淺析疾病預防控制中心如何做好檔案管理工作

龍 玲 蔡奕龍

（1.湖南省疾病預防控制中心，湖南 長沙 410005；2.湖南省腫瘤醫院，湖南 長沙 410013）

一、疾病預防控制中心在進行檔案管理工作時出現的問題

1.檔案管理意識不足

疾病預防控制中心的檔案管理工作本身就相對煩瑣復雜，而在實際的工作過程中，檔案管理人員不僅須保持較高的工作熱情，還應具備良好的道德素養，以便能夠對每一項檔案管理任務都仔細認真地去負責。疾病預防控制中心能夠為人們提供較好的基礎衛生防疫服務，但是其對自身服務效益的提升卻并沒有給予一定的重視，他們認為檔案管理工作對促進疾病預防控制中心工作的進行起不到實際的推動作用，所以許多控制中心都沒有對自身的檔案管理工作投入較多精力。因此，許多疾病預防控制中心的負責人都對檔案管理工作缺乏重視，相關工作人員的檔案管理意識都較為缺乏。一些控制中心認為檔案管理僅僅只是某一部門的一部分工作內容，并沒有形成專門的檔案管理部門，這使得檔案管理工作整體效率較為低下，很難發揮出應有的管理水平。

2.檔案管理工作人員的綜合素質較低

因為疾病預防控制中心的檔案管理工作會涉及許多的文檔材料，所以對檔案管理人員的專業性和工作能力的要求都相對較高，然而從目前來看，多數疾病預防控制中心由于對檔案管理工作的重視程度不夠，相關工作人員也往往沒有受到過專業的培訓，理論知識不足，使得其在工作中經常出錯且效率低下，這極大地影響了檔案管理的準確性和可靠性。履行職責風險方面，存在檔案管理人員身兼數職，疲于應付，難以全力開展檔案管理等問題。除此之外，由于許多疾病預防控制中心的管理人員缺乏檔案管理意識，致使其在工作中常常會出現應付的心理，從而檔案管理工作出現不足和失誤。

3.檔案采集和管理的質量不高

首先是存在重歸檔現象。這主要是由于在進行檔案的采集和管理過程中，缺乏有效的標準和完善的檔案管理制度，因此各檔案受到分類的影響，多以經驗和理論為依據，沒有以實際檔案集中存在的問題為工作導向，進而解決實際問題，導致財務檔案、認識檔案、業務檔案、黨政檔案等內容之間存在重復采集的情況。因采集重歸檔問題疾控中心檔案管理的工作質量下降，甚至出現了檔案交叉、含混不清的情況。檔案管理模式相對單一，與疾控中心發展需求不適應。檔案管理過程中一般按照歷史時間為線索，對檔案進行編排存檔。這樣的管理模式有利于對檔案的查閱，但是卻存在一個弊端，即難以保證所有檔案之間的關聯。因為如此做法以縱向的時間為節點，以單一時間的文件或者臺賬為檔案信息，縱然能夠串聯疾控中心歷史發展脈絡，但是卻難以在橫線上展示當前中心工作的全部方面。因此，要加強疾控中心檔案管理，需要在管理過程中體現“點、線、鏈、面”相互結合的檔案管理理念，即由一事件出發，可查詢前后關聯事件、歷年相關事件、歷史同類事件，提高檔案管理和查閱的效率。

4.信息化程度較低

隨著當今信息化程度的高速發展，科技的進步使人們的生活更加簡便快捷。檔案管理也同樣需要將最新技術融入工作之中，充分利用起計算機技術來進行檔案的管理和存檔，以便在日后的工作中能夠隨時進行查看且便于保存，同時還有利于提高檔案管理工作的效率。從檔案工作轉型的角度來看，當前的檔案工作倡導開展檔案管理現代化建設，這是指通過信息化的手段，形成檔案資源現代化的管理方式，包括檔案數字化的保存，科學化的檔案保護，流程化的檔案管理和標準化的檔案工作模式。但在實際中，大部分疾病預防控制中心還沒有建立健全自身的檔案管理制度，體系適應性很差且功能不夠完善。因此，提高檔案管理的信息化程度已迫在眉睫[1]。

5.資金投入不足

隨著我國的經濟發展日益迅速，我國對醫療服務建設的重視也已經逐漸增加，然而對疾病預防控制中心的建設投資卻十分有限，除此之外，許多基層控制中心本身的設施就不足，配套設備也較為落后，因此，現階段我國的疾病預防控制中心管理體系的建設還無法達到國家的要求，無法實現預期效果。在整體資金捉襟見肘，管理體系尚有待提高的情況下，對檔案工作的專項資金支持也是不足。

二、提高疾病預防控制中心檔案管理工作效率的對策及建議

1.建立健全檔案管理制度

想要提高疾病控制中心檔案管理工作的工作效率，首先就需要建立起一套較為完善的檔案管理制度。根據我國疾病預防控制中心的工作性質和特點，并依據我國的《檔案法》，建立起一套完整的檔案管理制度，促使檔案管理工作更加規范化的進行。第一，健全檔案管理機構。重新樹立疾控中心檔案管理相關領導和人員的職責，通過明確分工、明晰人物，提高推進檔案管理的組織性。明確組織結構工作制度，以此保證職責落實，及切實解決推進檔案管理現代化過程中存在的問題。完善檔案工作環境，加強硬件配備，實現議事有機構、機構有分工，職責有保證、工作有氛圍。第二，明確檔案錄入和管理標準。明確檔案信息的記錄標準以及信息的分類標準，相關工作人員需要制定出一套統一的規范化標準，并嚴格根據工作管理標準和相關標準來進行工作，以確保存檔材料的完整性及保密性，并最大限度地降低存檔信息中的錯誤率，提高檔案管理的工作效率。第三，健全檔案管理機制。要按照國家檔案管理規定及檔案工作實際，以檔案利用為依據，分類制定并完善制度和規程。根據檔案公開限度，可以劃分為公開或者不公開的檔案，并兼顧保密原則和利用原則就兩者制定不同的管理制度。再如根據部門和崗位性質，對不同人員設置不同的權限、操作規范等等，推動檔案合理化利用，保證疾控中心檔案管理的流暢性和檔案內容的安全性。此外，還需要定期對檔案資料進行審查，建立起責任到人體系，明確工作職責，從而對管理人員起到約束作用。

2.提高檔案管理人員的綜合素質

完善檔案管理工作對工作人員提出了信息化、數字化等新要求，對此，檔案管理人員首先應該轉變工作理念，明確崗位定位，積極主動適應新形勢，學習把握新要求，通過自我加壓學習，提高自我能力，實現人崗匹配。在職業專業素養上，檔案管理人員應該熟悉檔案工作的方針政策、法律法規和標準規范，比較系統地掌握檔案專業知識，擁有豐富的實踐經驗和科學決策能力，還要補充學習統計分析學科知識，使用Python、Stata等軟件進行數據獲取和管理，對大數據進行分析和預測，提升自身數據分析能力。而從疾控中心的角度看，需要以提高檔案管理人員專業性和綜合素質為出發點，多樣化的組織相關培訓、講座和研討活動，幫助檔案管理人員提高素質能力，以更好地適應新時期工作的需要。聘用具備專業理論知識及具有相關工作經驗的專家來對管理人員進行定期的培訓，并將疾病控制中心檔案管理工作的重要性進行講解，為管理人員樹立起檔案管理意識，增強管理人員的理論知識，提高其解決問題的能力。只有這樣，才能夠提高管理人員的業務能力和綜合素質，進而提高管理質量。同時，疾控中心也需要為檔案管理人員考取資格證書提供機會和平臺，并引導檔案管理人員通過參與考試夯實基礎，吸收新知識。同時，需在各類培訓中滲透涉密教育內容，增強管理人員安全意識，為檔案信息安全加固思想閥門。在日常工作中加強與地方檔案管理領域、先進檔案管理單位的合作與交流，學習各地方好的經驗做法，打造成專業能力強的檔案復合型人才隊伍。在中心全體員工中開展檔案知識普及，提高其他工作人員對檔案管理工作重要性的認識，調動員工參與到檔案管理工作的完善中來，形成全員合力，加強部門聯動，為檔案管理人員開展相關工作提供助力。

3.提高檔案管理的信息化程度

將信息化技術融入疾病預防控制中心的檔案管理工作中是提高檔案管理工作效率的關鍵步驟，能夠改善管理系統，充分利用起已存檔的資料，并提高已存檔資料的利用率。具體來說，可以建設數字檔案室，這也是疾控中心實現檔案信息化的必然要求。適合檔案管理現代化要求的數字檔案室不能只是紙質檔案的機械加工和轉化，而是應該構建一套適合疾控中心實際的檔案管理系統，在計算機設備的幫助下，開展檔案的收集、管理和借閱。其中，檔案目錄數據庫和全文數據庫應為數字檔案室的核心，是檔案工作得以從線下走到線上的基礎。數字檔案室需要多個部門的協同配合，從檔案管理體制、標準規范、信息化基礎設施、檔案信息采集、檔案數據錄入和管理等全環節、全鏈條、全方位改變工作模式，形成管理現代、服務便捷、流程一體的全新檔案管理模式。此外，還需配備諸如計算機、掃描儀等檔案數字化工作的必要設備，為檔案管理現代化工作提供強有力的后臺保障。可以說在數字檔案室中，需要并通過管理人員的相互融合與合作，達成統一共識，相互協作，提高辦事效率和管理水平[2]。

4.加強檔案工作的資金投入

不管是加強普通檔案管理，還是建設數字檔案，都離不開疾控中心在資金上的支持。尤其是數字檔案建設，需要與疾控中心信息化建設統籌考慮。疾控中心在統籌信息化軟硬件配備時需要充分考慮檔案管理現代化發展的需求，做足預算，保障資金投入，以此為檔案管理工作的現代化轉型升級提供信息化的保障。疾控中心可以借鑒成立專項資金的做法，保證有限的預算不被其他事項占用，也提高檔案管理信息化設備和系統采購效率和可控性。

結語

總而言之，檔案管理工作是疾病預防控制中心工作中至關重要的工作內容，是促進疾病預防控制中心各項任務順利完成的關鍵因素之一。如何提高疾病預防控制中心檔案管理工作的工作效率是疾病預防控制中心做好管理工作的重中之重。通過不斷地發現問題并及時地解決并改善問題能夠為疾病預防控制中心管理工作的順利進行提供幫助，并能夠不斷加快疾病預防控制中心的工作進度。