從文檔管理向數字化管理

吉濤

摘要：隨著社會經濟的快速發(fā)展，我國正處于經濟轉型時期，因此，對機關事業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作作為機關事業(yè)單位工作中的重要組成部分，加強檔案管理工作效率，可以有效提高整體機關事業(yè)單位的整體工作質量。本文主要針對機關事業(yè)單位實現數字化檔案管理工作的優(yōu)勢進行闡述，并對數字化檔案管理工作開展中存在的弊端進行分析，進而給出相對應的解決策略，希望給相關人員提供參考建議。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;數字化

機關事業(yè)單位每天需要面對大量的工作量，檔案管理工作是其中非常重要的一部分。檔案管理中會蘊含著大量的資源，直接關系到單位的發(fā)展與進步。因此，機關事業(yè)單位需要積極改進檔案管理工作模式，保證為各項工作提供最及時、有效、實用的資源信息，作為各項工作開展的基礎保障，保證各項工作可以順利開展，所以機關事業(yè)單位需要重視數字化檔案管理工作，最大限度提高檔案管理工作的效率。

1.數字化檔案的涵蓋內容

傳統(tǒng)檔案管理方式主要通過紙質信息存檔，先將傳統(tǒng)紙質的檔案信息利用多媒體、掃描以及拍照的方式保存下來，之后通過整理歸納，結合網絡的優(yōu)勢將檔案信息進行共享，這種方法儲存下來的檔案就是數字化檔案。針對數字化檔案的特殊性，需要利用最先進的技術進行管理，工作人員可以隨時的查閱與使用。通常數字化檔案會完整地存儲在一個數據庫系統(tǒng)中，對這些檔案妥善的保管與利用，進而提升檔案管理工作的效率[1]。

2.機關單位數字化檔案管理的優(yōu)勢分析

2.1實現自動化辦公流程，資源不會被浪費

在機關單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式已經無法滿足目前工作的需求，需要不斷地引進更多人員，對辦公軟件進行定期的維修與保養(yǎng)，這樣的方式大大提升了管理的成本，同時在很大程度上會降低管理效率。當實行數字化檔案管理工作之后，檔案由之前紙質檔案轉變成為圖片、視頻存儲在計算機中，方便以后的查找與調取，這樣的方式節(jié)省了大量的時間與精力，提高了檔案管理工作的效率。

2.2 充分利用檔案信息，實現資源共享

利用先進的科學技術對數字化檔案進行處理，將這些檔單歸納整理存儲在電腦中。機關事業(yè)單位在日常工作中會大量使用檔案資料， 不同部門都可以利用網絡渠道對檔案調取、使用。同時數字化檔案管理工作需要為各個部門提供有效的信息，成為各部門工作開展的重要依據。數字化檔案管理工作可以將資源進行共享，方便各部門的工作人員在不同的時間與地點都可以隨時使用和查看。

2.3 加強檔案管理質量，工作人員綜合素質得到提升

在機關事業(yè)單位中實施數字化檔案管理模式，可以提升檔案管理的質量，數字化檔案管理工作想要順利開展，需要憑借先進的網絡技術與電腦設備等，所以，檔案管理工作人員的工作對象發(fā)生了變化， 由之前紙質整理到現在的數字化整理過程，這就要求工作人員需要扎實的專業(yè)知識，同時還要有高超的業(yè)務能力，可以熟練并且正確的操作計算機設備，定期對設備進行維護與修理。近幾年，數字化檔案管理工作中，軟件系統(tǒng)在不斷的更新換代中，檔案管理工作人員要不斷學習，掌握更多的專業(yè)知識與技能。

3.機關事業(yè)單位實現數字化管理存在的問題分析

3.1 缺少專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才

大多數機關事業(yè)單位想要完成數字化檔案管理工作，通常會與一些有實力的檔案存儲公司進行合作，機關事業(yè)單位只需要提供管理、監(jiān)督以及指導服務所需的人力，從此可以看出，機關事業(yè)單位缺少數字化檔案管理的專業(yè)人才，有一些機關事業(yè)單位會挑選一些工作人員兼職來管理數字化檔案，導致數字化檔案管理人才結構不合理，導致高層次、高技能、創(chuàng)新型的專業(yè)人才嚴重缺乏，受到經費、人力資源等方面的限制，大部分機關事業(yè)單位缺少自主培養(yǎng)及吸納高素質的人才的能力，所以說，機關事業(yè)單位數字化檔案管理工作開展是否順利，人才是主要的影響因素。

3.2 檔案管理觀念陳舊、技術落伍

機關事業(yè)單位的主要工作重心全放在本職工作中，對檔案管理工作缺少足夠的重視，忽視檔案的利用率，缺少對數字化檔案管理工作與本職工作之間促進作用的認識，會認為檔案管理工作無關緊要，所以對檔案管理工作準備的不充分，技術也跟不上時代的腳步，即使這些機關事業(yè)單位已經實現了數字化檔案管理，但是在實際工作中外接技術以及管理模式仍然會存在一定的弊端[2]。針對不同的機關事業(yè)單位，數字化檔案管理的需求與方式有一定的差異性，在實際工作開展過程中，沒有充分結合本單位的實際特點制定工作流程，無法采用科學的管理方法進行數字化檔案管理。

3.3 數字化檔案管理缺少統(tǒng)一標準

目前，機關事業(yè)單位針對數字化檔案管理軟件的種類與質量差異很大，有的軟件缺少管理功能，然而還有一些軟件在信息流通上缺少完善性，市面上購買的軟件多少會存在安全系數低以及穩(wěn)定性差的弊端。同時，針對機關事業(yè)單位數字化檔案管理工作缺少統(tǒng)一、全面的管理標準，對檔案信息的收集與管理方法比較落后，經常會存在檔案的目錄信息與實際細則不匹配的情況，由于檔案管理人員的專業(yè)素質不高，缺少檔案信息安全存儲的意識，會造成數據的丟失與損壞，已經成為技術開發(fā)過程中，機關事業(yè)數字化檔案管理工作中非常難解決的問題之一。

4機關事業(yè)的單位數字化檔案管理工作開展的對應策略

4.1 加強數字化檔案管理工作人員的專業(yè)素質培養(yǎng)

機關事業(yè)單位會按照一定的流程性開展工作，一切工作內容都是按部就班的進行，對檔案管理工作人員缺少創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，在數字化檔案管理工作中，機關事業(yè)單位檔案管理人員不能再使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，需要進行不斷地改革與創(chuàng)新，結合本單位的實際情況， 不斷創(chuàng)新管理方法[3]。同時，為了提高數字化檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，需要在單位內部定期舉辦培訓活動，聘請一些優(yōu)秀的管理人員來本單位進行授課，讓工作人員掌握數字化檔案管理工作的流程與重要性。不僅如此，還要加強工作人員對計算機的使用技能，通過報班學習的方式，學會計算機的操作技能，掌握檔案信息的調用與分享，通過這樣的方式解決了檔案管理人員在工作中存在的問題，實際工作過程中可以建立科學合理的獎勵方案，提高工作人員的積極性， 進而提升數字化檔案管理工作的質量與效率。