關于完善創新技工院校檔案管理工作的幾點思考

吳嫦娥

（鄆城縣技工學校，山東 鄆城 274700）

引言

技工院校中檔案管理是重要構成部分，既能推進規范化建設，又能發揮參考與依據價值，推動各項工作高效運轉，促進學校教育事業更好的發展。目前技工院校檔案管理工作存在落后性，并因為系列問題，導致成效低下，對院校發展產生制約?；诖思脊ぴ盒ＲY合信息技術發展對檔案工作影響，以及檔案管理目標與需求等，做好思考和探究，完善創新檔案管理，以助力技工院校發展。

一、檔案管理普遍性問題

1.認識不到位

技工院校檔案管理存在問題，表現在這項管理意識薄弱，缺乏足夠重視。主要是因為對于檔案管理與院校各項工作開展，以及當下與未來發展之間關系，缺乏清晰的認識和足夠的了解。經常性認為檔案管理無非是整理資料和保存，對院校不會產生實質性影響，故而缺乏足夠的支持。一般情況下學校領導不重視，檔案管理工作所能獲取資源和資金就會比較少，集中體現在相關建設滯后，人員配備不足或者缺乏專業性，從而影響工作的開展。領導忽視檔案管理工作，內部對這項工作認同感低，檔案管理人員就會失去積極性，部分將抱著反正也沒有人在乎心態，工作中存在得過且過現象，檔案管理漏洞多，也不夠規范，自然導致成果不理想。

2.檔案管理水平低下

技工院校在檔案管理中投入少，基礎設施建設跟不上，對管理工作影響大。忽視檔案管理信息與數字化建設，導致部分院校管理依然以紙質檔案為主，雖然也很重要，但是效率低，查閱存在一定難度，無法有效利用，自然也就不能發揮參考和依據價值，不利于院校工作開展和發展。部分技工院校緊隨發展腳步，推動檔案管理信息化建設，但停留在購置計算機和完善網絡層面上，忽視信息系統開發與建設。檔案管理信息系統和平臺缺乏適應性，不能真正契合技工院校檔案收集、整理、存檔、利用等需求。信息化檔案管理流于形式，雖然進行創新，不過管理水平低下，檔案價值沒有被充分利用，這樣的檔案管理缺乏成效。

3.管理人員業務能力不夠強

技工院校檔案管理工作推進，只有交給專業人員完成，才能確保工作有效和高效。事實上由于檔案管理工作不受重視，導致部分技工院校出現兼職檔案管理，或者是由非專業人員進行檔案管理的現象。檔案管理崗位上人員頻繁調動，在剛熟悉業務情況下調離，使檔案管理長期處于混亂和不規范之中，嚴重影響管理成效。部分院校未能針對檔案管理人員展開系統培訓，工作人員對檔案法缺乏了解，沒有掌握信息化管理技術，業務能力不足。檔案管理循規蹈矩，不具備創新意識，也不能利用先進技術進行管理，或者是技術應用和操作能力有限，自然影響管理成效。

4.管理制度不完善

技工院校檔案管理問題的存在，有很大一部分原因是制度不完善，或者是缺乏操作性和針對性。檔案管理依據的是制度，制定本身有瑕疵，與技工院校檔案管理實際不相符，在工作中無法執行，自然就會導致不夠規范。檔案管理不夠精細化，分工不夠清晰和明確，權利和責任等模糊，易于產生混亂。檔案搜集、整理、歸檔、存儲、利用等制度，存在一定的問題，也缺少細則，進而使各個環節具有不同程度的問題，進而引發檔案管理和利用低效問題。檔案管理缺少評價和監督體系，或者是監督機制不完善，致使約束性不夠好。

5.利用率低

技工院校檔案管理最終是為了應用，結合所掌握檔案，對其進行價值挖掘與開發，促進各項工作和事務優化，或者是支持決策，服務于院校教育、管理、發展等。但現實情況是技工院校檔案管理，并未做到上述所提，以管理為主，開發利用意識不夠強。檔案經常被用于工作報告撰寫之中，或者是在對外宣傳中參考，發揮作用十分有限。技工院校檔案利用率低下，實質成效差，不利于院校發展。

二、檔案管理完善創新策略與路徑

1.引導全員參與檔案管理

思想影響行動，故而技工院校檔案管理完善創新，首先要轉變觀念，增強檔案管理意識。領導要對檔案管理進行了解，明確對院校發展和各項工作開展的作用和影響。認識到檔案管理重要性情況下，將其納入到院校日常管理事務之中，通過在工作報告中宣傳，以及利用新媒體平臺、宣傳欄、網站等，使院校內全體教職工明確檔案管理價值和意義。

平時組織教職工和檔案管理人員學習《檔案法》，熟悉和掌握《檔案管理條例》等，在全面融入下讓所有人員具備檔案管理意識，同時擁有一定檔案搜集與整理能力[1]。技工院校中有很多工作中可形成檔案，在檔案管理人員不直接接觸情況下，難以做到及時收集和整合，易于出現檔案流失，或者是信息不完整的情況。通過內部宣傳和學習，培養全員檔案意識，在實際開展工作中就會主動保留和記錄具有價值信息，有效保證檔案完整性，有利于檔案管理人員集中處理和歸檔。

2.完善基礎設施和信息化建設

技工院校檔案管理創新，當務之急是完善基礎設施建設和信息化建設。針對檔案管理設立專項資金，保證能夠滿足檔案管理需求。院校要有專門的檔案室，并要根據管理的需求配置有關設施，做好安全防護，推進檔案管理規范化發展。檔案管理信息化是趨勢，也是管理提質增效的關鍵，故而應做好基礎設施建設，為管理水平提升創造條件。技工院校除了要設置信息檔案管理室，做好硬件建設，同時還要加強軟件開發與管理。

檔案管理信息系統避免照搬，而是要在遵從標準化和統一化要求情況下，與專業系統開發機構合作，事前展開研討，結合院校檔案管理特點和需求，整理檔案信息化管理要求，并告知專業人員。有針對性地開發檔案信息管理系統，保證契合技工院校各類檔案管理需求[2]。檔案管理配置傳真機、掃描儀等，同時要利用云計算、大數據技術等，合理設置檢索關鍵詞，以確保在需要時可快速匹配到檔案。檔案信息管理系統做好數據庫建設[3]，根據檔案屬性，合理分類，存儲到相應數據庫中，增強管理規范化，還能促進檔案利用率。

3.提高管理人員業務能力

技工院校檔案管理完善過程中，最為關鍵是提高管理人員業務能力。首先要配備專業檔案管理人員，保證人員充足，可滿足檔案管理需求。緊接著要強化檔案管理人員再學習意識，使其邊工作邊通過自主學習提升業務能力。檔案管理人員專業性增強，業務能力提高情況下，檔案管理將更加規范和高效，成效也就突出。培養檔案管理人員創新意識，使其不斷學習新管理理念和新管理技術方法，以確保管理效率和成效持續性提升。

定期針對檔案管理工作，組織相關人員學習《檔案法》《檔案管理規范》《檔案管理條例》等，掌握檔案管理要點和方法。加強信息素養培養，讓所有管理人員掌握信息技術，能夠在檔案管理中熟練操作信息系統，并按照要求將紙質檔案數字化，規范進行上傳和分類。數字化檔案包含圖片、視頻、文字等，最好能夠統一格式和標準，以確保更好地進行應用。技工院校檔案管理人員應具備先進的技術及搜集、整合、處理、存儲、利用檔案的能力，同時應提高檔案信息安全管控能力。

4.建立健全檔案管理制度

技工院校檔案管理規范化，有助于成效的提升，必須要建立健全檔案管理制度。紙質檔案管理與信息檔案管理區別大，所以要針對管理實際，完善普適性管理制度以外，要就不同檔案管理方式建立管理制度。優化檔案管理制度，針對檔案收集、整合、歸檔、存儲、利用等，制定管理制定和明確規定，明確管理流程，并出臺庫房管理制度、技術管理制度、保密制度等，依據電子檔案管理需求制定分類管理標準等。在這些制度引導和協助下，檔案管理會變得標準化和規范化，自然也就能更加完善，管理質量也會有所提高。

檔案管理精細化，在包含專職和兼職管理人員情況下，針對各自責任要做好劃分，還應將各項檔案管理職責落實到人。檔案管理還要融入各個部門，形成一種齊抓共管的局面。檔案管理涉及內容多，包含學生檔案管理、科研檔案管理、學籍檔案管理、人事行政檔案管理等，實行責任制管理，明確檔案管理崗位職責，針對檔案管理中搜集、歸檔、保存出臺細則，動態監督管理情況，做好評價考核，與管理人員和參與人員考核掛鉤，激發檔案管理積極性。對于檔案管理建立獎懲機制，調動檔案管理能動性。這里需要強調的是，信息化檔案管理存在較大風險，管理中要制定安全工作規章制度，在實際管理中嚴格執行安全登錄、檔案備份、應用保密技術、設置防火墻等要求。

5.提高檔案利用率

技工院校要增強利用意識，明確檔案管理是為了更好地服務教育與管理工作。在平時應搜集有價值的信息，對其進行歸檔，也就是說要強化檔案開發。

工作人員執行規章制度與要求，推進檔案紙質與信息化管理，做好搜集、整合、歸檔、保存工作之外，應當提高檔案利用率，強化和拓展服務屬性和功能。根據科研工作、教學工作、就業指導、教學管理、學生管理、招生需求等，開發與利用檔案，讓檔案更好地服務技工院校各項工作和教育教學。技工院校中有些檔案具有保密性，利用要實行報備和審批制，獲得權限后才能利用。

結語

總之，技工院校檔案管理非常重要，對院校各項工作開展和教育事業發展有較大影響。鑒于此當下應完善創新檔案管理，通過培養個人檔案管理意識、完善基礎設施建設和信息化管理建設、提高管理人員業務能力、建立健全檔案管理制度、增強檔案利用率等，促進檔案管理綜合效益提升，發揮服務功能和利用價值，助力技工院校發展。