信息時代的檔案電子化管理初探

劉曉宇

（白城市圖書館，吉林 白城 137000）

檔案管理需要與先進的技術相結合，采取信息化的管理模式，這樣才有利于檔案管理的良性發展。現如今，檔案信息化建設已經得到了極大的普及，開發了大量的檔案信息資源，檔案信息基礎設施也在快速的建設實施，互聯網上大量的檔案網站如雨后春筍般的出現。以往人工檔案管理模式已經轉變為信息化的管理模式，以往半封閉以及封閉式的管理模式，已經演變為現階段的開放式管理，檔案館也具備了先進的信息服務功能。所以需要對檔案信息電子化管理進行更加深入的探索。

一、檔案信息電子化的概念界定

所謂檔案信息電子化，就是利用計算機系統來整理、篩選、歸納紙質或機讀形式的檔案資料，進行深層次的加工，使其轉變為信息化的二次文獻資料，便于人們的使用。構建檔案信息電子化系統，需要運用多項專業技術，多門學科的知識，各環節配套，各部門協作的方式來構建，是一個較為復雜的系統工程。新時代的到來使計算機技術得到了廣泛普及，信息電子化、無紙化、辦公自動化在社會各個領域中得到了極為廣泛的應用。以往的檔案管理模式也逐漸被摒棄，轉向了信息電子化的檔案管理模式，以往紙質的檔案轉變為了電子文件形式的檔案，查閱方式也不再依賴于紙質查閱，而是利用計算機進行檢索、打印、復制、下載。電子檔案在大數據分析和管理過程中，可以實現快速的分析和查詢結果[1]。因此，在現如今檔案管理工作的發展過程中，檔案信息電子化是大勢所趨。

二、檔案信息電子化的重要作用

其一，能夠使計算機的作用得到充分發揮，提高設備利用率。現階段，很多基層檔案館中的計算機系統開發過于簡單，功能十分單一，只能進行文字打字貯存以及檔案的著錄，利用效率太低，導致大量的財力、人力、物力與精力被浪費，導致這些信息化設備沒有做到物盡其用。其二，能夠使二次文獻信息加工時間得以縮短，使檔案信息的時效性得到提升。一般通過選題、選材、編輯、出版的形式來手工進行信息加工，這種人為形式的工作周期過長，很容易出現信息失效的情況，對檔案信息的實際應用價值帶來了負面影響。檔案信息電子化，可以使編者對機讀形式的文件進行直接性的運用，通過計算機進行信息資料的加工，使二次文獻能夠快速出版。其三，能夠實現一次投入多次產出。能夠使信息加工過程中的經費限制得到突破。人工進行信息編研出版要花費很多的經費，僅通過上級撥款很難使經費問題得到徹底解決，并且在解決的過程中也會產生一系列新的問題。

三、現階段檔案信息電子化管理中存在的問題

1.重開發輕利用

很多單位的檔案部門過于形式主義，只追求檔案館藏數字化的量，并未深入分析館藏資源，數字化工作進行的非常盲目，極大地浪費了人力、物力、財力，并且導致檔案信息資源建設過程中的精力被分散。信息數據的過量，會出現存儲壓力，會對基礎設施建設帶來負擔。此外，部分單位的檔案室在進行信息資源開發的過程中，沒有選用優質的檔案管理應用系統，只是按照既定的標準進行建設，對檔案室的信息整合與共享極為不利，不利于檔案信息資源的合理利用。

2.建設資金投入有限

網絡通信設施與信息基礎設施的配置，是開展檔案信息工作的重中之重。需要對信息資源開發過程中的信息存儲、信息共享以及信息安全等問題進行綜合全面的考量，選用穩定性與安全性較強的網絡設備與容量大的存儲設備。例如，模數化終端組合電器、服務器、縮微影響數字化設備、高速掃描儀、光盤庫、磁盤陣列、磁帶機等。這些設備售價較貴，往往需要花費大量資金。很多單位在建設檔案信息化的過程中資金不足，難以購置這些信息基礎設施。因此，資金有限是阻礙檔案基礎設施建設的問題之一。

3.推廣的管理軟件品種過多

軟件產品如果種類太過繁多，對區域的統一培訓管理十分不利，并且會對區域檔案信息共享與信息資源開發帶來極大阻礙。現階段市場上較多的單機版的檔案管理軟件，價格十分低廉，能夠利用它們開展檔案管理工作。但是對以后的檔案信息化建設，無法有效適應。特別是較早期的一些管理軟件，沒有和CA系統進行數據互通的借口，缺乏網絡使用拓展功能。

4.檔案從業者信息化素質偏低

由于部分檔案管理人員對電子信息技術的應用還不夠了解，導致檔案電子化管理技術還存在不少問題[2]。檔案從業人員雖然進行了大量的關于檔案信息化的教育培訓，有著較高的檔案信息意識，但是因為缺乏專業技能與專業教育，在實際操作與技術基礎方面有很大的缺陷。很多檔案工作者對于計算機系統的應用不夠熟練，這對檔案信息化工作的準確性與有效性帶來了非常負面的影響。

四、優化檔案信息電子化管理的幾點對策

1.提高信息化建設意識

在進行基礎設施建設的過程中，需要很多資金，并且見效周期較長。很多開展檔案管理工作的主管部門與領導以及大眾對檔案信息化建設缺乏深入的認識，缺乏重視。這使得檔案館開展信息化建設的投入資金無法得到增加，所以需要開展大量的宣傳工作。例如，大力建設相關網站，構建現行文件利用中心與愛國教育基地，使檔案資源數據的社會利用率得到大幅度提升，從而使檔案管理工作得到人們的重視，這樣才能使全民的檔案信息化意識得到大幅提升。只有徹底認同了信息化建設，才能促進檔案信息化建設的發展，才能有效爭取到大量的資金來開展基礎建設。

2.多途徑擴大資金投入

檔案行政部門需要促進政府提高檔案信息化建設的預算，將其列入到電子政府建設規劃與地方信息化來獲取大量的資金支持。檔案信息化建設所需的資金量較大，檔案館不僅要依靠政府，還需要拓展思路，擴大資金投入范圍，對全社會進行動員，多元化地吸納資金，使檔案信息化工程得到良好的發展。比如，可以與電信部門進行合作，得到在互聯網資源方面的優惠或免費政策，和跨區域的大型IT公司進行合作，通過該公司的市場政策與形象開拓需求，獲得較優惠的資源、技術與資金。

3.推廣規范化檔案管理軟件

大多數信息化產品都會隨著需求的改變而不斷更新淘汰，但是檔案管理軟件沒有這些特征。檔案管理軟件需要具備市場穩定性，并且與地區的特點相適應，能夠在實際工作的過程中持續升級。關于檔案管理軟件的功能，需要與業務標準相符，軟件的品牌并不重要。但是需要重視軟件和實際工作以及區域特點相融合。另外，在檔案館之中，因特網、政務網以及局域網都取得了極大發展，在選用檔案管理軟件時需要能夠與互聯網操作相適應。很多地區的檔案館仍然選用單機版檔案管理客戶端，利用OA系統進行電子政務信息的采集后，需要進行管理歸檔，在單機版與OA間需要進行數據接口的安裝。現階段很多檔案館所應用的管理軟件，沒有這種加裝數據接口的功能。因此，想要使電子文件歸檔與電子文件中心建設工作得到有效的實施，需要加強網絡版檔案管理軟件的普及與推廣。

4.注重檔案信息安全管理

在進行檔案數據庫的匯編以及檔案數字化建設時，往往會牽涉到著作權等方面，需要保護著作人的合法權益，并且促使知識與信息的服務范圍。在開發檔案信息資源的過程中，往往會引發很多的信息安全隱患。因此，需要對檔案信息內容的安全有高度重視。對于牽涉到個人隱私、商業機密以及國家安全等方面的檔案，很多是單行、單頁、單份或者整卷機密文件，都需要進行嚴格的保密。針對這類機密性文件，在外放的過程中必須高度警惕，在數字化的過程中也要格外重視其安全性。需要對數據庫與操作系統的安全性予以保障。對于那些安全級別很高的操作系統，需要異地備份或定期備份數據庫，對數據庫事務日志進行維護，實施非常嚴格的訪問控制與用戶身份鑒別等安全管理辦法，從而有效杜絕因為人為原因以及系統問題所導致的數據損壞。需要高度關注建設檔案管理互聯網系統，互聯網技術能夠為檔案管理帶來很大便捷，檔案信息的共享化是非常復雜的工程，主要包括了安全措施、總體設計、查詢管理、設備選型、光盤備份、系統管理、軟件開發、掃描錄入、檔案管理等工作，是一種軟件與硬件并存的系統。因此，需要構建完善的檔案查詢系統，這樣才能使檔案管理安全管理效率得到大幅提升。在開展網絡查詢工作的過程中，使檔案能夠良好地進行網絡傳輸。另外，還需要對電子檔案管理工作進行卷內目錄、操作目錄、檔案密級、系統環境等的細分管理，從而使檔案信息共享與檔案信息安全性得到大幅度提升。

5.強化檔案人才隊伍建設

計算機系統在現如今的檔案管理工作中應用十分廣泛，以往勞動密集型的檔案管理工作，逐漸演變為了現階段的知識密集型工作。因此，需要高技術、高水平的管理工作者來進行，精確地管理那些有較強專業性的檔案，并且在提供檔案數據信息的過程中，需要和需求者的要求相符。針對部分檔案管理人才，給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實[3]。只有具備專業的技能與知識水平，才能有效地勝任這些工作。檔案管理部門需要運用多元化的方式，對檔案管理工作者進行培訓，使其深入的鉆研計算機信息技術知識，使檔案管理工作者的信息化管理水平得到大幅提升。這樣才能使以往傳統模式的檔案管理工作，轉變為現階段的信息化管理模式。