我國企業檔案管理理念問題分析

作者簡介：張文權，（1966.1-），籍貫：河北省灤州市，現有職稱/職位：中級經濟師，研究方向：金融。

摘要：在我國各項管理工作中最重要的一個方面就是管理理念，現階段我國社會發展的速度是非常快的，因此企業在發展過程中的各方管理理念也要跟上社會發展的潮流。比如說財務管理理念，人員管理理念等，而其中被大多數企業所忽視的一個非常重要的管理理念，就是檔案管理理念，檔案管理工作是一個企業在發展過程中非常重要的一項工作，因此，檔案管理理念及其方法應當偽造社會的不斷發展而進步，應當實現高效科學，合理準確的管理，但是現階段我國企業檔案管理理念方面仍然存在著很多問題，本文就針對這些問題展開了論述。

關鍵詞：婚姻登記檔案;管理;問題;對策

1 前言

檔案管理工作貌似是一項非常枯燥無聊的工作，而且有很多人抱怨檔案管理工作的工作量非常大，并不重視該工作，這就導致了現階段我國檔案管理工作的發展相對來說比較落后，而落后的工作體制，而落后的管理體制以及管理理念，對于我國企業進行檔案管理工作來說是非常不利的，一個企業在發展過程中會涉及到多方的業務和溝通往來，而檔案管理工作主要是將企業在發展過程中的各項活動記錄下來，為以后的發展提供良好的借鑒，而且企業在制定未來發展目標的過程中也需要借鑒之前的活動檔案，因此，有一個良好的企業檔案管理方法是非常重要的，而良好的管理方法是受管理理念所支配的，因此，現階段我國企業在檔案管理過程中，最重要的就是要轉變自身的檔案管理理念，充分的融合目前社會發展最為先進的東西，讓企業的檔案管理工作更上一個臺階，為企業未來的發展奠定良好的基礎。

2 對我國檔案管理工作以及檔案管理理念的論述

2.1 檔案管理工作

中華民族的歷史是非常悠久的，而在這個悠久的歷史長河中，我國早在古代時期就已經形成了一套比較完善的檔案管理方式，現階段所能了解到的一些具體史實都是經過良好的文獻記錄保存下來，而文獻記錄工作也就是早期的檔案管理工作，可以從中獲取一些歷史人物以及對真實的歷史史實，對于我國古代歷史文化的研究是非常有利的，而我國現代化檔案管理工作是從上世紀50年代后期開始的，從改革開放以后，我國的檔案管理工作得到了大規模的發展，并且隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷完善，企業在進行檔案管理過程中也在不斷的變化檔案管理體制和機制，目前來說，我國檔案管理工作已經初步實現了智能化和信息化[1]這對于我國檔案管理工作來說是一個非常大的突破，而且隨著我國科學技術的不斷發展，檔案管理過程中也出現了一些新的功能，不只對于企業的發展來說是非常有利的，而且對于我國居民的日常生活也帶來了極大的便利，筆者相信未來來在我國檔案管理過程中會實現更好的發展和進步。

2.2 檔案管理理念的發展

管理理念直接決定著一個企業的具體管理方式和管理機制，也是人們對于一切管理活動的基本認識，包括管理目標，行為價值取向等等一系列概念的理解和定位，而管理理念受制于現階段人們的認知活動，也就是說管理理念從側面反映出了人類社會發展的進程，同時管理理念的不斷發展和變革也會受到人類歷史發展規律以及發展現狀的影響，因此，只有最符合當前社會發展的管理理念才會更有利于我國社會的發展，才會給我國各個企業的發展帶來新的契機。我國的檔案管理理念形成于單一的公有制和計劃經濟體制時期，在該時期我國的經濟是非常有特點的，大多數企業都是在國家管控下進行相關工作的，因此，企業檔案管理工作被看做是政府對進行管理的重要的部分，并且在那個時期我國企業的大多數檔案最終的流向是國家各級各類的檔案館，而且管理標準也是與當時各個國家檔案館的管理標準保持一致。[2]在這種體制下，當時的檔案管理工作相對來說是比較完善的，但是隨著我國計劃經濟體制的瓦解，在社會主義市場經濟體制下必須要有新的檔案管理方式，但通過相關調查發現不同企業在檔案管理工作中基本上都分為宏觀和微觀兩大部分，而不管是哪一個部分都存在著由于歷史發展所帶來的許多矛盾和問題。要想解決這些問題必須要從管理理念下手，必須要保證檔案管理理念是符合社會主義市場經濟體制的。目前，隨著改革開放的不斷深化，企業的獨立法人地位得到了很好的確認，而私營企業與政府之間的關系也在逐漸的調整，政企分離已經成了社會的共識，企業只要在一定的法律監督和引導下，就可以實現自身的發展和目標的制定，因此，企業的檔案管理工作已經成了一項自主性的內部事務。[3]在這種背景下，有很多企業認為檔案管理工作是序號，企業內部人力資源的一種行為，所以并不重視檔案管理工作，這就導致了各個企業在檔案管理過程中管理效果參差不齊，首先這不利于我國企業本身的發展，其次也不利于我國政府對企業進行良好的監督，最后對于我國居民的合法權益來說，也是一種侵害，因此，必須要對現階段的檔案管理理念和管理體制進行相應的調整。

3 現階段我國企業在檔案管理過程中存在的問題

通過以上的論述，可以發現在我國企業進行檔案管理過程中，最主要的一個問題就是缺乏先進的檔案管理理念，而這個問題就繼而引發了很多問題。現階段在社會主義市場經濟體制下，我國企業在發展過程中擁有十足的自由，因此，我國企業的發展速度是非常快的，而高速的發展也就意味著企業在發展過程中所產生的檔案資料信息比較多，因此，企業的工作人員的檔案管理工作量是非常龐大的，再加上一些其他主觀性因素的存在，也就導致在檔案管理過程中出現了各種各樣的問題，如果任由這些問題長期發展，不采取良好的措施進行解決，那么對于企業的發展來說就會形成很惡劣的影響，比如說容易導致決策失誤的情況，所以首先需要對這些問題進行深入的分析，然后提出有效的解決措施，具體來說，我國企業在進行檔案管理過程中，由于管理理念不先進所引發的問題主要有以下幾個方面：

3.1 缺乏有效的管理體制

通過對我國不同類型的企業的檔案管理工作的調研中發現，很多企業沒有成立一個專門的檔案管理小組或者檔案管理部門，很多檔案管理工作都是由行政人員進行的，這部分人員在管理過程中缺乏比較專業的檔案管理知識的，因此，很多企業的檔案管理工作做得非常混亂，這對于企業進行決策參考來說是非常不利的，而且特別是一些國有企業和事業單位在進行檔案管理過程中，很多工作人員出現上班玩手機，不專心的現象。[4]這樣的工作態度對于檔案管理工作來說是非常不利的，非常容易出現檔案管理丟失或檔案整理錯誤的情況，這不只對企業的發展來說是一種損失，而且還有可能影響到居民的個人合法權益。造成這種現象的主要原因是由于缺乏和科學合理的管理體制，由于沒有管理體制的制約，所以檔案管理工作只是一種形式。[5]

3.2 保存形式單一

現階段在我國很多企業的檔案管理部門仍然采取著紙質版的檔案管理方式，這種管理方式在一定程度上浪費了社會資源，而且不易保存，紙質版檔案也在管理過程中經常容易受潮，字跡不清等現象，這對于保證檔案的完整性來說是非常不利的。其次，一些書面文字的檔案的保存，相對來說還比較容易，但是檔案的形式是多種多樣的，比如說視頻，音頻等，而這些檔案在管理過程中所占的空間相對來說是比較大的，而我國很多企業的檔案管理部門的占地面積并不大，如果不采取有效的檔案管理方式，那么隨著時間的流逝，檔案管理的數量只會越來越多，會加重檔案管理的難度和工作量。

3.3 檔案管理人員的水平不足

在企業檔案管理過程中，發揮主要作用的就是工作人員，而根據我國對各企業的檔案管理工作的相關調查中發現，但大多數企業都缺乏專業的檔案管理人員，而從事檔案管理工作的人員，大部分都是行政文員以及前臺工作者，而專業學習過檔案管理的工作人員的數量是少之又少。很多人認為檔案管理工作是一項非常簡單的工作，這種想法是非常錯誤的，由于現階段我國企業發展速度是非常快的，因此，檔案管理人員在這過程中所面臨的檔案管理程序和數據資料是非常龐大的，這就要求相應的檔案管理人員能夠迅速的摸清所有的檔案管理規則和流程，并且針對各種繁瑣的數據資料進行有效的分析整理和存儲，所以說檔案管理人員首先具備一些比較強的數據分析能力以及邏輯思維能力。因此，檔案管理工作的難度還是非常大的，所以很多企業用并不專業的人員來進行檔案管理是非常錯誤的，導致在檔案管理過程中容易出現各種各樣的問題，無法有效的實現檔案的整理和利用。[6]

3.4 企業檔案管理的信息化水平比較低

隨著我國科學技術的不斷發展，我國已經進入了信息化時代，高新技術已經融入到各行各業的發展過程中，特別是大數據分析技術，已經為我國各行各業帶來了比較大的，但是在我國很多企業檔案管理過程中仍然采取的是比較傳統的人力管理的方法，該方法管理效率低，而且經常容易出現失誤或者遺漏的現象，不利于我國檔案管理工作的順利開展。而且有些企業的檔案仍然采用的是紙質版的檔案，相對來說，紙質版的檔案管理難度更大，而且借閱的手續和難度也比較大。這些都是檔案管理信息化水平比較低的表現，為了提高企業檔案管理的效率，檔案管理理念與檔案管理方法要不斷的更新和完善。

3.5 檔案的利用率比較低

檔案記錄了企業在一個時間段內的所有經濟活動以及運營活動對于企業的盈利和負債情況記錄相對來說比較清晰，因此，企業在制定未來的目標和計劃的過程中，應當對以往的檔案進行充分的了解和把握，通過檔案可以有效的實現對各種風險進行規避。[7]但是針對目前我國企業對檔案的利用效率來看，大部分企業對檔案的利用率相對來說比較低，在制定企業未來發展目標和計劃時并不會參考檔案，另外，由于某些企業檔案管理體制存在問題，檔案的信息并不能實現有共享，而且借閱的手續和難度往往是非常繁瑣的，也嚴重影響了企業內部人員對于檔案借閱的積極性。

4 加強檔案管理工作的措施

上文中已經分析了在新形勢下我國檔案管理工作所面臨的難題和阻礙，因為這些問題的存在，對我國檔案管理的工作造成了嚴重的阻礙，對于企業的發展是非常不利的，因此，企業的相關負責人應該積極的采取措施進行應對，首先最重要的就是要轉變企業的檔案管理理念，引進最新的管理理念，但是只有管理理念是遠遠不夠的，往往還需要一系列的配套措施，具體來說包括以下幾個方面：

4.1 盡快制定各類檔案管理法規

在檔案管理過程中，需要有比較完善的檔案管理法規，讓相關企業在進行檔案管理過程中嚴格按照相關法律規定來進行檔案管理工作，讓各項檔案管理工作都有法可依，依法落實。這就需要我們國家盡快完善相應的立法工作，在立法過程中，充分的對我國企業在檔案管理過程中所產生的問題和遇到的阻礙進行充分的調研，還有傾聽各個企業相關負責人的意見，制定一套相對來說比較完善的檔案管理法規，而該法規也需要隨著社會經濟的不斷變革進行不斷的完善。只有這樣才能確保檔案信息的準確性和可靠性，才能為企業的發展提供更加有力和可靠的數據支持。

4.2 完善監督體系

在檔案管理過程中由于其中所牽扯到的利益關系相對來說比較復雜，經常出現收受賄賂，以權謀私的現象，嚴重影響了企業的經濟效益和企業未來的發展，所以一定要制定一套比較完善的監督體系，可以設立第三方機構，在注冊師對企業進行審計的同時，第三方機構要在一旁進行監督和旁聽，對于審計過程中到各種違法亂紀行為進行及時的制止或移交有關部門進行依法處理。

4.3 培養專業的檔案管理人員

良好的檔案管理工作必須由掌握專業的檔案管理知識和管理技能的人員來進行，所以各企業在發展的過程中，要注重對檔案管理人員的培訓工作，每年定期組織相關的財務人員或者管理人員進行檔案管理工作的培訓，并且將培訓的結果納入到工資獎金體系中，可以有效的提高培訓人員的培訓熱情。其次，在我國的一些高等院校中，也可以設立專門的檔案管理專業，作為研究生的二級學科進行廣泛招生，這還需要充分發揮政府的扶持作用，共同致力于專業的檔案管理人員的培養工作。

4.4 提高信息化的水平

目前我國科學技術飛速發展，各種高新技術的應用范圍非常廣泛，在檔案管理過程中，也要加入高新科技，比如說大數據分析技術可以通過該技術建立相應的平臺，可以有效的實現對檔案的收集和整理工作，而且在很大程度上也方便了企業內部員工對于檔案的提取和查閱。但是在加強信息化水平的過程中，要特別注意對檔案的保護工作。

4.5 提高檔案的利用率

首先要建立相應的數據庫，對所需要查閱檔案的人員開放相應的權限，讓他們可以進行及時有效的提取相關的檔案，如此一來，可以在很大程度上提高他們查閱檔案的積極性。其次，還要強調檔案對于企業制定目標和計劃的作用，讓企業的相關負責人重視檔案的重要意義。

4.6 完善檔案的管理條件

為進一步提高企業檔案管理效能，必定要健全現代化企業制度，滿足企業發展的基本需求。對此，企業經營者、管理者要從思想上重視企業的檔案管理工作，增大檔案管理所需要耗費的人力、財力以及物力資源，綜合改善方案管理者的現代化信息水準，為增強檔案管理效能奠定技術基礎。根據企業的檔案管理需求，要嚴格按照企業的檔案數字化水平構建起信息化建設標準以及基本需求，創設良好的檔案管理新環境，以便為檔案管理配備先進的設備，構建起高效的檔案結構布局，在檔案管理平臺上做好功能分區，嚴格按照特定的要求以及標準進行功能分區，保證檔案的內容安全性。此外，可以有效探索如何使用網絡云、辦公自動化App、檔案檢索網絡化等改善檔案管理條件，豐富企業信息化的檔案管控資源需求，健全企業的信息檔案資源管控體系。而利用第三方的技術以及設備有利于實現館藏紙質檔案進程推進，實現數據信息的技術化，按照檔案信息化建設的規范、標準，對檔案資源的信息化收集、整理等進行綜合分析。

5 結束語

綜上所述，在我國企業發展過程中檔案管理工作是一項非常重要的工作，而現階段，我國企業在進行檔案管理過程中首要的目標就是要轉變企業的檔案管理理念，同時，由我國政府和企業共同制定一系列的配套措施，不斷地完善我國企業的檔案管理工作，為我國企業的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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[3] 湯男楠. 企業檔案信息化建設存在問題與對策研究[D].安徽大學，2017.

[4] 王曉君. 基于JAVA平臺的企業人事檔案管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2015.

[5] 路萍. 企業檔案信息化建設研究[D].湖北大學，2014.

[6] 邵德宇. 企業檔案管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2013.

[7] 劉曉. 國有企業體制改革中檔案管理中心構建的探討[D].云南大學，2013.

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