的保證金。對于投標方企業來說，投標保證金余額太大，不能及時退回，占用企業流動資金，影響企業資金周轉速度。因此，優化投標保證金的管理，對企業降低財務風險，加強財務管理具有重要意義。

關鍵詞：投標保證金;投標企業;財務管理

一、投標保證金管理的重要性

投標保證金是指投標人按照招標文件的要求向招標人出具的，以一定金額表示的投標責任擔保，主要起到對投標人的投標行為產生約束作用。根據《中華人民共和國招標投標實施條例》第26條，招標文件中要求繳納投標保證金的，其金額不得超過項目估算價的2%，最高不得超過八十萬人民幣。目前的投標實例中，投標保證金普遍得到行業認可，絕大多數項目都要求參與投標的企業繳納投標保證金，招標文件中會明確規定需要繳納的投標保證金金額。

雖然投標保證金存在多種繳納方式，包括現金、銀行保函、擔保等，但是在工程實例中，現金仍然是最主要的繳納方式。由于建筑業工程項目通常金額較大，單個項目的投標保證金通常在幾十萬及以上，且等到投標有效期結束保證金退回存在一定時間跨度，因此對于投標企業來說，活躍的市場投標活動需繳納大量的投標保證金，嚴重占用了企業的營運資金，降低了企業資金使用效率。加強投標保證金管理，及時清理投標保證金，有利于增強企業經濟效益，提高企業資金使用效率，降低企業保證金管理風險，對企業財務管理具有重要意義。

二、投標企業投標保證金業務特點

（一）保證金借款人員多，人員部門變動快

投標企業的項目投標通常由專人或專門部門負責，尤其是建筑業工程一般均需要通過招投標程序，因此建筑業企業的投標一般由獨立部門負責，如市場部門、招投標部門等。由于投標量大、人員流動性強等因素，多人經手項目投標，從而導致賬面核算的投標保證金人員出現涉及人員多、人員部門變動快等特點。這種情況下，若對保證金設置部門輔助核算，則易出現單個部門保證金核算不準確的情況。

（二）單筆交易金額相等，款項相似度高

按照相關規定，投標保證金的收取金額不得超過項目估算價的2%，最高不得超過八十萬人民幣。由于建筑業工程項目的金額大、項目估算價高，因此大型建筑業項目的保證金一般都按保證金上限（即八十萬元）收取。因此在進行財務核算時，單從賬面上看，會出現多筆同等金額甚至相同首付款單位、相同借款人的保證金款項。這種情況下，如果財務系統對投標保證金未設置詳細的輔助信息或備查賬，則從賬面難以區分保證金對應的投標項目，不利于保證金的精細化管理、精準化核算和款項催收。

（三）退款不及時，保證金掛賬時間長

《中華人民共和國招標投標法實施條例》第57條第2款規定“招標人最遲應當在書面合同簽訂后5日內向中標人和未中標的投標人退還投標保證金及銀行同期存款利息。”參照企業投標實例，投標保證金通常應于3-4月內退回，最長掛賬時間不應超過半年。但是由于多種原因，如招標企業遲遲未退還款項、投標保證金管理核算混亂、投標企業違約投標保證金罰沒、投標保證金轉中標服務費未及時取得發票等，企業投標保證金常出現一年以上賬齡，甚至有的款項掛賬時間更長，對企業運營資金管理產生惡劣影響，極大影響了企業資金使用效率。

三、投標保證金管理現狀及存在問題

目前投標保證金一般是由招標代理機構進行收繳和退還，在投標企業的實際業務操作中，仍存在以下問題：

（一）投標保證金欠款人員核算混亂

工程項目的投標工作通常由市場部或其他招投標部門負責，由專人負責跟蹤不同項目，負責該項目的標書制作、投標保證金支付等。但由于人員出差參加投標、投標時間緊、工作分配等原因，投標保證金借款常由其他人員代為發起流程，從而導致借款人和實際支付人不一致。財務在賬面核算時，投標保證金計入其他應收款，只能根據借款單上登記的借款人進項掛賬處理，而在后期清欠款項時，若欠款時間較長，賬面記錄的借款人由于沒有負責該項目的投標，會對該筆借款產生疑異，產生核對障礙，造成清欠困難。

（二）借款項目核算不明

投標保證金一般由招標代理機構進行收繳，大型項目選用的主流招標公司分布較為集中，因此會產生同一招標代理機構對應多個項目及多個借款人的情況。針對上述情況，一方面由于企業對投標保證金的核算認識不到位，只記錄了保證金的收支和結余情況，沒有對投標保證金的其他信息如項目信息、交易時間、支付方式等做詳細記錄;另一方面，受制于財務核算軟件的限制，財務賬面可以簿記核算的信息有限，尤其是采用用友等財務軟件的單位，只能通過輔助項對借款人、招標單位進行區分，出于日常核算效率、核算成本等方面的考慮，財務賬面無法對投標保證金借款和支付信息進行全面登記，因此僅從財務賬面難以區分各項目投標保證金借款情況，不利于投標人員進行投標保證金借款核對，不利于投標保證金的精細化管理，造成了保證金后期管理核對困難，出現問題后難以對賬理清等后果。

（三）退款不及時，資金占用時間長

項目投標有效期過后，招標代理單位應根據企業中標情況，退還投標企業繳納的保證金。根據《中華人民共和國招標投標法實施條例》，招標人最遲應當在書面合同簽訂后5日內向中標人和未中標的投標人退還投標保證金及銀行同期存款利息。然而在企業實踐中，由于招標公司業務量大、投標人追繳不及時或到賬后未及時告知財務部門進行清賬等原因，產生投標保證金逾期未退還的情況，而支付利息的招標單位更是少之又少，無形中增加了企業資金占用成本，降低了資金使用效率。更有甚者，還會出現部分招標代理公司由于種種原因，在支付保證金后付款企業或再也無法取得聯系，或發現招標公司已經人去樓空，投標企業白白遭受損失，投標人利益受到極大損害。

（四）還款核算不清

項目定標后，保證金由招標代理公司進行退還，由于同一招標公司代理了多個工程項目，而許多大型項目的投標保證金都是保證金的上限即八十萬元，投標企業會收到同一家招標公司退還的多筆同等金額的保證金退款，若招標公司打款時未在銀行備注該筆款項有關項目信息，則投標企業難以區分該筆款項的借款人、借款項目，導致賬務核算不清、借款人借款額不準確，不利于企業日常投標保證金管理及企業營運資金管理。

四、改善建議

針對以上問題，考慮到企業業務實操，提出以下改善建議：

（一）規范投標保證金借款和支付

首先，在進行投標保證金借款時，應固定借款人，按照誰的項目誰借款、誰付款誰借款的原則，借款應以保證金實際使用人名義發起，同時，借款人應自己建立個人保證金借款情況臺賬，以便和財務部門核對個人投標保證金借款及還款情況。其次，在支付投標保證金時，盡量使用同一銀行賬戶進行繳納，最好可以做到專款專戶，對投標保證金進行單獨管理;這樣一來，投標結束后，保證金也會退回原賬戶，有利于投標保證金的歸集和管理。

（二）細化核算會計科目，詳細轉賬信息

投標保證金按規定計入其他應收款，應在其他應收款下設二級保證金科目，若企業涉及的保證金類型較多，還可進一步設立三級科目，即使用獨立科目核算投標保證金。同時，還應根據企業使用的財務核算系統，進一步細化核算內容。如使用用友NC的企業，可通過設置輔助核算項的方式進行進一步細化，可設置的輔助項可有借款人、借款單位、歸口責任部門、投標項目等。但是，考慮到日常核算效率和核算成本等因素，不宜設置過多輔助項，不在賬面中體現的其他信息，如投標借款時間、借款單號、賬齡等其他信息，應建立線下投標保證金臺賬并進行詳細登記，以供備查。

（三）對投標保證金退款進項電子化管理

企業應充分利用電子信息手段進行投標保證金管理，由于企業常常面臨同一家招標公司退回同樣金額的多筆投標保證金，從而出現無法準確區分該筆退款應沖銷的借款的情況。為了解決投標保證金到賬沖銷問題，企業可充分利用信息化手段，建立投標保證金退款認領系統，對退回的保證金進項信息發布，督促市場部的有關投標負責人查閱招標公司的保證金退回公告，并及時進行保證金認領。投標人在認領保證金時，需將該筆退款與其對應的借款單、投標項目、借款時間等信息相關聯。這樣一來，對于轉賬信息不全的轉賬，財務人員可及時催促有關投標人員與招標公司取得聯系，進一步取得詳細信息。財務部門以業務部門認領的投標保證金結果作為依據做賬，即可準確記錄退回保證金的有關信息，提高保證金核算的準確性，也有利于和投標部門進行保證金的核對，有利于投標保證金清欠工作的開展。

（四）注意系統安全，加強人員培訓

對投標保證金有關信息化系統，第一，企業應明確權責部門，明確規定該系統的維護責任部門和信息使用部門，根據歸口部門權責設置系統的使用權限。如由財務部負責保證金到賬信息的發布和日常維護，投標部門進行認領及本部門余額查詢等。第二，要做好定期數據更新及日常數據維護，對長時間未認領的保證金進行重點提示預警。第三，注重系統安全，及時處理異常信息，做好數據備份。第四，加強人員培訓，進行制度宣貫，提高有關人員的風險意識水平。

五、結語

綜上所述，企業在實踐中，應重視投標保證金的管理，及時清收賬齡較長的保證金款項，確保資金回籠，降低資金占用成本，提高資金使用效率;應在成本效益原則下細化保證金核算，并結合信息化手段不斷完善投標保證金的管理。

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作者簡介：

左辰（1988-），女，漢族，山東樂陵人，單位：中國電力工程顧問集團華北電力設計院有限公司，大學本科，會計師，對外經濟貿易大學國際商學院在職人員高級課程研修班學員。

對外經濟貿易大學左辰