企業(yè)辦公室工作存在的問題及對策

摘要：辦公室是企業(yè)管理的中心，是綜合性管理的部門，不僅需要對企業(yè)的日常事務(wù)進(jìn)行管理，還對企業(yè)未來的發(fā)展方向有著決定性的作用，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)的發(fā)展，做好企業(yè)辦公室管理工作十分重要。近幾年隨著社會的不斷進(jìn)步發(fā)展，企業(yè)內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了巨大的變化，這使得企業(yè)辦公室管理中的問題不斷突出，對企業(yè)的正常運(yùn)營有著極大的影響，因此本文就企業(yè)辦公室工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的優(yōu)化對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室;辦公室工作;問題

前言：

企業(yè)的健康發(fā)展，與企業(yè)辦公室工作之間有直接的關(guān)系，企業(yè)辦公室對整個企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動起著至關(guān)重要的指揮作用，但由于我國企業(yè)起步較晚，辦公室管理水平與企業(yè)發(fā)展速度之間嚴(yán)重不匹配，進(jìn)而引發(fā)出較多的問題，影響了辦公室管理工作的高效性及企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，因此需要對當(dāng)前企業(yè)辦公室工作中的問題進(jìn)行分析，從而優(yōu)化企業(yè)辦公室管理工作。

一、企業(yè)辦公室工作中存在的問題

（一）辦公室工作量大且繁瑣

辦公室是企業(yè)內(nèi)部一個綜合管理部門，涉及到的企業(yè)事務(wù)較多且較為廣泛，例如日常中的員工考勤、企業(yè)招聘、客戶接待、會議安排等，幾乎企業(yè)中涉及到的所有事情都需要經(jīng)過辦公室，因此導(dǎo)致辦公室工作量大且工作內(nèi)容較為繁雜[1]。但由于當(dāng)前社會市場競爭較為激烈，為了達(dá)到減少管理成本的目的，普遍企業(yè)辦公室工作人員都相對較少，且工資待遇不高，企業(yè)投入的資金少，使得管理設(shè)備欠缺，從而導(dǎo)致大量的工作需要辦公室工作人員來完成，極大的增加了工作量，由于缺乏管理設(shè)備，辦公室工作效率降低，長時間堆積下的工作使得辦公室工作變得更為繁雜，極大的影響了辦公室的整體管理水平。

（二）辦公室工作缺乏嚴(yán)格的管理制度

任何工作的有序進(jìn)行都需要在嚴(yán)格的規(guī)章制度或管理制度下開展，才能使得工作更為規(guī)范，效率更高。但是在當(dāng)前企業(yè)的辦公室工作中，往往缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度，管理較為松懈，使得工作人員的工作積極性降低。大部分企業(yè)的規(guī)章制度不夠完善，因此導(dǎo)致一部分管理制度難以真正落實(shí)到實(shí)際工作中，從而造成管理工作不規(guī)范、不認(rèn)真;另外對辦公室工作缺乏相關(guān)監(jiān)督制度的督促，導(dǎo)致工作人員缺乏認(rèn)真的工作態(tài)度;最后由于辦公室工作人員與企業(yè)管理人員或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系較為復(fù)雜，且接觸的機(jī)會較多，存在不少借助關(guān)系網(wǎng)處理問題的狀況，漠視規(guī)章制度，導(dǎo)致辦公室工作中規(guī)章制度的失效。

（三）辦公室工作人員業(yè)務(wù)能力較低

由于辦公室需要處理的事物比較多，因此對各項(xiàng)管理工作進(jìn)行了分類，各辦公室部門負(fù)責(zé)相應(yīng)的工作，這就使得管理工作的專業(yè)性比較強(qiáng)，但一些辦公室工作人員的業(yè)務(wù)能力較低，對自身業(yè)務(wù)不熟悉[2]，極大的降低了辦公室管理水平。一方面新員工盡管對先進(jìn)的管理知識有足夠的了解，但缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，業(yè)務(wù)處理上也不夠熟練，其工作效率比較低，管理知識也難以應(yīng)用到實(shí)際工作中;另一方面老員工雖然工作經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但由于時代的不斷更新發(fā)展，其自身原有的管理知識、管理模式等已較為落后，難以適應(yīng)新時代的發(fā)展，因此對業(yè)務(wù)處理效率也產(chǎn)生了一定的影響。

二、企業(yè)辦公室工作的優(yōu)化對策

（一）細(xì)化分工，明確責(zé)任

辦公室工作種類較多且較為復(fù)雜，每天需要處理大量的事物，為確保工作的高效性，需要做到對各項(xiàng)工作的合理分配，根據(jù)員工的不同情況安排到合適的崗位上，使其與崗位工作相匹配，滿足工作的需求。另外需要對各崗位的職責(zé)進(jìn)行明確，使工作人員了解到自己應(yīng)該做什么、應(yīng)該怎么做，同時也避免了責(zé)任的相互推諉，通過細(xì)化分工的方式，使得每個工作人員都能充分發(fā)揮自己的才能，提升工作效率，使得辦公室工作更加有序。

（二）創(chuàng)新辦公室管理工作制度

隨著社會的發(fā)展變化，管理觀念也發(fā)生了較大的變化，在企業(yè)管理中，更注重對員工的人文關(guān)懷，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的同時，幫助員工搭建起實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的平臺[3]，使得員工能發(fā)揮最大的潛能。所以企業(yè)的辦公室管理制度需要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營狀況及管理現(xiàn)狀，根據(jù)辦公室工作職責(zé)的差異性，制定相應(yīng)的管理制度和細(xì)化管理制度，關(guān)注員工的個人成長，在實(shí)際工作中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更要起到帶頭、引導(dǎo)重要作用，以身作則，按照管理制度實(shí)施管理和監(jiān)督，幫助辦公室工作人員解決工作中的困難，提升辦公室工作人員對企業(yè)的歸屬感，促使其能夠更高效、有質(zhì)量的完成本職工作。

（三）提高辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)

員工的專業(yè)素質(zhì)是做好工作的前提，直接影響著工作效率及工作質(zhì)量的高低。要想優(yōu)化企業(yè)辦公室工作，就需要進(jìn)一步提升企業(yè)辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使其能夠高效的應(yīng)對復(fù)雜、繁瑣的事物。完善的員工崗位培訓(xùn)制度，加強(qiáng)對辦公室管理人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，使其能夠處理好自身崗位職責(zé)內(nèi)的相關(guān)工作，不斷的提升員工的工作效率;另外辦公室工作人員還需要掌握相關(guān)的管理知識[4]，定期組織員工學(xué)習(xí)最新的管理知識及管理模式，不斷的提升其工作能力;將管理人員的工作能力納入到績效考評之中，包括對工作態(tài)度、工作能力、專業(yè)素養(yǎng)等多方面的評估，一方面能夠提升辦公室工作人員的薪資待遇，另一方面也能不斷的督促工作人員不斷的學(xué)習(xí)，提升自己的工作能力，從而有效提升辦公室整體工作水平及質(zhì)量。

結(jié)束語：

綜上所述，社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)面臨的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了較大的變化，企業(yè)辦公室作為企業(yè)核心機(jī)構(gòu)，在企業(yè)內(nèi)部與外部溝通之中有著至關(guān)重要的作用，因此為更好的應(yīng)對千變?nèi)f化的市場環(huán)境，需要提升企業(yè)辦公室工作的水平，對當(dāng)前工作中存在的問題，不斷的進(jìn)行優(yōu)化，提升企業(yè)的管理效率，從而確保且有在市場競爭中的競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]烏吉斯古欏.我國企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題與對策[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018，000（001）：143，178

[2]柳艷波.優(yōu)化企業(yè)辦公室管理工作的探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（23）：247-247.

[3]黃慧萍.關(guān)于辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對策分析[J].農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2019（14）：243-244.

[4]余湘，岳娟娟.新時期企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].知識經(jīng)濟(jì)，2020，No.527（07）：98-99.

作者簡介：鐘瓊 （1979-11），性別：女，民族：漢族，籍貫：廣東信宜，職務(wù)：綜合辦副主任、黨群辦副主任，職稱：政工師，學(xué)歷：本科，單位：雷州湛墾農(nóng)業(yè)發(fā)展有限公司，研究方向：政工創(chuàng)新工作思維 。單位所在省市郵編：廣東雷州524244

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