高校檔案監督指導工作調查研究
——基于問卷調查的實證分析

趙 莉

一、調查的意義和實踐價值

檔案監督指導工作是高校檔案部門的重要工作內容之一?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第八條、第十四條以及《〈高等學校檔案管理辦法〉解讀》規定：對高校檔案工作進行監督指導是高校檔案部門的一項管理職責[1][2]。新頒布的《機關檔案管理規定》第十條規定 “ 對機關各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進行監督和指導 ” 是 “ 機關檔案工作的基本任務 ” 之一[3]。除了規章制度的職責規定外，檔案監督指導工作也是高校檔案部門行之有效的管理手段，有效的檔案監督指導工作對于推動高校檔案事業規范化發展起著至關重要的作用。對高校檔案監督指導工作情況進行調查和分析，了解現狀、發現問題、提出建議，可為相關的理論研究提供重要的實踐基礎，為高校檔案部門開展檔案監督指導工作提供參考。

二、調查設計

為確保調查結果的真實有效性，調查樣本的范圍選定在筆者日常工作聯系較多、情況較熟悉的廣東省高校。本次抽樣調查采取網絡填寫問卷的方式進行，具體設計如下。

表1 調查內容

（1）問卷填寫對象：廣東省高校檔案部門專職工作人員。（2）問卷發放與回收時間：2019年11月至12月上旬。（3）問卷發放與回收方式：用 “ 問卷星 ” 編制問卷，通過QQ、微信分別發給廣東省高校檔案部門的工作人員不記名填寫并回收。（4）調查內容：如表1 所示。本次調查內容主要側重于高校檔案部門如何開展檔案監督指導工作，及其實際效果和內部管理情況。

三、調查結果分析

廣東省教育廳網站公布出來的廣東省高校包括本科、?？啤⒏呗?、獨立學院、職工高校、電大等，共計168所[4]，除去61 所聯系不到或未設置檔案部門專職工作人員的高校，本次抽樣調查通過QQ 和微信共發出問卷107 份，回收問卷100 份，均為有效問卷，回收有效率為93%。

1.高校檔案部門對監督指導工作重要性的認識。認為檔案監督指導工作很重要占98%，只有2%認為可有可無。其中經常開展檔案監督指導工作的有56%，偶爾開展的有36%，未開展此項工作的有8%。

2.高校檔案部門開展監督指導的內容、方法和措施。監督指導工作的內容主要偏向于具體業務細節指導和檔案工作完成情況檢查，宏觀工作指導占46%。電話、郵件、QQ 等日常業務咨詢是檔案監督指導工作最常見的方法和措施。其次是專門培訓和上門業務指導，定期檢查的有40%，有1 所高校檔案部門采用了視頻教學的方法。只有8%的高校檔案部門與校內其他職能部門，如教務處、資產處、校辦等，協同開展了檔案監督指導工作。90%的高校檔案部門對未按質按量完成檔案工作的歸檔單位沒有特別有效的措施。

3.高校檔案部門開展監督指導工作的效果。只有2%的高校檔案部門認為開展監督指導工作非常容易，認為較容易的占18%，認為不容易的占38%，有42%的高校認為難度很大，很難取得滿意的持續性效果。歸檔單位對檔案部門規章制度的履行和落實效果非常好的只有4%，其他都是效果一般或效果不太好。而檔案部門規章制度沒有得到有效落實的主要原因是對規章制度的解讀不夠、宣傳措施和力度欠缺、檔案工作人員對規章制度的執行力欠缺，還有高校檔案部門認為是因為規章制度內容滯后于實際工作及規章制度結構不合理、可操作性不好。在開展檔案監督指導工作的過程中，可能會出現的外部阻力情況如圖1 所示，90%的高校檔案部門認為開展監督指導工作的最大阻力是整體檔案意識不夠高，對檔案工作重視程度不夠。

圖1 開展檔案監督指導工作的過程中可能會出現的外部阻力

4.高校檔案部門對監督指導工作的管理情況。高校檔案部門對監督指導工作的管理情況主要體現在制度規范、職責規定、考核指標、工作流程的設置等方面。16%的高校檔案部門制定了專門的檔案監督指導工作制度或規范。沒有專門的檔案監督指導工作人員的高校占82%。對檔案監督指導工作人員職責有很細化的規定和分工的高校只有2%，90%的高校檔案部門都沒有對具體負責和從事檔案監督指導工作的工作人員制定內部考核制度和考核指標。有26%的高校對校內單位的檔案工作建立了考核制度，92%的高校檔案部門都沒有建立監督指導工作反饋機制和反饋渠道。只有10%的高校檔案部門在開展監督指導工作時，針對不同類型的檔案監督指導工作制定了規范和細化的工作流程。

四、結論與啟示

1.現狀總結。（1）高校檔案部門對監督指導工作的重要性和必要性都有足夠的認識，大部分高校經常開展檔案監督指導工作，甚至已經形成一定規模的工作模式。（2）高校檔案監督指導工作偏重于微觀業務指導，對歸檔單位的宏觀指導和工作規劃不足。檔案工作人員對具體問題做得多，容易陷于 “ 忙亂指導 ” 的境地，整天忙于應對各個歸檔單位的業務問題，工作量大，耗費時間長，甚至代替兼職檔案員做了很多具體業務，增長了歸檔單位的依賴心理。（3）高校檔案監督指導工作的方法和措施缺乏多樣化，創新性不足，監督和檢查的力度不夠，主要局限于日常的業務咨詢、定期的業務培訓等方法和措施。（4）高校檔案部門普遍認為開展監督指導工作不容易，阻力大，效果一般。主要體現為檔案工作規章制度的內容本身有問題或落實不到位，最大的阻力在于整體檔案意識不夠強，對檔案工作重視程度不夠，另外還有兼職檔案員隊伍不夠穩定、缺少依法監督的措施和手段、歸檔單位復雜多樣等問題。（5）高校檔案監督指導工作缺乏精細化的內部管理。一是制度規范方面，要么沒有專門的檔案監督指導工作制度規范，要么只是在其他制度規范里稍有提及，或者是制度規范的結構不夠合理，降低了執行力；二是工作人員方面，數量難于保證，工作任務不夠明確和細化，工作效果缺少檢查和考核；三是對歸檔單位的約束力方面，缺少相應的監督檢查機制和檔案工作考核制度；四是反饋機制方面，大部分高校都沒有建立檔案監督指導工作反饋機制和反饋渠道，不能及時收集和了解歸檔單位的監督指導需求和監督指導工作效果。

2.工作建議。（1）改善高校檔案監督指導工作的外部環境。①加大政策制度和法律法規的支持力及約束力。國家及各地檔案行政管理部門應建立和完善高校檔案工作各項政策制度和法律法規，為高校檔案部門開展監督指導工作提供更多的支持力和約束力，讓高校檔案監督指導工作的開展真正做到有權力、有依據、有保障。②進一步提高整體檔案意識。提高全校師生員工的檔案意識是高校檔案部門減少監督指導工作阻力的主要措施之一。首先，在檔案宣傳方面，宣傳的內容不應僅僅局限于檔案及檔案工作的重要性，而應將檔案知識滲透于日常的工作和生活，靈活運用新媒體，將與檔案相關的知識和應用聲情并茂地傳遞給受眾，讓檔案認知從抽象到具體、從陌生到習以為常。其次，在檔案的利用方面，不應僅僅局限于提高服務意識、改善服務態度和方法，更應積極整合和開發檔案信息化和數字化成果，使紛繁復雜的檔案信息更容易被受眾發現和利用，探索如何開通檔案信息資源共享利用的渠道或平臺，讓受眾能切實感受到檔案給工作和生活帶來的便利，使利用檔案成為一種習慣。③充分了解歸檔單位實際情況和監督指導需求。高校內部各單位工作內容復雜多變，兼職檔案員流動性大，檔案部門只有進行全面調查研究，建立與歸檔單位之間的信息反饋機制，及時掌握各歸檔單位的實際情況和需求，了解工作效果，才能使檔案監督指導工作有的放矢、行之有效而不流于形式。（2）創新高校檔案監督指導工作的方法和措施。①宏觀管理與重點指導相結合。具體問題具體對待的同時，更應幫助各歸檔單位理順內部問題，形成可操作性強的長效機制。②點與面相結合。在開展常規的全校范圍普及性的培訓和指導的同時，適時開展創先爭優和業務交流活動，樹立典型，推廣先進經驗和具體做法，以點帶面，逐步推開。③傳統方法與新技術相結合。傳統的檔案業務指導大都以面對面、手把手式的指導方法為主，高校檔案部門可以嘗試利用新技術，如制作微信小視頻推送、專題視頻教學、搭建檔案監督指導數據管理系統等，使業務指導更便捷、易懂。④獨立開展與聯合協同相結合。高校檔案工作不是高校的核心工作，受重視程度有限。如果能結合其他職能部門的業務，聯合校內其他部門開展檔案監督指導工作，工作難度和阻力會小很多，也可以彌補高校檔案部門人員、技術、設備等不足的問題。（3）加強高校檔案監督指導工作的內部精細化管理。精細化管理是一種全面的、科學的管理理念，是通過系統化、程序化、標準化等規則的建立，使機構內部各環節精確、高效、協同和持續運行[5]。根據以上抽樣調查的結果分析，當前高校檔案監督指導工作亟需加強精細化管理。比如，高校檔案部門內部應齊心協力，全員樹立精細化管理意識，制定規范的、精細的管理制度和工作標準或指標，建立完善的崗位責任制，對各項工作有量化分解，做到權責清晰、責任明確，落實層層負責的責任制，并且加強監督指導工作效果的檢查和責任追究，而不是工作成果人人有份、工作成效不佳時說說而過；配合精細化管理的需求，探索切實可行的內部考核、激勵措施，嚴格兌現獎懲。總之，精細化管理的理念和技術對于高校檔案監督指導工作突破瓶頸，走向更加科學、規范、高效之路有著極大的借鑒價值。高校檔案部門應該把它作為一項系統的、持續不斷的工程，進行更深入的思考和探索。