基于計算機系統的企業工程財務預算管理方法

盧泓伶，王俊海，聶亞蘭

（1復旦大學 經濟學院，上海 200433；2廣東信通通信有限公司，廣東 中山 528400）

一、企業工程項目財務預算管理的意義和內容

財務預算管理是企業全面預算管理中的重要內容，高效的財務預算管理能對企業資源進行集中管理和統一調配，合理利用資源，保障企業各項經營活動的有效進行。準確、規范的財務預算管理可以通過數據分析預測企業未來的資產負債情況，幫助企業合理安排投資額和現金持有量，適應不同經營時期的資本結構，提高企業內部的經營管理水平，使企業更好地適應現代化市場經濟的發展。財務預算管理還能充分發揮對現代企業管理體系的監督管理職能。

對于能源類、制造類企業來說，項目支出是企業財務會計中的重要成本項，有關項目支出的財務預算管理極大地影響著企業的資產負債情況以及企業當期和未來的現金流量。財務預算管理貫穿工程項目實施的全過程。在工程項目規劃和決策階段，準確的財務預算是企業確定工程規模和資金來源的重要依據，企業會根據財務預算對項目作出精確的成本收益分析，并估計未來現金流和盈利；在工程項目實施階段，作為監控項目進度的重要抓手，財務預算可以幫助企業及時掌握工程實施情況，對市價等因素的可能變化進行相應調整；在工程項目完成后的驗收階段，企業可以使用財務預算管理對工程實際支出進行評估，對資金使用情況進行核對。因此，對工程項目進行專業化的財務預算管理可以幫助生產類企業科學合理地籌集和使用資金，使企業嚴格按照計劃開展投資、生產活動，實現企業資金的良好運轉，為企業各項經營決策、資源配置以及業績考核提供良好的數據參考。

二、企業工程項目財務預算的傳統方法及缺陷

傳統的工程項目財務預算方法包括編制、執行、評價、調節、考核五個環節。在項目規劃時可以采用成本會計方法大致估計項目成本和營收，在項目執行時按照月度、季度、年度檢查項目預算執行情況，將執行結果和預算內容進行比較和分析。企業一般會設立財務預算管理小組，負責編制財務預算報表，記錄財務預算的執行情況，并將實際情況與預算報表進行核對。

上述傳統方法需要收集大量信息，編制許多報表，再經過大量計算得出實際發生額與預算額的差異，耗費了過多人力物力，且難以及時、全面地發現工作過程中存在的問題。具體來說，傳統方法的缺陷主要體現在三個方面。

第一，投入品定額不準確且具有剛性。工程項目的投入品定額包括建筑材料定額、機器設備定額、技術人員和工人的勞務費用等等。投入品定額應與未來平均市場價值相適應，定額過高會增加項目投入成本，降低利潤；定額過低則可能導致現金流短缺，從而出現原材料供應不足、人員流失等問題。但投入品的市場價值會受到技術進步和引進、社會環境和市場經濟環境變化等諸多因素的影響，傳統財務預算大多是通過公式和工作經驗得出，定額可能不科學、不準確，影響了企業的支出分配。此外，定額有剛性，不能及時調整，可能導致資金浪費或資金不足，會影響企業的長期經營和發展。

第二，工程項目實施過程中不確定性強，預算靈活性不足。工程項目在具體實施的過程中經常會因事而變，如出于調整工程規模、獲得政策支持等目的打亂原先的預算和支出分配計劃。而財務預算是在項目實施前確定的，涉及企業財務報表的編制、企業現金流和利潤率的估計等，難以根據現實情況的變化靈活調整，即便調整也要付出很高的成本。

第三，制定財務預算時帶有主觀性，監督管理不及時。用傳統方法制定工程項目的財務預算時，制定者對投入品數量和質量（價格）具有選擇權，可能出現財務夸大或造假的問題，而審核人、監督者未必能準確判斷預算的合理性，不一定能及時跟蹤工程進行中的資金使用，可能導致實際發生額與預算額差距較大，無法監管資金使用的道德風險問題。

三、基于計算機系統的企業工程項目財務預算管理新方法

針對傳統的企業工程項目財務預算管理方法中的缺陷，本文提出一種精確化制定和分析工程項目財務預算的新方法。新方法基于計算機系統和數據處理的發展應用，是一套自動化的預算分析和預警方法，具有統一性、精確性、高效性、實用性，便于企業及時、精準監控項目實施進度和開支情況，預測企業現金流量和利潤。

（一）新方法的內容

新方法包括以下內容：一是設置數據集以及歸屬于所述數據集的各個數據子集的第一閾值和第二閾值；二是確定對應各個數據子集的輸入數據是否超出其對應的數據子集的第一閾值，確定所述輸入數據的總和是否超出數據集的第一閾值，確定對應各個數據子集的輸入數據超出其對應的數據子集的第一閾值的超出量值是否大于其對應的數據子集的第二閾值，確定所述輸入數據的總和超出數據集的第一閾值的超出量值是否大于數據集的第二閾值；三是針對超出量值大于相應第二閾值的輸入數據或輸入數據總和，輸出預警信息。

在上述方法中，所述數據集為預算申請單，所述數據子集為預算申請單中的各個單項預算申請項。所述第一閾值可以為預定數值如自然數，所述第二閾值可以為預定百分比。其中，所述數據集的第一閾值可以通過各個數據子集的第一閾值的總和確定，即可以直接設置各個數據子集的第一閾值，而數據集的第一閾值則無須直接設置，而是通過計算各個數據子集的第一閾值的總和得出。所述第一閾值和第二閾值中至少要有一項數據是可重設的。根據實際需要，第一閾值和第二閾值可以是其中之一，或者做到二者都可以重新設置，從而保證不斷更新以應對實際需要。

（二）新方法的使用

使用者采用本方法進行財務數據分析和預警的具體步驟如下：步驟1：建立預算分析規則；步驟2：預算分析；步驟3：超額預警。

在步驟1的建立預算分析規則中，系統可以支持手動設置預算分析規則，用戶可根據需要自行設定。例如，可以設置為：對于提交的預算申請單，單項預算申請項的申請金額要求不超過系統中已設定的項目金額的20%，預算申請單的預算總額要求不超過系統計算的預算總額的15%，其中，20%和15%為可更改數值。預算申請單即數據集，各單項預算申請項即數據子集，系統中已設定的項目金額即各個數據子集的第一閾值，系統計算的預算總額即數據集的第一閾值，單項預算申請項的申請金額不超過系統中已設定的項目金額的百分比（20%）即各個數據子集的第二閾值，預算申請單的預算總額不超過系統計算的預算總額的百分比（15%）即數據集的第二閾值。

在步驟2的預算分析中，系統可以根據步驟1所設置的預算規則對已提交的預算申請單進行分析，并將分析結果生成相應的圖表進行展示。

在上述步驟中，在對預算申請單進行分析時，系統首先對單項預算申請項進行分析，再對預算申請單的預算總額進行分析。例如，現有預算申請單1，該申請單包含A、B、C 三項預算申請項，申請數量均為1，申請金額分別為150、100、235，申請總額為485。這些數據即為各個數據子集的輸入數據及輸入數據的總和。根據步驟1中所述的系統中已設置的項目預算額，申請項A、B、C 的單項預算額分別為146、112、190，即預設的各數據子集A、B、C的第一閾值分別為146、112、190。

系統首先對預算申請單1包含的單項預算申請項進行分析，其中A、C 兩項的申請額均超出系統設定預算額，超出部分占比分別為2.74%、23.68%，B 項的申請額則低于系統設定的預算額。再對預算申請單的預算總額進行分析，經系統計算，所述預算申請單1的預算總額應為448，而預算申請單的實際申請總額為485，超出8.26%。可以看到C 項的申請額超出系統設定的預算額23.68%，大于步驟1中所述預算分析規則中設置的20%，即數據子集C 的超出量值大于其對應的第二閾值。A 項的申請額超出系統設定的預算額2.74%，小于步驟1中所述預算分析規則中設置的20%，即數據子集A的超出量值小于其對應的第二閾值。數據子集B 未超出其對應的第一閾值，不存在超出量值，因此無須進行確定超出量值是否大于第二閾值的步驟。預算申請單的實際預算總額超出系統計算出的總額的8.26%，小于預算總額的15%，即數據集的超出量值小于其對應的第二閾值。

在步驟3的超額預警中，系統經步驟2對提交的預算申請單進行分析后，對于超額的預算單，系統可以以彈框形式進行超額預警，并列出詳細超額信息，包括超額申請項名稱、申請項數量、申請額度、系統設定的額度、超出百分比等，這樣當審核人員打開預算申請單1進行審核時，可以快速發現數據不合規問題。以步驟2中所述預算申請單1為例，其結果為：C 項輸出預警信息，而A、B 項無須輸出預警信息。

（三）新方法對應的計算機系統設計

新方法依托計算機系統實現，相應的計算機系統包括三個模塊。

第一，閾值設置模塊。用于設置數據集以及歸屬于所述數據集的各個數據子集的第一閾值和第二閾值。

第二，數據分析模塊。用于確定對應各個數據子集的輸入數據是否超出其對應的數據子集的第一閾值，確定所述輸入數據的總和是否超出數據集的第一閾值，確定對應各個數據子集的輸入數據超出其對應的數據子集的第一閾值的超出量值是否大于其對應的數據子集的第二閾值，確定所述輸入數據的總和超出數據集的第一閾值的超出量值是否大于數據集的第二閾值。

第三，預警模塊。用于針對超出量值大于相應第二閾值的輸入數據或輸入數據總和，輸出預警信息。

（四）新方法的優勢

新方法致力于改善傳統預算分析的缺陷，并通過現代化計算機財務系統來實現高效完成企業監控預算的目的，為實用而生，功能全面，主要有三個方面的優勢。

第一，支持自主建立預算分析規則，靈活度較高。新方法和計算機系統支持自主建立預算分析規則，能及時根據市場環境調整，公開透明，便于投入品成本的統一化。此外，變動的便利性使企業能對項目財務預算進行多種測算，還引入了壓力測試，可以使企業對項目投入的未來不確定性獲得全面的感知。

第二，預算分析的實效性。根據建立的預算分析規則，系統能夠幫助用戶快速進行預算分析，及時得到總成本金額和各科目成本金額，增強了預算分析的時效性。

第三，利于監控，及時預警。新方法和系統能夠實時跟進項目投入品的申報情況，申報條目公開透明，且與采購方分離，有效減少了資金使用的道德風險；此外，新方法和系統能夠及時對不合規的輸入結果進行預警，輔助審核方快速發現問題，提高工作效率。

四、新方法在企業中的實際應用

（一）項目背景

隨著社會信息化建設進程，供電局財務部需要把更多腦力勞動逐步轉化為信息系統自動化作業，以實現財務數據的完整性、準確性、可追溯性。依據“信息匯集與推送、過程管控、預警研判、分析決策、指揮協調”的目標定位建設的預算管理系統可以通過多種手段整合現有數據，并對數據進行一定程度的適用性修正。要通過對接各業務和財務系統，提高智能應用子系統集成度，完善各模塊功能，逐步提高財務管理領域智能化技術的應用水平。

（二）業務架構

預算管理系統項目將各業務和財務系統結合，通過對各業務部門的歷史費用數據（日常費用的發票數據）、成本標準信息、預算執行計劃等數據的采集與分析，逐步提高財務管理領域智能化技術的應用水平，從而達到“財務管理智能化應用”的目標。

（三）系統功能模塊

本方法主要應用于預算管理系統的預算編制及預算分析模塊。

預算編制模塊，擁有基本的增、刪、改、查功能（見表1）。

預算分析模塊，擁有查詢及預警功能（見表2）。

表2 預算分析模塊

五、結語

財務預算管理方法在現代企業的管理中具有至關重要的作用，企業工程項目的財務預算管理有利于實現項目實施中決策的科學合理、資源的有效利用、資金的合理分配、管理監督的及時透明。本文基于計算機系統設計，建立了一套針對工程項目財務預算的自動化分析和預警方法，具有統一性、精確性、高效性、實用性，有效提升了企業工程項目財務預算效率，規范了財務預算申報流程，降低了資金使用的市場風險和操作風險，可以推動企業的現代化建設與可持續發展。