關于水利工程檔案全過程管理模式的思考

陳常芳

（日照市莒縣水利事務管理服務中心，山東 日照 276500）

引言

社會的進步，促使水利事業興盛發展。在發展水利事業時，水利工程檔案發揮著不可小覷的作用。每一份水利工程檔案，都可為工程運行、工程維護帶來可靠參考，可創造更多工程效益。因此，水利工程施工單位要注重收集與水利工程相關的信息資料，歸集于水利工程檔案中，以方便后期提高水利工程管理水準。

一、水利工程檔案管理現狀

1.重工程建設輕檔案管理

在推動基層水利工程施工工作時，施工單位普遍將工作重點放在施工建設等方面，忽略了檔案管理問題。眾所周知，每一地區的水利部門都肩負著重大責任，需要高效處理“涉水”工作。在這種情況下，相關人員把所有工作重心都放在資源管理及資源調配等方面，導致檔案管理工作無序，且不標準，部分文件未曾建檔保存。更有一些單位在結束施工任務后，把相關資料堆積在紙盒箱內，隨意放在辦公室角落，未重視歸檔整理工作，為后期收集檔案、應用檔案埋下重大隱患。

2.基層缺少專職檔案人員及

在一些基層單位，通常由水利技術人員負責管理檔案，這些人員雖掌握水利技術知識，但卻不具備檔案管理意識，專業素養不過硬，加上未接觸系統培訓，在歸類檔案時常?！盁o章法”。導致個別檔案長期堆壓在倉庫，無法發揮檔案實際效用。

3.水利工程資料信息化效果不佳

在建設水利工程時，水利工程檔案管理發揮著重要作用。生活在網絡時代，通過計算機及數字化技術，可快速查找檔案，并檢查檔案出錯率，節約檔案搜索、檔案審核時間。然而個別基層單位信息化水準不高，缺少智能化設備，導致水利工程檔案信息化狀態不佳，不利于全方位提高水利工程檔案管理成效。

4.檔案管理規范不健全

近幾年，雖然我國水利事業發展迅猛，但工業基礎依舊薄弱，在個別單位管理治理工程檔案時，缺少健全的管理機制與規范，嚴重缺失資料，致使資料交接過程頻頻出現問題。例如，一些水利工程檔案管理崗位人員流動性偏大，多為兼職人員，在短短的一個月內，就會更換好幾批檔案管理工作人員，導致工程資料交接過程不理想，經常出現有檔案不知如何保存、有檔案不知怎么查等問題。

二、水利工程檔案全過程管理模式優勢

1.確定檔案工作目標、計劃及職責

于水利工程檔案全過程管理模式來說，從前端便開始進行控制。在工程招標、工程投標階段，便已介入檔案管理工作。以“七天”為一單位，借助檔案審核清單，查找臺賬，管理報表，量化考核水利工程檔案工作質量，提供明確的檔案管理工作目標。同時，在合同管理過程中，納入檔案管理內容，增加監督力度和法律保障力度，明確指出專職檔案管理員和兼職檔案管理員各自職責，防止人員出現推卸責任等問題。

2.制定完善規章機制及業務規范

管理水利工程檔案這項工作具有一定難度，尤其是“全過程”管理，需要得到完善規章制度及業務細則規范的支持。現階段，傳統工程檔案管理只是把文書工作規范及制度應用在水利工程檔案管理中，在鑒定檔案、利用檔案及整理檔案等方面，存在一定的不利影響。水利工程建設周期偏長，每一個工程都擁有大量的工作任務，涉及多類工種及成百上千位技術人員、科學家和工程師的嘔心瀝血。由此可見，對水利工程檔案進行方方面面的審核與管理非常重要。在全過程管理水利工程檔案時，要找準每一個工程節點，依據節點劃分具體責任，以保障相關責任人能承擔自身工作職責，防止出現互相“踢皮球”的問題，結合各工程節點產生的數據、文件，詳細登記文件流轉信息，保障檔案完整程度。

3.促進檔案工作業務基礎建設

注重建設檔案業務基礎，是保障水利工程檔案全過程管理工作順落實的根本條件。如果缺少有力的業務基礎作為支持，即使組織架構足夠優良，檔案管理工作也難以取得預期效果。水利工程檔案工作業務基礎建設包含硬件建設、信息建設、人力建設。只有對水利工程檔案做好全過程管理，才能為后期實現檔案信息化建設帶來一定便利，更易于檔案管理人員靈活操作檔案信息系統，保障檔案人員所管理的文件流轉信息足夠清晰、明朗，持續改進信息資源建設水準，完善檔案工作業務基礎設施[1]。

三、水利工程檔案全過程管理模式的應用實踐

1.整合多部門及單位檔案資源

1.1 建設單位及相關參建單位?？v觀水利工程檔案，其中的施工文件實則就是歸檔文件，施工單位應高度重視這一類文件。一般來講，建設單位和相關參建單位所制定的文件，包含項目施工文件和項目施工過程文件。其中，項目施工文件涉及“合同經濟文件”“竣工圖文件”“施工記錄文件”以及“技術管理文件”等，而項目施工過程文件包含“局部工程驗收文件”“基礎管理文件”“試驗檢測文件”以及“機電設備安裝文件”等。當然，還包含其他的重要文件，需要針對每一個文件進行嚴謹的收集與歸類，這樣才能提高后期資源整合質量。

1.2 檔案行政管理部門。這一部門的主要職責，就是負責檔案事務。結合檔案具體管理規章制度。針對行業內每一部門、每一層級的檔案做好組織工作、檢查工作以及監督工作。在水利工程施工前，需要在當地檔案機構進行備案登記。在日常管理水利工程檔案時，要接受上級行政部門的監督以及指導，并及時向檔案行政部門匯報檔案管理情況。該行政管理部門具有極其豐富的檔案資源，在控制檔案管理工作的環節中，水利工程檔案管理工作人員應多聽取檔案行政管理部門提出的指導性意見，不斷優化檔案管理內容及方法。

1.3 質量監督部門。每一項水利工程項目施工過程中，都需要應用各種各樣的設備，比如塔吊樓、皮帶機等，這些大型設備的應用，無形中為水利工程項目增添了諸多風險。立足檔案管理角度，強化事中控制，實時“留痕作業”原則，凡是檢查設備、更換設備都需要詳細記錄，以保障檔案管理工作責任能真正落在實處[2]。檔案管理結構可以專門成立獨立的檢查部門，負責審查水利工程施工過程中產生的各種檔案數據，并向上級領導如實匯報檔案管理情況。

2.強化水利工程檔案管理前端控制

2.1 統一規劃管理工作。由于水利工程檔案涉及了諸多部門的信息，所以要注重統籌管理及統籌規劃，落實后檔案前端控制環節工作任務。組建專業的管理機制，提前規劃檔案收集、檔案鑒定、檔案保管和檔案利用等環節內容。在合同管理中，融入檔案管理內容，以保障檔案管理過程有據可循，不斷增加檔案管理執行力度。

2.2 針對水利工程檔案組卷及編目展開培訓。前面提到過，水利工程檔案管理工作較為復雜，屬于綜合性工作，要求檔案管理者具備專業的檔案學知識，并且了解水利工程建設事項，將水利工程相關信息了然于胸。為了真正提高檔案管理人員管理檔案的實際效率和水平，就要求具體單位結合水利工程特色，充分培養檔案管理人員履職能力、知識儲備基礎。具體來說，首先，要為檔案管理人員提供學習的機會，促使其掌握電子文件管理經驗、信息檢索技巧等。其次，要求檔案管理人員通過不斷實踐和學習，了解水利工程檔案管理特點和監管程序。最后，要重點培訓這些人員的水利工程檔案組卷能力和編制能力。在處理文件歸檔工作后，要進一步落實案卷編目工作。在案件編目時，要充分掌握編寫頁號、確定保管期限、填寫卷內目錄等工作技能[3]。

3.創建水利工程檔案管理在線監管平臺

3.1 制定完善監管方案。在推動水利工程檔案全過程管理工作時，以水利工程檔案信息為核心資源。在擬定監管工作方案時，要明確具體工作的展開方法，創建專業的文件信息管理平臺，找到專業負責人，使業務部門負責人以及檔案部門負責人等多位負責人明確監管職責。在針對檔案管理工作進行量化考核的同時，還要把控檔案管理穩定性及效率。

3.2 創建文件信息在線管理云平臺。實現水利工程檔案全過程管理目標的前提，是有專業信息化平臺的支撐。打造專業的文件信息在線監管云平臺，可同步管理各種各樣的水利工程文件。發揮OA辦公系統以及在線監管平臺作用，確保二者高效銜接，結合具體歸檔要求和范圍，把OA辦公系統文件轉入在線監管云平臺，便可實現在線管理水利工程各種文件的目的，迅速完成文件收集以及文件查找工作，真正提高檔案文件使用速度，為相關工作創造便利條件。

3.3 固化管理流程。管理水利工程檔案需要講究一定的技巧，但也需要遵守固定的流程。檔案管理者態度和能力，直接決定設立工程檔案全過程管理效果。具體責任單位要明確自己在相關業務方面的能力，將不同類型大文件交由不同的承擔部門負責監管。首先，在檔案部門自檢水利工程檔案時，結合檔案管理制度和現有的量化考核標準，完成監管工作，從根源處高效監管文件信息。其次，要交由專業信息化系統重新審查水利工程檔案。最后，將相關信息及報告遞交給檔案部門，重新審核監管，以“層層遞進”方法規范了管理流程，可保障每一部門及每一個檔案管理人員都能嚴謹地遵守水利工程檔案管理機制，保障水利工程檔案發揮實際作用。

結語

總而言之，水利工程事業發展步伐的加快，為水利工程檔案管理工作提出了新標準及要求。目前，引入檔案全過程管理模式乃創新之舉，針對水利工程檔案進行全過程控制，合理監督每一工程節點信息，更利于發揮水利工程檔案輔助水利工程項目建設和項目應用的作用，推動水利工程檔案管理工作邁向新的臺階，促進我國水利工程建設事業穩步前行。