電力工程檔案資料管理中的問題及措施

王可

摘要：隨著我國社會經濟的迅猛發展，各個領域都在快速成長。就電力行業而言，其發展勢頭猛勁。而檔案資料管理工作的開展有利于為電力工程持續發展提供合理的參考意見，促使電力工程進一步發展，為社會經濟發展做貢獻。電力工程的檔案管理是電力管理工作的基礎，具有一定專業性。電力工程檔案管理工作伴隨著公路發展，并貫穿整個發展階段。從工程設立到建設，再到竣工后的管理。對于檔案的管理并不僅僅是存儲檔案的這一項工作。因此，電力工程單位需要重視電力工程檔案資料管理工作的開展，采用科學有效的方式進行檔案資料管理。

關鍵詞：公路工程;檔案管理;管理對策

檔案的管理有著極大的系統性，邏輯性，需要進行一系列的科學完整有規律可循的管理辦法。對于檔案的管理，有著一定的保密規則和安全管理辦法。并且對于機密檔案需要經過多方的配合共同進行認證備份。另外檔案安全涉及到實體檔案安全，檔案信息的保密，和突發事件中檔案的管理和維護。另外檔案日常的查閱和使用，也需要對于不同時期的檔案進行保護，保證檔案的連續性，同時也需要具有一定程度的管理法則和規定。總而言之檔案的管理要秉承以下的特點：保密性，完整性，時效性。

一、電力工程檔案管理工作的現狀

電力工程檔案資料管理工作過程中主要存在著以下幾個方面的問題：

（1）檔案資料歸檔不及時。在實際項目建設過程中，檔案人員沒有及時地對檔案資料進行歸檔，這促使工程檔案管理工作不能有效地開展[1]。同時，電力工程所涉及到的資料比較多，很多問題的疏忽都會促使檔案資料丟失。尤其是一些有關于電力工程細節性的資料，更加容易丟失。

（2）歸檔信息與實際不符。由于設計單位對設備產品的信息不夠了解，或者廠家沒有提供系統性的資料，這也會影響檔案資料記錄的正確性。

（3）忽視電力工程檔案工作的開展。大多數工程項目建設單位重視項目工程建設，忽視了對檔案資料的管理。甚至會認為檔案主管部門進行檔案資料搜集與管理工作即可，這種認識不到位的情況直接導致工程檔案資料管理工作難以開展。（4）檔案管理人員業務能力不高。就目前而言，大多數電力工程檔案管理人員的業務能力差次不齊，不能開展熟練地檔案管理工作。

二、管理工作現狀的對策分析

（1）建立管理體系，完善管理制度

電力檔案資料管理工作是電力工程單位進行管理工作的重要內容，有利于保證檔案工程建設項目有效地開展。檔案資料記錄了工程項目各個階段的實際工作內容，為今后維護工作提供合理的參考依據[2]。檔案資料管理工作必須滿足相應的要求，為了加強對工程竣工工作文件的管理，在工程完成以后，要及時地將文件轉移到相應的檔案室內驗收并保存。檔案室需要按照各個參建單位所整理得文件進行評價與規范，形成最終的檔案資料。另者，檔案室需要密切聯系施工、監理以及設計等各個單位之間的聯系，及時跟蹤電力工程項目進度，了解項目實施狀況，對各個單位文件搜集與記錄情況進行調查，監督與指導各個單位工程檔案資料管理工作。對于不符合規范的檔案資料，需要進行及時地反饋，要求相關單位進行整改，防止為之后工作的開展造成不便。

（2）創造管理氛圍，重視管理工作

電力工程可以根據檔案信息的相關內容，進行維修和養護，在日常使用中，為電力工程建設提供真實、可靠的依據，有效減少工程中的人力和財力消耗，在電力工程建設和長遠規劃中具有重要的意義。所以，相關單位要做好電力工程檔案的管理工作，要提高廣大工程建設者對檔案工作的重視，為這些人員提供一個適合檔案管理的工作氛圍，使檔案管理的重要性能夠深入人心。要從日常工作中抓起，在項目設立時，就要給檔案工作提出具體要求，在工程實施中，進行檔案知識和業務培訓，調動人員的積極性，使各個部門都將檔案工作放在首要位置。

（3）指派全能性人才開展檔案管理

工作檔案管理部門應健全檔案管理網絡，配備全能型管理人才，明確各部門和程序的具體管理人員，及時整理和上報優秀的檔案管理經驗，并根據相關要求，確保各參建單位的管理部門都有專屬的檔案員，例如電力項目施工合同階段、以及總工程師負責領導的合同階段，這些重點環節必須設有檔案員，確保大量預制場和工地實驗室現場，有人員進行檔案管理。電力工程負責人還應將相關法律法規編訂成冊，下發給各參建單位及負責人員，確保工作人員能夠了解國家相關法律法規，在進行檔案管理工作中，嚴格要求自身，不會出現嚴重錯誤，若檔案管理出現嚴重問題，相關人員可以從工程質量保證金中取出一部分作為檔案管理的處理資金。檔案管理水平的好壞，也會被納入參建單位的業績考慮，所以檔案管理工作占有非常重要的位置。

（4）不斷提升檔案資料管理人員的業務能力

檔案資料管理屬于一項系統性的工作，具有較強的專業性。它除了需要檔案人員完整的文件資料，還需要檔案管理人員能熟練地對文件資料進行科學性的分類與整理[3]。這便提高了對檔案管理人員的工作要求，檔案人員需要詳細了解并熟悉電力工程建設與生產相關的流程，還需要不斷地學習，學習一些與此相關的專業知識，提升自身的檔案管理工作能力。其次，檔案管理人員的業務能力會對檔案管理工作的質量造成較大的影響。而電力工程檔案管理工作人員的業務水平參差不齊，這阻礙了檔案資料管理工作的有效開展。基于此，單位需要組織檔案人員培訓，尤其需要提升檔案人員的電腦操作能力，促使其能熟練地應用現代設備進行檔案

（5）完善并履行檔案管理規章制度

電力工程項目公司的管理方針中也需要加入檔案資料管理的內容，在工程開始之前，需要結合電力企業檔案管理的工作標準，參照項目管理的相關文件，編制相應的檔案管理標準，并將檔案法律法規整理出來。在實際工作過程中，需要考慮到電力工程項目實施的情況，按照檔案管理的相關規章制度進行檔案形成、歸檔以及移交檔案等各個方面的工作。在制定檔案管理標準的過程中，需要將檔案移交的范圍、時間以及相應的內容都明確表示出來，在檔案管理時，按照相應要求開展檔案資料管理工作。

（6）重視檔案資料管理工作的開展

項目建設與電力工程檔案管理工作的聯系性比較大，隨著工程項目建設的深入，檔案資料搜集工作強度就會相應地增加，需要涉及到多個部門。為了確保資料搜集的完成性，首先要對每個部門的工作責任進行明確，確保各個部門在工作責任內做好自己的工作。當工程開始時，就需要立即搜集以及整理檔案資料，與項目建設同步進行工作。最終將檔案轉交到相關的部門，促使檔案資料管理工作能夠順利地進行。

三、結束語

本文根據工作經驗，對檔案管理工作中存在的一些問題進行了描述，并且提出了個人的理解和解決思路。對于檔案管理人員，需要做的不僅僅是做好當前的工作，還應當對于當前的工作模式不斷思考探索，創新新的工作形式。提高從業人員對于檔案管理的重要程度的認知。相關人員可以通過建立管理體系，完善管理制度、創造管理氛圍、重視管理工作，指派全能性人才開展檔案管理工作，這些措施改善檔案管理工作的現狀，，提高檔案管理的工作效率。

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