大數據技術在事業單位檔案管理中的應用分析

杜 寒

（鐵嶺日報社，遼寧 鐵嶺 112000）

提升事業單位檔案管理工作效率和水平，有助于促進事業單位的發展。而大數據技術在其中的運用恰好可以進一步加強檔案管理工作水平，因此，事業單位需要幫助檔案管理人員學習更加先進的技術，使大數據技術在檔案管理工作實踐中得到充分利用，從而為事業單位發展而助力。

一、事業單位檔案管理利用大數據技術創新工作的意義和急迫性

1．意義

現階段，部分事業單位制度還存在落后現象，這顯然已經不符合當前時代發展需求，因此，需要給予及時改進。同時，在事業單位中還大量存在手工檢索和紙質記錄的情況，在先進技術融入檔案管理工作之內時，就會與原有的傳統工作模式沖突，導致二者在短時間內無法得到平衡，容易使工作出錯，而這勢必也是一種會被淘汰的工作模式。現如今在網絡管理越來越被大家所熟知和大力度推廣運用之下，事業單位只有跟隨大勢所趨，才能更好地適應時代發展，將更好的服務回饋于社會和人民，及時提供準確且有價值的信息供人們使用[1]。

2．急迫性

大數據技術目前在各個行業中的應用可謂是耳熟能詳，它在檔案管理工作中的應用，首先是適應時代發展的必要舉措；其次是事業單位時代發展所必須。將其應用到檔案管理工作中，實踐證明可以大幅度提高應用工作中的效率，使工作變得簡單而易操作，大大降低在工作中出錯率，在一定程度上也可以幫助事業單位降低工作成本。除此之外，大量數據化檔案信息的生成，給檔案工作人員帶來了挑戰，在大數據技術的融入下，檔案工作不僅僅可以將檔案存檔工作做得更加優秀，而且還可以充分利用大數據資源共享功能，通過互聯網平臺了解其他單位檔案管理動向，這樣也便于更好地促進事業單位檔案管理工作人員之間在大數據信息方面上的經驗共享與交流，提高工作內熱源運用大數據技術的專業技能水平。

二、大數據技術下事業單位檔案存儲管理工作模式

1．云存儲模式

云存儲可以為檔案管理工作提供巨大的儲存空間，可以有效解決掉以往傳統信息存儲方面的問題。與其他管理形式相比，云儲存對檔案信息的處理更加具有可靠完整性，可以快速準確地確定存儲位置，為使用檔案信息后續使用工作提供了極大的便利，因此，也比較受到使用單位的認可與青睞。有效實施云儲存模式需要前期做好基礎設施建設的投入，也需要充分配備相對應用軟件。另外，此種形式可以衍生出很多類型的信息庫，可以分門別類保存各種信息，同時也在根本上保證信息的完整性。目前，因云存儲自身優勢，在檔案管理工作中發揮出了十分明顯的作用，從而也助力于云存儲模式的推廣與使用，進一步提升了我國檔案信息管理水平[2]。

2．用戶的數據分析服務

在檔案管理工作開展中應用大數據技術，可以實現對管理工作程序的優化，使服務功能更加多樣化，對于各類數據可以進行集中綜合化處理，可在最大程度上滿足用戶的不同需求，彌補以往管理程序上的不足。因而，大數據技術在檔案管理工作中可以提升用戶數據分析質量，提高分析效果，以便于在日后工作中滿足用戶更多對信息的各類需求，使服務水平得到提升，幫助單位大幅度提升工作效率。在大數據技術應用下，檔案信息資源實現了互通共享，有效拓展了數據可分析范圍，使檔案信息管理價值得到進一步升值。

3．數字化檔案檢索

大數據技術在檔案管理工作中的應用巨大的存儲是現代智能化發展的體現，除此之外，高效查詢檢索也是現代智能化發展的體現。大數據技術參與的檔案管理工作可以在設定好的專屬系統，以及借助網絡資源對數據信息完成整理，然后可對數據內容進行進一步深層次分析，然后可按照規定標準進行分類，進而實現對數據信息的科學規范化管理，給用戶提供便捷快速的檢索查詢體驗，提升查詢效率。另外，大數據技術還可以實現對不同數據信息形式的存儲，并也可將多種不同類型信息給予全面展示，這在一定程度上也便于用戶直觀性地查看信息，利用信息，充分體現出了大數據技術在檢索查詢方面的強大功能，以及在檔案管理工作中應用必要性[3]。

三、事業單位檔案管理中應用大數據技術所存問題

1．檔案管理安全方面風險相對較大

大數據技術在與互聯網結合下，能夠為事業單位檔案管理帶來諸多的便利，但與此同時也會帶來一定的不確定性，導致檔案管理工作存在較大的風險。在計算機與互聯網橫行發展的當下，利用二者引發犯罪的案件時有出現，盜取個人私密信息販賣情況也是現階段存在的一種警方機關嚴厲打擊現象。在將大數據技術應用于事業單位檔案管理工作中，不能夠完全保證技術使用的安全性，也不能保證沒有上述情況的發生，因此，在大數據技術應用背景下，如何使檔案管理工作保證在一個安全的環境下進行就成了目前重點需要研究的課題。

2．檔案管理體系缺乏整體完善性

根據調查發現，在以往的日常檔案管理工作中，大多數事業單位中并沒有十分明確且有完善的檔案管理制度。并且相關工作人員在進行工作過程中，大多也沒有可以作為基準的具體章程，使工作中增加了很多不確定性，也是工作過程中經常會出現各種各樣的問題，接下來就可能會引發責任推脫情況，影響單位和諧工作氣氛。同時，事業單位當前也正處于轉型期，在這個過程中同樣有著很多不確定性因素，這對檔案管理工作來說也是一個不小的考驗，那么此時便更加不能夠將建立檔案管理體系完全忽略掉[4]。

3．信息化程度不高，根基不穩

當前，很多事業單位都處于新舊相互融合與過渡的階段，并且很多檔案管理工作已經逐漸轉向大數據方向，在計算機輔助下，使檔案管理工作擁有一片良好前景。但是在這個階段很多問題隨之也逐漸顯現，阻礙檔案管理工作的有效開展。比如，管理制度已經制定，但是相關監督機制卻始終落實不到位，數字化設備的運用維修與更新跟不上時代發展，或設備與技術已經進行了引進，但相關人員專業能力缺乏等，以此便大大增加了檔案管理工作中的不確定性，與以往未改革前的方式相比也顯示不出優勢，改革進行變得無意義。信息化也是近幾年來所快速發展起來的現代化新型技術，所以在使用中也需多加注意，多方考量，否則將會在建立初期導致大數據技術參與工作根基不穩，給日后工作造成層出不窮的麻煩。

四、事業單位檔案管理中有效應用大數據技術的措施

1．加強信息化建設，做好檔案存儲與歸檔

在以往工作中，檔案管理通常是由人進行紙質版的記錄與保存，然后每天在繁忙中完成檔案管理工作中的各項任務。在這個過程中會產生很多紙質版信息，如果想進一步查詢信息就會十分的吃力，同時也不符合當前我國提倡的綠色環保理念。利用大數據技術，信息化進行檔案管理可以與網絡相連接，借助與云儲存進行大量檔案信息的存儲，在節約紙張方面功不可沒。這種工作方式雖然十分的簡潔便利，具有很高的利用價值，但若大數據下的網絡存儲安全防護不到位，則更加容易受到病毒等的攻擊，因此，介質存儲對環境也有著很高的要求，需要在使用中多加注意。為了避免上述情況的發生，在對檔案進行管理過程中可以進行分門別類，將檔案由重要程度劃分，然后再依照相關管理辦法條例進行分類歸檔，并做不同的保護處理，這樣便不至于使不同重要程度的所有信息在受到攻擊時都暴露在外，任人擺布和獲取[5]。

2．加強相關制度建設，充分利用檔案價值

在上述分析可得知，在大數據技術背景下的檔案管理工作，若想得到更好的發展，那么就需要加強對管理制度的建設，將工作按照職能不同分配，使之公平公正，具有說服性。同時，也需要將檔案工作與編辦一同部署，明確個人訪問權限，保護檔案信息安全。對于檔案查看與調取也應進行嚴格的設定，并還要同時制定相關制度，將這個流程規范。在檔案管理工作中，工作人員是其中實施的關鍵因素，所以需要將工作人員的培訓重視起來，可以通過組織開展檔案數據化管理技術培訓等，幫助檔案人員業務提升，然后在工作中發光異彩，也使檔案可以在被利用的過程中體現出本身價值。

3．加強信息化技術應用，建立大數據信息庫

檔案是記錄過去以及現在一個單位發展過程中的資料，而單位在不斷的進步，檔案中需要存儲信息資料也在逐漸增多，僅憑傳統管理方式進行檔案管理效果可想而知。因此，就需要加強信息化技術的應用，建立起一個相對完善的檔案信息數據庫，使信息采集工作得到優化，將先進技術的工作優勢發揮出來，保證信息的安全性、準確性和完整性，在嚴格保密的制度下，將信息出現問題的責任落實于個人，使檔案管理工作效率與質量兼顧。為了促進大數據在檔案管理中的利用率，可以建立起系統數據庫平臺，實現不受空間時間限制的信息共享。在需要某種信息資料時只需要動一動手指和鍵盤，通過網絡和建設的平臺就可以便利獲取到，減少不必要的資源消耗。

結語

綜上所述，從時代發展特點出發，通過分析大數據技術在檔案管理工作中的應用意義和問題，總結大數據技術在應用中的優勢。而檔案管理工作需要人的參與，基于此，檔案工作人員需要緊跟時代腳步，不斷提升自身業務能力水平，科學合理地應用大數據技術，從而構建出更加高效的檔案管理體系，提升檔案管理工作質量，為促進事業單位更好的發展助以一臂之力。