新形勢下辦公室行政管理工作策略分析

夏桂楊

摘要：對一個組織來說，辦公室如同潤滑劑一般，承接著溝通各方、后勤服務等服務職能，因此有的單位內部也稱為綜合辦公室，近些年來，隨著國內外經濟、組織結構的劇烈變化，如何更好地服務組織全局，更好地開展辦公室行政管理工作，是值得所有行政管理人員思考的問題。本文將結合作者的行政管理從業經驗來討論如何更好地開展辦公室行政管理工作。

關鍵詞：人才培養;職能建設

引言：

在十八大會議召開以來，“強總部”的理念逐漸在機關事業單位所提出，所謂“強總部”，即是增強總部職能部門的戰略規劃能力、風險把控能力及服務能力，對于辦公室來說，即是提高其統籌協調能力、服務能力及后勤保障能力。因此，如何提高行政管理工作能力，來實現“強總部”的目標呢。

一、建立健全辦公室行政管理體系建設

沒有規矩，不成方圓。若提高辦公室行政管理工作質量，必須首先要完善其管理體系，建立健全工作流程、工作記錄等管理規范，這樣，工作人員在開展行政管理工作時才能有制可依，工作人員的年度考核、工作督促才有相關依據。具體措施為：一是建制度，針對機關的會議管理、后勤管理、伙食管理、用車管理等，通過合理的民主程序，建立相關管理要求及規范。二是明確崗位職責，劃分工作權限，組織全員認簽崗位職責說明書，并組織相關專項培訓對工作人員進行崗位職責說明，進而層層壓實責任，提高辦公室整體協同效應。三是完善考核機制。使辦公室內部“能上能下”，即考核優秀的人員優先升職，考核較差的人員考慮降職，避免出現干得好不好一個樣的現象，從而著力督促職工奮發作為，有效提高其工作積極性，充分發揮績效考核的績效督促作用。

二、提高行政管理職工整體素質

人力資源是行政管理工作最重要的資源，為實現“強總部”的目標，必須實施有效的人力資源管理制度，如培訓制度、招聘制度、薪酬制度、績效考核制度等。為充分有效發揮辦公室行政管理職能，可以開展下面幾點工作：一是以行政管理具體某項工作為導向，如后勤、文書等職能，精準充實人才隊伍，嚴格按照崗位需求，安排專門招聘內容，不拘一格地多方面引入崗位所需人才。二是改善培訓效果。一方面積極組織人員參加專項業務培訓，并根據崗位不同，設置不同的側重點，如針對中層干部，則應重點培訓小團隊管理能力、協調溝通能力，針對一般管理人員，則側重于培訓其業務具體內容，以提高其行政基礎工作質量。另一方面更高效地開展培訓工作，為使培訓更適用于機關及員工實際，在培訓工作開展時，可將培訓工作重心前置。做好制定培訓計劃前的溝通，統籌機關與員工個人發展需求，確保培訓工作計劃科學、有效，更容易滿足職工的實際需求，提高職工對培訓的接受程度。最后是在科學制定培訓工作計劃后，應在一定范圍內予以公示，并嚴格落實年度培訓方案，充分利用機關內外部優質師資資源，加強對職工的培養，并在年末時對培訓完成情況進行考核，從而有效提高職工的綜合素質[1]。

三、增加辦公室的職能定位

在經濟社會環境變化劇烈的今天，辦公室原有的文秘、后勤服務等傳統行政職能已日益滿足不了機關事業單位的管理需要，因此，在機關事業單位改革的大背景下，辦公室新增職能這一事項也逐漸擺上了日程。

（一）完善思想引領職能

在全民發聲的自媒體時代，職工接觸到越來越多的外部信息，職工通過接納信息，勢必會對所在機關與了解的外部信息進行對比，從而形成一些消極、埋怨等不利于開展工作的思想，此時，傳統的思想教育方式已滿足不了員工及機關單位的需求，這就要求辦公室完善、提高思想引領職能，通過開展多樣、豐富的教育活動，在豐富職工工作、生活的同時，引領職工的思想，匯聚職工的價值觀，最終達到塑造、完善機關單位自身的文化的目的[2]。

（二）加強辦公室在機關中的監察職能

在發揮辦公室傳統服務職能外，應進一步加強對機關其他部門的監察，收集基層真實數據，以提供給機關領導管理決策依據。一是要深入機關事業單位工作開展一線，與一線業務人員開展深入溝通，以及時掌握工作第一手資料，然后進行整理歸納，并與一線人員合作分析，撰寫高質量調研報告，以供機關領導進行有效決策。二是發揮黨風廉政職能。自十八大以來，隨著黨風廉政工作的不斷深入、細化，黨中央對機關事業單位的廉政工作重視程度也不斷提高。在2020年，隨著十九屆五中全會的召開，黨中央對機關事業單位十四五發展期間的黨風廉政工作也有了新的要求。因此，完善辦公室黨風廉政職能，既是黨中央的要求，也是機關事業單位的切實需要。

四、結束語

因此，隨著時代對機關事業單位提出新的要求，辦公室行政管理人員在高質量完成傳統的服務職能等行政管理工作外，還應樹立學習意識，完善行政管理機制，采取有效的培訓措施，加強職工的綜合管理素質，完善辦公室的思想引領、監督檢查等新型職能，以充分滿足機關事業單位改革提升的需要。

參考文獻

[1]閔勝元.新形勢下辦公室行政管理工作策略研究[J].辦公室業務，2020，No.333（04）：19+30.

[2]張慶武.新形勢下辦公室行政管理工作[J].環球市場信息導報，2016，000（010）：135-136.

（南通市人民政府臺灣事務辦公室?江蘇?南通?226018）