應用型本科院校教學檔案利用服務研究
——以貴州省為例

韋云花 胡麗娟

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020）》指出， “ 牢固確立人才培養在高校工作中的中心地位 ” ， “ 把促進人的全面發展、適應社會需要作為衡量教育質量的根本標準 ” 。由此可看出，人才培養處于大學的核心位置，大學教育的根本目的在于培養全面發展、適應社會需求的人才。應用型本科院校也不例外，需要思考如何培養理想應用型人才問題。教學檔案是教學單位在教學管理過程中形成的原始材料，是衡量學校教學管理水平和教學質量的重要支撐材料，在提高與增強應用型本科院校的日常管理、經驗交流、水平能力等方面發揮著十分重要的作用[1]48。而這種種的教學檔案價值，都需要通過教學檔案利用服務來實現。反觀現實，應用型本科院校教學檔案利用服務現狀不容樂觀，雖然取得一些成績，但還存在很多的問題。通過對貴州省11 所應用型本科院校進行調研，找出應用型本科院校教學檔案存在的主要問題，并根據調研的實際情況提出相應的策略，為提高應用型本科院校教學檔案服務質量提供指導和參考，從而有效地發揮教學檔案價值[2]23。

一、應用型本科院校教學檔案利用服務現狀

1.應用型本科院校教學檔案利用服務取得的成就。應用型本科院校是由幾個地方院校合并升格發展而來，在教學檔案上已有一定的基礎，主要表現如下：一是教學檔案整理基礎有所加強。應用型本科院校在升本前，由于歷史原因，檔案整理基礎較差，有的甚至沒有經過規范的整理，這給教學檔案的查閱利用帶來了極大的不便。合并升本后，各院校都對原有的教學檔案進行了規范的整理，為后續的教學檔案利用服務提供了基礎。二是制定了教學檔案利用基本制度。要確保教學檔案能夠提供利用，制度必不可少。通過調研，絕大多數應用型本科院校都規定了教學檔案歸檔范圍和保管期限，制定了教學檔案利用制度等。教學檔案基本制度的確立有效確保了教學檔案利用的相對規范，如明確的歸檔范圍能有效確保教學檔案常規收集，利用制度的建立使教學檔案利用流程的審批有據可依，促進教學檔案利用服務工作的開展。三是教學檔案信息化意識有所增強。目前，絕大部分應用型本科院校已經購買了檔案管理軟件，由于經費原因，雖然大多數購買的是單機版檔案管理軟件，但在大數據背景下，應用型本科院校也積極抓住機遇，推動教學檔案數字化。目前，應用型本科院校雖然還未實現全文檢索，但都已經在為數字化掃描工作作準備，將數字化工作納入年度檔案工作計劃，將數字化經費納入檔案年度工作經費預算。

2.應用型本科院校教學檔案利用服務存在的問題。

（1）教學檔案館藏資源不豐富。檔案資源是開展檔案利用服務工作的前提條件，是最基本的保障,同樣教學檔案也是如此。應用型本科院校在收集教學檔案時，除了以國家檔案規定為導向外，還應包括一些特色教學檔案資源，如學生活動剪影、一些重大活動的材料等。但根據圖1 來看，貴州省應用型本科院校中72.2%的院校只收藏了部分教學檔案，館藏中的教學檔案還不夠豐富、全面。而教學檔案的館藏量與教學檔案利用是息息相關的，尤其是教學檔案，是學校教學的重要組成部分，教學檔案是否能夠發揮作用，與其館藏量有著密切的聯系[3]209。若是教學檔案的數量較少，用戶就不能從中獲取自己想要的信息。

圖1 教學檔案收集是否齊全

但由于學校的教學方式多種多樣，靈活性較強，相關制度不夠完善等因素影響，教學檔案的收集存在一定難度。特別是轉型為應用型本科院校后，學校的規模明顯擴大，教學檔案收集工作也更加困難，使得一些應用型本科院校的教學檔案館藏量不足、不豐富。其次，教學檔案資源的豐富不僅包括紙質資源，還應有豐富的數字資源。在這個快速發展的大數據時代，如果想要充分利用檔案，就應該完善檔案的數字化資源，從而提高教學檔案利用的效率，但根據圖2 來看，貴州省11所應用型本科院校檔案數字化進程緩慢，只有18.2%的應用型本科院校開啟檔案數字化并完成檔案的掃描工作，34.4%的應用型本科院校雖開展檔案數字化，但還沒開展掃描工作。教學檔案信息輸出能力遠遠不能滿足用戶對教學檔案信息的需求，從而不能更好地發揮教學檔案的作用。在這樣的情況下，應用型本科院校教學檔案的利用服務效果并不是很理想。

圖2 是否開展檔案數字化

（2）檔案信息資源的加工程度較低。82%的貴州省應用型本科院校還未開展檔案的編研工作，一些已開展編研的還沒編研出實際成果，教學檔案信息加工程度較低。而教學檔案編研程度是影響教學檔案利用率的原因之一。隨著時代的發展，教學檔案利用服務工作引起越來越多用戶關注，人們對教學檔案資源的編研工作提出更高的要求，要求檔案部門不僅提供原始的教學檔案，還應該編研出更完善的教學檔案成果。但是在實際工作中，由于很多原因，導致檔案工作人員對教學檔案資源進行加工的水平不高。一是應用型本科院校檔案工作人員的數量不足。貴州省應用型本科院校檔案機構人員大多數在1—3 人之間，且兼職檔案工作人員變動比較頻繁，檔案工作人員大部分時間在做檔案整理、查閱和歸檔等基礎工作，沒有時間開展教學檔案編研工作。二是檔案工作人員信息開發意識不強，還未開展教學檔案編研工作。三是檔案工作人員的編研能力不足。根據調研，大部分檔案工作人員都不是檔案專業的，沒有接受過檔案方面的教育，缺乏經驗，不能更快速、更好地開展教學檔案編研工作，因此對教學檔案資源進行二次加工的水平不高，導致教學檔案信息資源加工程度較低，不能更好地滿足用戶的利用需求。

（3）檔案提供利用水平低。教學檔案的利用服務形式隨著時代發展在不斷改變。但通過調研，貴州省11 所應用型本科院校檔案部門均未開啟網上利用服務，一些院校還在使用傳統的紙質檔案查詢方式，在當前的網絡環境下，教學檔案的利用服務平臺還比較單一，提供利用水平低。雖然一些應用型本科院校將部分教學檔案的信息公布在校園網上，但因為一些檔案具有的局限性和特殊性，所以不能更好地滿足用戶的利用需求，導致用戶逐漸失去利用教學檔案的興趣，導致利用率低[4]51。其次，在實際的教學檔案管理工作中，依然側重于教學檔案的收集、匯總而輕視開發利用，側重于對教學檔案資源的保管而輕視服務管理，從而導致應用型本科院校的教學檔案不能更好發揮其價值；且服務內容多限于實體館藏、實地利用，缺乏異地異質的深層次開發，以及檔案利用手續較繁瑣與反饋機制缺失，用戶互動性不強等原因，影響著教學檔案的利用效率，使其利用率較低。

二、完善教學檔案利用服務的對策

1.豐富教學檔案館藏。增加教學檔案的館藏量，開發更多有特色、有創意的教學檔案。提高收集教學檔案的水平，從而提高利用效率，充分發揮教學的作用，進一步推動應用型本科院校的發展。隨著大數據時代的到來，教學檔案的利用趨勢逐步由紙質轉變為數字化。應用型本科院校應緊緊追隨時代的步伐，豐富、完善教學檔案的數字化資源。應加大對檔案現代化設備的投入，構建教學檔案數字化資源。鑒于教學檔案的數量多、種類雜、開展數字化過程的時間緊等特征，各院校應劃分好輕重緩急、主次等級，確保數字化資源建設的有序實施。在建設數字化資源的同時，也要充分認識到網絡安全的重要性，設置相應的安全保護設備，提高安全等級；也可以利用校園網等平臺豐富教學檔案數字化資源，更好地滿足廣大用戶對教學檔案的利用需求。

2.加強教學檔案編研工作。檔案編研是教學檔案利用服務工作中的一項重要工作。檔案編研主要是對檔案進行進一步的開發，將一些 “ 死檔案 ” 轉變為有用的 “ 活檔案 ” 。首先，通過挖掘教學檔案內容和用戶需求，對教學檔案信息進行分析、篩選、加工，將相關材料系統化，整理匯編成冊，如《歷年學生名冊匯編》、教學方法與經驗、優秀課件、教研成果等等。再比如說，在管理學生畢業論文時，不僅應該保留論文題目，還應該保留其內容，這樣其他學生在寫畢業論文時可以對其進行借鑒、學習。其次，檔案工作人員是檔案編研工作的前提，針對檔案工作人員不足的問題，應用型本科院校應落實部門立卷制度，配備一些兼職檔案人員，讓專職檔案人員有更多的時間開展教學檔案編研工作。針對教學檔案編研意識不強的問題，應用型本科院校應增強檔案信息開發能力，擬訂計劃，由簡單到深入，逐步開展教學檔案編研。還可以向做得好的院校學習、借鑒并定期開展一些培訓，使教學檔案編研工作能做得更好，更好地滿足用戶的利用需求，充分發揮教學檔案的作用。

3.豐富教學檔案利用方式。教學檔案信息化是推動教學檔案利用服務的動力，直接影響教學檔案的利用服務水平[5]21。隨著學校規模的不斷擴大和時代發展，檔案的載體逐漸從單一的紙張向多形式的檔案載體轉變。應用型本科院校的教學檔案工作應順應數字化、網絡化的發展趨勢，及時轉變教學檔案的利用模式，提高教學檔案的利用率。檔案部門應依據本校教學檔案檢索記錄的實際情況及利用者的需求，改變教學檔案利用服務平臺單一的情況，開拓多種檢索的渠道，充分發揮網絡的作用，滿足不同用戶層次的需求。

為了提高教學檔案利用效果，首先，檔案工作者必須轉變以前的服務觀念，提高教學檔案的服務意識。在工作過程中，要主動了解廣大師生對教學檔案的利用需求，不斷探索教學檔案利用服務形式的新點子，推動教學檔案的發展。其次是簡化利用手續，改變利用的方式。可以根據應用型本科院校檔案部門的實際情況，采用多元化利用服務模式，如咨詢服務、預約服務、網上服務等多樣化服務形式，并不斷開發多種服務渠道[6]28。

綜上所述，轉型后的應用型本科院校需要高質量、快速的發展。在這樣的背景下，教學檔案利用服務工作逐漸凸顯出來，通過充分利用教學檔案資源，發揮教學檔案的作用，使教學檔案圍繞學校應用轉型，順利通過教學評估，提升學校綜合實力，進一步發揮教學檔案對高等學校人才培養的作用。