大數據時代機關事業單位檔案管理工作探析

陳春梅

摘要：隨著科技的進步發展，計算機技術已經徹底的融入了人們的工作和生活中。各種信息也在不斷地出現、積累、變化，最終由量變引起質變，傳統的數據庫系統無法處理新產生的數據，這種數據被稱作大數據。大數據中包含了各行各業的數據，對行業的發展甚至是政府職能的變革也起到了一定的影響。大數據技術的產生，引發了機關事業單位的檔案管理工作模式的變革，并在事業單位在決策事情時提供了科學的依據。

關鍵詞：大數據技術時代? 機關事業單位? 檔案管理工作改革

分類號：D630;G271

隨著計算機技術的不斷發展，人們的工作方式和生活方式發生了很大的變化。在機關事業單位的檔案管理工作中，傳統的管理方式已經適應不了快速發展的時代潮流和如今的工作需要，所以檔案管理方法的改革已經迫在眉睫。本文就在互聯網大數據時代下如何對機關事業單位檔案管理工作方式的改變和管理人員思想轉變進行分析探討。

一、大數據時代對機關事業單位檔案管理工作產生的影響以及現狀

1.大數據時代對檔案管理工作產生的影響

隨著互聯網的發展，人們的生活方式發生了很大的變化，例如買東西時可以足不出戶進行網購，吃飯可以在手機上下單送貨到家，消遣娛樂可以打游戲追劇等。在工作方面，人們利用互聯網進行項目合作，工作溝通等，這種變化意味著人們進入了互聯網的大數據時代。大數據技術的發展也為機關事業單位的檔案管理工作方式的變革提供了技術支持，機關事業單位的檔案內容可以利用計算機信息技術來管理，這種管理方式不僅可以促進管理方式的變革，還可以提高檔案管理工作效率。機關事業單位的工作有好幾部分組成，檔案管理是其最主要的工作之一。在大數據時代中，機關事業單位不僅要努力提高自身的管理能力，在檔案管理方式方面也要做出改革，比如可以利用大數據技術建立檔案管理系統，并把檔案內容上傳創建完整的數據庫，對檔案進行科學化的管理。同時還要加強或重新修訂檔案管理制度，提高檔案管理質量和工作效率。

2.大數據時代對檔案管理工作產生的意義

大數據的產生對各行各業都產生了巨大的影響，利用大數據技術對機關事業單位的檔案管理工作方式進行改革，是時代發展變化的結果，也體現了大數據技術的實用性。大數據技術的應用，改變了傳統的檔案管理模式，同時也對管理人員的思維產生了影響，使管理人員的工作人情被激發，從而使檔案管理工作效率得到了極大的提高，也使機關事業單位的管理工作水平得到了提高。為使檔案管理工作質量和效率進一步提高，工作人員還可以利用大數據技術創建有地方特色的管理模式。

二、大數據時代事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作人員專業素養問題

隨著時代的不斷發展變化，各行各業都在不斷地發生變化，相關的事業單位也不例外。但是由于時代的快速的發展，有些管理人員的專業素養一時無法跟上時代的步伐，使得相關單位的發展產生阻礙。事業單位的檔案管理工作想要發展，不僅要對相關管理人員進行專業化的培養，還要對檔案管理人員的素養進行加強，使檔案管理員能對快速發展的檔案管理模式應對自如，使其跟上時代步伐，與時俱進。根據對目前的檔案管理階層的數據分析，檔案管理階層的工作人員的專業素養不夠，缺乏專業的管理人才。所以要利用大數據技術整合專業的檔案管理知識，加強對檔案管理人才的培養，從而促進我國事業單位檔案管理工作的發展與創新。

2.檔案管理技術和風險問題

經濟的發展使人們的擇業選擇更加的豐富，但也使人才的流動性加大。目前對人才的引進和培養大多還是依據對個人檔案的查看，所以在事業單位的檔案管理工作依然是機關事業單位重要的工作部分，所以在檔案管理人員調配方面要慎重。對檔案信息也要加強保護，尤其是在管理模式方面。受大數據時代背景的影響，有些機關事業單位的檔案管理工作人員也要注重對新文化和新技術的學習，并加強對新的檔案管理技術的引進，從而提升檔案管理水平。這一舉措不僅是人們的需求也是時代不斷進步的結果。

三、大數據時代檔案管理工作辦法

1.引進技術培養管理人才

檔案管理工作不僅是機關事業單位的重要工作部分，同時也體現了機關事業單位的管理水平高低。所以為跟上時代步伐解放管理人員的雙手，可以引進大數據技術建立獨立的檔案數據庫，將事業單有關檔案分類錄入數據庫中，并設置檔案查詢權限和查詢規定，在平時調閱檔案時嚴格按照規定條例操作。在引進新技術的同時還要對管理人員進行培訓，使之對新技術能夠熟練掌握并在工作中熟練應用，這樣不僅能夠節省人力，同時還能提高工作效率。與此同時還要根據實際情況對管理人員進行管理知識和操作技術的定期學習，保證檔案管理人員的技術和專業素養與時俱進。

2.完善檔案管理制度

俗語講“沒有規矩，不成方圓”，每種職業都有相關的職業要求，很多人依然無視相關的工作條例，從而造成無法彌補的錯誤和損失。所以在機關事業單位的檔案管理中，首先要明確管理條例沒有漏洞，其次要加強管理人員對檔案室工作條例的熟知程度，同時還要加強事業單位相關工作人員對檔案借閱流程和借閱條例的要求進行學習，尤其是重要的檔案存放室。同時還要根據事業單位的發展與改革，對檔案管理制度進行完善和調整，以方便相關工作人云對檔案的調用以及管理。

3.完善機關事業單位的檔案信息化建設體系

隨著對大數據技術的運用，檔案管理工作得到了極大地改變。不僅方便工作人員對檔案的錄入，還能及時對相關檔案進行查詢。但是隨著技術的不斷發展，大數據也在不斷地發展變化，所以還要對機關事業單位的檔案信息化建設體系進行不斷的完善和優化，對檔案數據庫的安全性能進行優化，以確保檔案信息不會被盜用。同時還要聘用大數據技術的相關人才，定期對機關事業單位檔案信息化建設體系進行有針對性的創新和完善，保證檔案信息化建設體系的正常運轉。

四、結束語

由于信息的大爆發從而誕生的大數據技術對各種行業都有著很大的影響。就機關事業單位來講，檔案的管理工作是事業單位的重要工作部分。在大數據時代背景下，將檔案的管理和大數據、互聯網結合起來，是人們的需求，也是時代發展的體現。在工作中，要慎重分析檔案管理信息化的優缺點，并針對缺點做出補救方案和措施;在對檔案的管理中，要不斷完善管理制度并嚴格遵守;同時還要加強對管理人員的職業素養的培養，以確保大數據時代機關事業單位檔案管理工作方式的成功改革。

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