疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

李 娟

（菏澤市牡丹區(qū)疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274000）

近年來(lái)，疾控中心高度重視基層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理的各項(xiàng)工作，將基層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理各項(xiàng)工作總體發(fā)展規(guī)劃納入國(guó)家疾控中心醫(yī)療檔案管理工作中長(zhǎng)期規(guī)劃發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，與基層醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理各項(xiàng)工作同長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、同中期組織和共部署、同績(jī)效考核和共獎(jiǎng)懲。按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔”各項(xiàng)工作指導(dǎo)原則，將基層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理相關(guān)工作與各項(xiàng)基層醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理各項(xiàng)工作有機(jī)緊密相互銜接，明確責(zé)任主體落實(shí)到各科室和單位主體工作責(zé)任人，搭建框架建立起一級(jí)主管部門(mén)負(fù)責(zé)抓一級(jí)的基層醫(yī)院醫(yī)療檔案管理各項(xiàng)工作主體責(zé)任制和落實(shí)制度體系，確保各類(lèi)住院醫(yī)療檔案文件以及檔案管理材料真正做到應(yīng)收即檔盡歸及時(shí)歸檔以及盡收即檔回歸，在深入推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作包括規(guī)章制度規(guī)范體系設(shè)施建設(shè)、資源保障體系設(shè)施建設(shè)、信息化服務(wù)體系設(shè)施建設(shè)、安全高效生產(chǎn)體系保障等各個(gè)方面，取得了顯著成效。

一、疾控中心檔案信息化管理的重要性和必要性

檔案資料是一種來(lái)自生活和日常工作環(huán)境中的第一手檔案資料，它具有重要的使用價(jià)值，是我們?nèi)祟?lèi)政治社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中的重要管理工具，對(duì)促進(jìn)人類(lèi)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用。

疾控中心檔案工作是疾控中心檔案工作的真實(shí)見(jiàn)證，它真實(shí)實(shí)地記錄了疾控中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理工作，為查找檔案中的原始資料信息來(lái)源提供完整參考依據(jù)[1]。疾控中心的檔案工作每年度都會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生大量的檔案資料，傳統(tǒng)的檔案資料整理、加工、借閱等工作方式已不能完全滿(mǎn)足大量檔案資料利用者的需求。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的快速出現(xiàn)為檔案管理工作人員帶來(lái)了全新的工作觀念，減少了檔案工作人員的日常工作勞動(dòng)強(qiáng)度，提升了檔案工作效率，節(jié)省了大量傳統(tǒng)檔案對(duì)大量資料存儲(chǔ)檔案空間的利用需求。

疾控中心每年在工作中進(jìn)行管理檔案產(chǎn)生的大量疾控中心直屬檔案資料管理是疾控中心直屬檔案資料管理信息化的重要組成基礎(chǔ)，沒(méi)有這些負(fù)責(zé)人對(duì)中心檔案資料管理進(jìn)行這種信息化的管理體系化和建設(shè)就無(wú)從談起。主要工作領(lǐng)導(dǎo)非常重視疾控中心的對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化管理體系化的建設(shè)，將直屬管理檔案室的業(yè)務(wù)工作檔案管理情況納入疾控中心直屬目標(biāo)單位業(yè)務(wù)管理工作體系，設(shè)有疾控中心直屬檔案管理工作指導(dǎo)委員會(huì)，由上級(jí)疾控中心主要工作領(lǐng)導(dǎo)和各處所主要工作負(fù)責(zé)人共同領(lǐng)導(dǎo)組成，在各處室檔案室所內(nèi)均設(shè)有專(zhuān)兼職檔案管理直屬檔案員，并作為各直屬檔案管理處所與上級(jí)疾控中心直屬管理檔案室的業(yè)務(wù)溝通工作聯(lián)絡(luò)員，在目前疾控中心內(nèi)部已經(jīng)建立了完整的安全高效科學(xué)的疾控中心直屬檔案管理人員工作信息網(wǎng)絡(luò)[2]。

二、疾控中心檔案信息化管理存在的問(wèn)題

在目前我國(guó)國(guó)家疾控檔案中心的信息檔案管理中，信息化的實(shí)際應(yīng)用沒(méi)有能夠得到很好的推廣普及，而且檔案信息化管理水平比較落后。隨著我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)受到了很多網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定性風(fēng)險(xiǎn)因素的嚴(yán)重影響，包括引發(fā)網(wǎng)絡(luò)電信犯罪、網(wǎng)絡(luò)勒索病毒、硬盤(pán)和其他云端數(shù)據(jù)服務(wù)器的正常工作使用壽命縮短等問(wèn)題，都嚴(yán)重威脅著信息檔案管理中用戶(hù)數(shù)據(jù)的安全。管理檔案中的信息和管理網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的技術(shù)形式不夠完全統(tǒng)一，信息檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣嚴(yán)重地地限制了管理檔案的信息共享性，使得在檔案中的信息管理資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)技術(shù)發(fā)展相對(duì)比較滯后。

1.目前我國(guó)疾控檔案管理服務(wù)中心在現(xiàn)有相關(guān)信息檔案管理系統(tǒng)信息化檔案服務(wù)系統(tǒng)管理上資金不足

目前我國(guó)疾控中心已經(jīng)逐漸完全習(xí)慣了直接依靠人工主動(dòng)介入進(jìn)行現(xiàn)有相關(guān)檔案信息系統(tǒng)檔案管理的傳統(tǒng)工作體制模式，對(duì)于新的相關(guān)檔案管理工作模式由于缺乏了解，甚至過(guò)于重視排斥，也就可能導(dǎo)致了對(duì)現(xiàn)有相關(guān)信息檔案管理系統(tǒng)信息化檔案服務(wù)系統(tǒng)管理工作不夠重視、認(rèn)識(shí)程度不高。對(duì)這兩個(gè)關(guān)鍵方面的檔案管理所用資金投入少之又少，產(chǎn)生的直接經(jīng)濟(jì)后果很有可能就是直接導(dǎo)致我國(guó)疾控管理中心因?yàn)橛布O(shè)備自行運(yùn)轉(zhuǎn)上的管理資金不足，而根本無(wú)法自行出資購(gòu)買(mǎi)公司現(xiàn)有的信息化相關(guān)檔案管理服務(wù)系統(tǒng)硬件設(shè)備，仍然只能直接依靠自己公司原有的相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)以及管理服務(wù)系統(tǒng)軟件設(shè)備等，來(lái)進(jìn)行現(xiàn)有相關(guān)信息檔案管理系統(tǒng)信息化檔案服務(wù)系統(tǒng)管理，這將使相關(guān)檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)效率低下[3]。

2.疾控中心疾病檔案管理體制模式和工作方法相對(duì)落后

我國(guó)對(duì)前期檔案管理歸類(lèi)工作重視的程度不是特別高，由于幾年以來(lái)國(guó)家將前期檔案資料的歸類(lèi)管理工作再次提到新的國(guó)家事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略議程上，檔案管理者在工作中的地位才可以得到了比較大幅度的提升。近兩年來(lái)，疾控中心前期檔案管理信息化管理剛剛起步，管理人員很難在短時(shí)間內(nèi)完全適應(yīng)新的檔案管理模式和工作方法。大部分人后期使用的是傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，因此，疾控中心前期的檔案管理信息化管理模式仍難以完全突破傳統(tǒng)原有工作模式的管理約束。有些時(shí)候疾控中心甚至是將傳統(tǒng)人工檔案管理和信息化檔案管理交叉結(jié)合并用。

3.缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人才

在城市疾控中心檔案管理的工作中由于檔案人員管理工作崗位職責(zé)的不明確，許多檔案管理人員往往是同時(shí)身兼數(shù)職，檔案管理信息化的檔案管理人員很有可能也就是其他幾個(gè)科室的檔案管理人員，這些檔案管理人員往往缺乏一定的工作專(zhuān)業(yè)性，在這些檔案管理人員工作時(shí)，并沒(méi)有能夠科學(xué)地認(rèn)識(shí)管理檔案方法和操作手段，這也使得這些檔案管理人員工作業(yè)務(wù)水平不高。

三、疾控中心檔案信息化管理方法

1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

疾控中心繼續(xù)實(shí)行現(xiàn)代檔案管理信息化流程管理也在無(wú)形之中對(duì)檔案管理人員干部提出了更高的技能要求，因?yàn)殡m然現(xiàn)代的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員需要充分借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案系統(tǒng)，但是由于原有的現(xiàn)代檔案管理工作人員并不能熟練掌握其在計(jì)算機(jī)上的操作技能，在實(shí)際的檔案工作中會(huì)容易出現(xiàn)各種各樣的操作失誤，降低了現(xiàn)代檔案管理者的整體工作水平。因此，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理工作人員的相關(guān)綜合職業(yè)素質(zhì)技能培養(yǎng)培訓(xùn)工作已是當(dāng)下組建疾控檔案中心的必要一項(xiàng)工作。同時(shí)可以將現(xiàn)代檔案管理工作人員干部派遣出來(lái)到外地地區(qū)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。

2.加強(qiáng)疾控中心信息化體系建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的深刻認(rèn)識(shí)

如今，隨著我國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與信息管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息管理系統(tǒng)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域和不同行業(yè)實(shí)踐中得到了迅速而廣泛的融入、集成和廣泛的應(yīng)用。在不斷促進(jìn)推動(dòng)整個(gè)社會(huì)現(xiàn)代化和人類(lèi)物質(zhì)文明與社會(huì)哲學(xué)文化科技進(jìn)步持續(xù)發(fā)展的方面，已經(jīng)充分發(fā)揮了非常重要的推動(dòng)、引導(dǎo)、協(xié)調(diào)作用。因此，加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作的廣泛運(yùn)用，促使信息化管理技術(shù)體系建設(shè)成為當(dāng)前促進(jìn)我國(guó)特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的一種重要必然趨勢(shì)，并形成信息時(shí)代意義經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然內(nèi)在條件要求。對(duì)于各項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)行業(yè)全體工作者來(lái)說(shuō)，必須充分認(rèn)識(shí)到并感受到21世紀(jì)信息時(shí)代中所運(yùn)用到的信息化檔案管理系統(tǒng)技術(shù)在工作中廣泛應(yīng)用的重要性和發(fā)揮行業(yè)自身發(fā)展過(guò)程中的巨大優(yōu)勢(shì)，才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

3.創(chuàng)新疾控中心現(xiàn)代化檔案管理體制方法，健全檔案管理的規(guī)章制度

科學(xué)、規(guī)范地實(shí)施基層檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)工作，是不斷逐步提高我國(guó)基層檔案管理工作人員日常工作檔案業(yè)務(wù)管理質(zhì)量和不斷提高管理工作效率的重要管理決策能力保障。疾控中心檔案運(yùn)行管理部門(mén)的檔案人員不僅要掌握使用疾控中心檔案管理部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的技術(shù)流程和主要檔案運(yùn)行管理功能，同時(shí)他們自身還要必須同時(shí)具備較高的檔案管理者和職業(yè)道德以及文化專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守疾控中心的各級(jí)檔案管理規(guī)章制度。疾控中心部門(mén)要密切關(guān)注結(jié)合所屬單位事業(yè)發(fā)展實(shí)際并視情況及時(shí)修訂完善其各項(xiàng)工作規(guī)章責(zé)任管理制度和各項(xiàng)業(yè)務(wù)條例管理規(guī)定等，嚴(yán)格組織做好對(duì)單位檔案管理部門(mén)工作人員的監(jiān)督考核考評(píng)工作，有效監(jiān)督規(guī)范其檔案工作管理行為，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量與管理效率。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疾控中心的各項(xiàng)檔案管理信息化業(yè)務(wù)管理工作一直是有效保證整個(gè)各級(jí)疾控服務(wù)中心正常運(yùn)營(yíng)的必要基礎(chǔ)工作，隨著整個(gè)疾控中心的工作人員和物流量逐漸增多，如果不及時(shí)加強(qiáng)各項(xiàng)檔案管理信息化的管理工作，那么就可能會(huì)導(dǎo)致存在的問(wèn)題越來(lái)越多，而時(shí)間久了，就可能會(huì)使各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展難度不斷加大。因此，做好整個(gè)疾控中心各項(xiàng)檔案管理信息化業(yè)務(wù)管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并及時(shí)找出解決措施，也才能有效保證整個(gè)疾控中心各項(xiàng)檔案管理信息化業(yè)務(wù)管理工作的正常順利開(kāi)展。