從管理層的角度試論辦公室效率的提高

摘要：本文從辦公室管理層的視角探討了辦公室效率的提高的相關問題，并給出了建議。在業務能力建設方面，促進參謀能力的提升;在制度建設方面，建立高規范、高標準的制度;在人文建設方面，加強員工的心理建設;在思想建設方面，提高創新意識與創新能力;在考核建設方面，提高員工的工作積極性與主動性。

關鍵詞：辦公室;效率;管理層

辦公室是企事業單位進行日常工作的軸心，它在整個工作流程和系統中擔負著基礎性的作用。辦公室起著承上啟下、協調員工與上層領導關系、聯系各部門、上層發號施令等作用，是整個企事業單位聯系的紐帶[1]。財政部于2012年11月頒布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，目的就是為了進一步提高行政事業單位內部管理水平，規范內部控制。要求自2014年1月1日起施行，并要求各類行政事業單位結合實際工作情況，梳理工作流程，建立內部控制制度[2]。因此，研究辦公室效率的提高，促進辦公室的高效管理具有十分重大的意義。本文主要從辦公室管理層的視角來看辦公室效率的提高這一問題，而不以辦公室員工的視角來探討。重點從人員、管理的角度入手，而不以辦公環境的美化的角度談，因為辦公環境的要求已經基本固定化、模式化了。

一、在業務能力建設方面，促進參謀能力的提升

做辦公室的工作，第一要務是發現工作重點，抓工作中心[3]。樹立正確的工作意識，明確工作職責。以做好本部門的本職工作為核心。在保證自己的本職工作不動搖的基礎上，再去做其他的工作。因為辦公室的事務繁雜，因此一定要抓住重點，切不可跑偏了。工作要有計劃性，分清主次。一定要事前做好工作計劃[4]。這樣才會有事半功倍的效果。

辦公室的事務有輔助決策、組織會議、公文起草、信息管理、協調關系等，然而參謀決策是辦公室的核心職能。參謀決策，首先要正確理解領導的想法與意圖[5]，這樣才能提高工作的有效性。辦公室人員要始終把當好參謀助手的任務放在第一位置，做好辦公室工作的補充性的一面，為領導分憂解難。這樣才能切實提升辦公室的成就和效率。黨政機關、事業單位辦公室要以黨為中心，抓好信息。要圍繞并且抓住黨的路線、方針、政策以及本單位的中心工作，切實反映本單位的工作思路、突出成果、先進個人等，及時發現和宣傳典型。塑造良好的形象，增強宣傳效果，為領導的工作助力。另外，黨政機關、事業單位辦公室要抓好調研。要牢牢抓住當前工作的重點。積極認真搞好基層調查研究，積極為領導決策提供突破口和數據信息。不斷地總結實踐經驗，提高辦公室的參謀決策的水平。企業辦公室也是一樣，要想提高輔助決策的能力，就必須做好調查和實地調研。持續提高能力，提升素養。注重員工發展，提升個人工作能力。因辦公室的從屬性、管理性的工作性質，辦公室員工既要精學，還要博學。因此，領導層應積極鼓勵員工多學習，更要從任務上明確、量化員工的學習內容。比如，定期舉辦培訓、講座、員工上交學習心得和工作總結等[6]。

二、在制度建設方面，建立高規范、高標準的制度

辦公室的工作往往千頭萬緒、很繁瑣。隨著我國經濟社會的發展，辦公室管理工作的制度有了一定的完善。但是有時，制度仿佛“一紙空文”，很多員工有“規定是規定，實行起來是另一回事兒”的心理。還有工作過程沒有很高的規范性[7]。很多員工往往為縮減自己的工作量，耍小聰明，不規范操作，殊不知這樣會釀成惡果。辦公室的日常工作任務細小、繁冗，但是對規范性有極高的要求[8]。員工做事要向部門領導報備，會議準備的材料都要讓領導過目審閱，要加蓋辦公室的印章也要經過辦公室主任的同意。領導什么時間約見什么人、日程等都要提前提醒，不能遺漏。辦公室有許多保密信息，不能在外面談論…… 可以見得，辦公室工作一定要依照程序規定走，辦公室主任必須對員工高度的規范要求。尤其是對新員工，一定要促使他們養成規范的態度和行為方式。辦公室工作和其他的工作有很大的不同，辦公室工作的過程的標準化規范化尤為重要。辦公室工作強調細心和嚴謹。辦公室地位特殊，為了防止“千里之堤潰于蟻穴”的悲劇，必須規范作業。

制定制度，形成良性的運作機制。員工要遵守辦公室的規章制度，按制度行事。一是形成完整的工作程序。面對繁多的日常工作，如果沒有科學合理的工作流程，就很容易出現事倍功半、效率低下的情況，所以對接待來賓、接打電話、使用印章、安排會議、文件管理、檔案管理、請假程序等都要明確其操作程序以及流程，以做到忙而不亂、有條不紊。二是要重視對現行政策的研究。辦公室領導層要嚴格遵守中央八項規定、接待管理規定等制度，加強制度化建設，使員工有章可循，有章可依。特別是完善日常工作制度，明確權責分配。三是規范使用績效考核，調動員工的工作積極性。績效考核的內容要有激勵作用，做到賞罰分明、“不宜偏私”，在工作中通過物質、精神獎勵，激發員工的的工作積極性。辦公室領導要時常傾聽各方面的意見，善于總結經驗教訓，調動下屬工作積極性[9]。四是管理層要提高監督與自我監督的意識，靈活地運用督察方式。良好的規章制度必須通過有效的監督將其執行到位，否則就是一紙空文，所以辦公室負責人要把制定規章制度落實到位，用制度來約束人。

三、在人文建設方面，加強員工的心理建設

近些年來，社會、經濟、技術高速發展，但人的心理問題也不容忽視。在辦公室工作中也要注意這一點。員工心理有負擔或者情緒壓抑，這已成為辦公室效率的一大殺手。一要注重員工的心理素質的培養。包括抗壓能力、韌性、樂觀的生活工作態度、寬容、堅持。要積極緩解員工的壓力過大的體驗、焦慮感。在工作過程中，面對不懂的問題要及時請教，切忌不懂裝懂。在遭受誤會的時候，心理能夠承受，并且能夠繼續以飽滿的熱情投入到秘書工作中。不會因為一丁點小事，而與他人產生摩擦[10]。另外，列寧有這樣一句話，“不會休息的人就不會工作”。因此，辦公室工作不要過多壓榨大家的休息時間，單位最好能提供一個環境優雅的休息場所。辦公室領導層要以身作則，不要帶給員工“低氣壓”的工作氛圍。領導在每周例會上要注意對員工的心理疏導。二要促進辦公室和諧人際關系的建立。現代人很多心理問題都是因人際關系而起的。網上有很多“同事關系比紙薄”的言論。因此，辦公室領導要多組織一些團隊建設活動，增強員工之間的相互信任。三是提高效率的同時要注意員工心理體驗的改善。如果效率的確改善了，但是增加了員工的工作量，很多員工就會產生不滿情緒。因此，要引導員工適應新的工作流程。并且要采取必要的措施來緩解員工的心理不滿，比如適當地增加假期時間、增加薪酬、提高福利待遇、部門聚餐請客、節假日禮物、各種獎金、禮品券、代金券之類的。

四、在思想建設方面，提高創新意識與創新能力

有不少辦公室員工所做的工作全部依賴上級的指令，只是每天忙忙碌碌地完成任務，工作十分被動。在這樣機械的勞動中，很難提高效率。他們缺乏不斷改進、自我提升的意識。因此，人員的持續改進的精神對辦公室效率的提升有很大的關系。辦公室工作必須與時俱進、注重創新，要緊跟時代潮流，要有創新意識。不能一味照搬、運用過去的工作流程、方式，如果總是憑老思想老方法想點子、做工作，往往就會成為“馬后炮”。一定要緊跟時代潮流，提高創新意識與能力，在工作的各個方面和流程都要滲透創新的意識。創新是提高辦公室效率的必要手段[11]。

辦公室信息化建設是目前辦公室改革的重要方向，已取得了一定的成效，但是往往缺乏專業的信息化運營團隊。在辦公室工作中，常常有這樣的現象。年長的人員在待人接物、協調溝通、辦事各方面比較強，但是信息化系統操作方面有一定的困難。而年輕人很擅長信息化系統操作，也愿意學這方面，并且吸收快，但是在辦公室事務方面則不夠老到。綜合以上，提高辦公室信息化建設有很大的意義。比如以辦公自動化（OA）來提高辦公室效率。辦公自動化（OA）主要指利用信息技術來實現事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化，是一種面向組織、針對全體干部職工日常管理的高頻率應用體系。通過構建完善的管理機制，對辦公室工作進程實現監管，同時對各項工作環節設定管理標準，對整體辦公室工作質量實現統一監管，在確保工作穩定性的同時，還能提升各個部門的滿意度[12]。

五、在考核建設方面，提高員工的工作積極性與主動性

通常在事業單位辦公室中，除領導外，其余人員并沒有明確的崗位職責劃分，這就導致了工作中的推諉、拖拉、“磨洋工”的現象。并且，很多工作的交接不明確，出現了很多問題。可見，崗位職責分工不明是影響辦公室效率提升的一大因素。定崗定人，分工明確[13]。依據羅賓斯的《管理學原理》，分工作業能明顯地提高工作效率，這樣可以發揮員工的特長，促進其專業化水平的提高。并且要重視團隊合作。在當今時代不能單打獨斗，我們誰都離不開團隊合作。在工作中，要做到定崗定人，“一個蘿卜一個坑”，各人做好各人的事。同時也要強調團結合作，互幫互助。因此，領導人要重視團隊作業的方法。辦公室員工不能只是滿足于完成上級布置的任務，而要主動提出問題、主動發現問題。辦公室員工要有“搶”的思想，積極主動地發現問題、研究解決問題，積極與領導溝通，有問題有發現積極上報領導，主動為領導分憂解難。

考核的目的在于彰顯公平，調動員工的積極性，增強企業或事業單位的活力。因此，領導務必改掉對員工積極貢獻的“閉目養神”式的傳統考核方式，應重視員工積極主動的“額外”貢獻，把獎金、升職等優待政策與員工的積極性掛起鉤來。辦公室領導要充分調動員工的工作積極性，積極促進員工由“被動型處理向主動型參與轉變”，根據領導意圖和指示精神自覺主動地開展工作[14]。

綜上所述，辦公室管理在現代企事業管理中是非常重要的一部分。而辦公室效率的提升對于企事業單位都有極為重大的意義。本文分析了目前辦公室工作的現狀，發現了其中影響辦公室工作效率的因素，并提出了能夠有效提高辦公室效率的措施和建議，從硬件到軟件，從制度到人情，從生理到心理，不一而足。提高辦公室工作效率，為企事業的發展提供良好的后勤和保障，為其創造巨大的社會效益和經濟效率助力，為中華民族偉大復興的中國夢增磚添瓦！

參考文獻

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作者簡介：穆娜（1997-），女，漢族，陜西寶雞人，在讀文學碩士，單位：陜西師范大學文學院中國古代文學專業，研究方向：先秦兩漢魏晉南北朝。

（陜西師范大學文學院?陜西?西安?710119）