數字化背景下提升醫院檔案管理工作淺析

趙玉玲 薛明霞

（青島市市立醫院，山東 青島 266011）

引言

隨著“互聯網+”在不同領域的融入和發展，醫院檔案的數字化管理也在不斷發展和完善中。如何更好地利用數字化檔案管理的優勢，進一步提升檔案的管理和利用效率，實現檔案查閱快速便捷和數據共享的目的，是每個檔案管理人員應關注和思考的問題。本文結合工作實際及目前存在的制約檔案數字化建設進程的問題，就數字化背景下如何提升醫院檔案管理工作進行淺析探討如下。

一、數字化檔案管理的優勢

當今的醫院檔案管理系統中，數字化管理已成為當前時代發展的潮流，檔案數字化管理是把原始的文字文件、圖像等不同載體的紙質檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲和網絡化的形式互相連接，利用計算機系統通過掃描技術、數據庫技術、多媒體技術等進行科學、專業的整合與集中管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，使用數字化形式實現對檔案信息資源的收集、管理和利用，使醫院的檔案管理變得更加高質、高效[1]。

1．提升檔案管理模式

傳統的檔案管理往往是采用檔案夾、檔案柜櫥等進行存儲，對于檔案的整理和歸類、歸檔、查閱及保存非常繁瑣，耗費人力、物力、財力也占用很大的空間，還極容易出現錯誤。數字化檔案管理極大地簡化了以往的工作步驟，只需將大量的紙質文件通過數字化處理后完成對檔案的收集、分類及存檔，最后利用互聯網技術對檔案信息庫進行遠程操控和管理，不僅能涵蓋醫院的醫療、黨建、行政、教學、科研等各項工作，還能確保各項數據的時效效和準確性，提升現代化的檔案管理水平[2]。

2．實現資源共享

檔案數字化管理可消除傳統檔案管理需要人工收集、歸檔、立卷等局限，醫院各部門只需將工作中形成的文件材料及時整理并通過科室的終端輸入電腦，檔案管理工作人員會在一定的時間節點通過網絡系統直接自動立卷、編目并打印出移交目錄、卷內目錄、索引目錄等，操作過程簡單便捷。查閱者能夠在權限的約束范圍內輸入編碼進入數據庫和查詢系統，足不出戶，就可搜索并查詢、調取所需的檔案資料，完全不受時間和空間限制，通過數字化平臺即可完成檔案傳輸，提升了檔案的使用程度和適用范疇，真正實現資源共享[3]。

3．提高檔案管理人員工作能力

檔案數字化管理對檔案管理工作人員的管理水平提出了更高的要求，信息技術、互聯網技術、掃描技術等必須能熟練掌握和使用，這就促使工作人員要不斷學習和更新知識面，不斷提高專業理論知識、網絡技術服務水平和工作能力，從而進一步提升醫院檔案管理的整體質量和效率[4]。

4．提高檔案內容信息開發

檔案數字化管理后，各類電子文件集中存儲于計算機數據庫，電子文件會自動歸檔，查閱者通過檢索，不僅可搜索到所需的內容，同時還能搜索到若干和所需內容有關聯的電子材料信息中，間接滿足了查閱者更深更廣層次的查詢需求。

5．保障信息資料安全

醫院檔案數字化管理后，對于信息庫中資料都會采用先進的訪問限制技術或數據加密技術等來設定加密和查閱限定，有效防止越權和核心數據泄密等情況。數字化管理還能完整保留查閱者在數據庫中的查閱痕跡，便于監督和事后追溯，確保檔案資料的安全性[5]。

二、數字化檔案管理目前存在的問題

1．管理制度規范性不強

“互聯網+”時代，有的醫院雖實行了數字化檔案管理模式，但相應的制度未及時修訂完善，在規范性、科學性及安全性上針對性不高，可行性不強，職責劃分不明確，會出現有的數字檔案無法應用，有的收錄的有效信息不全，查找困難或電腦不識別打不開，檢索不到所需要內容等問題，這都大大降低了數字檔案的管理效率，阻礙了醫院科學、健康、持續發展的道路。

2．風險意識不足

數字化檔案管理雖然給醫院檔案管理帶來更高效、便捷的工作方式，但同時也將來自網絡環境的一些風險帶入管理工作中。如信息泄露、病毒侵襲等問題，給醫院造成不必要的損失。

3．電子文檔存儲的制約性

電子文件檔案存儲對于軟硬件設備的依賴性很強，現有計算機存儲設備雖然容量很大，但面對生成的大量的電子文件總有窮盡的時候，而且應用軟件更新很快，許多在早期形成的電子文件在更新的硬件環境下不能讀取，即使同時期電子文件也有運用軟件不兼容的問題，導致相關文件的形成部門還需要投入大量的精力和空間去保留舊的設備和多種應用軟件[6]。

4．檔案管理專業人員缺乏

一直以來，醫院的工作重心都在醫療、教學和科研上，對檔案管理工作重視不足，缺少專業的檔案管理人員，繼續教育和深造機會較少，且工作人員大部分是醫院轉崗人員，缺乏專業的理論基礎，管理水平和思想認知跟不上時代發展的潮流，互聯網等先進的信息技術掌握的不夠全面，難以落實現代化檔案管理的實際責任，間接導致醫院檔案管理工作處于低層次發展階段[7]。

三、提升數字化檔案管理建議

1．強化數字化檔案管理的重視

領導重視是目前醫院各部門發展的前提，只有將檔案管理納入醫院的發展規劃，才會使醫院檔案管理得到長足發展。同時還要強化宣傳力度，讓各個部門的工作人員尤其是科主任充分了解檔案管理工作的重要性，提醒醫院人員自覺保護檔案資源，工作中善于留存科室的發展軌跡、人員調配情況、業務上開展的先進技術創新等重大事項及重要信息資源并及時歸檔上傳檔案管理部門，為構建高效的醫院數字化檔案管理體系儲備各種資源保障[8]。

2．健全規范檔案管理體系

隨著信息化技術的快速發展，數字化檔案管理趨于普及，通過建立電子化信息檔案資料，將各個部門的不同性質的檔案資料統一于一個有機的體系當中進行綜合管理，這就要求醫院必須建立與之相適應的科學化規范化檔案管理體系和管理制度，設置好相關操作權限，如其他部門人員在查詢、調用檔案之前，需向相關部門及領導提交電子流程申請，經批準后方可開展相應操作等要求。同時結合新形勢下檔案管理的變化和特點，及時完善和修改醫院數字化檔案管理的核心制度，明確檔案管理崗位的職責劃分，建立標準化的工作流程，避免檔案管理失誤帶來的風險[9]。

3．提供硬件配置支持保障

數字化檔案管理建設是一項系統工程，它涵蓋總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理等一套硬件加軟件的綜合系統。醫院領導應重視并保障數字化管理的硬件設施配置及后續更新維護工作，及時給予資金支持，可有效保證數字化檔案管理系統的先進性、安全性和運維的穩定性，避免應用軟件的不兼容等問題，做好醫院檔案管理技術支撐。

4．進一步強化網絡安全措施

數字化檔案管理著重依托于醫院內部網絡環境，醫院信息管理部門應做好內網與外網的隔離，通過數據加密、訪問權限限制等，確保綜合檔案信息安全。強化病毒體系構建和元數據格式固定等安全措施，如加裝高性能防火墻，定期更新殺毒軟件，避免信息系統受到外界風險的干擾出現病毒侵害和失密泄密等嚴重問題。檔案管理部門還應選用性能優良的備份磁盤做好檔案信息備份，定期檢查磁盤中備份信息的完整性，對重要檔案采取與原件同步保存辦法，確保兩種檔案形式內容相一致。

5．提升檔案管理人員文化素養和專業技術水平

檔案管理不是孤立的，它是為醫院發展提供信息資源實踐服務的，是醫院各項管理工作中不可缺少的組成部分。一個單位檔案管理水平的高低很大程度上是由檔案管理人員的素質決定的，沒有檔案管理經驗和專業知識的檔案管理隊伍，即使給他最先進的檔案管理系統和設備也不可能做好檔案管理工作。如醫院醫療技術的開展情況、基礎建設、工程改造、大型院慶活動等，都需利用檔案材料尋求原始記載和數據資料，檔案管理人員只有熟練掌握信息化應用技術，精準把握一些專業性較強的檔案資料才會為醫院工作之需快速準確地提供詳實的信息資源支持。

結語

數字化檔案管理的準確性、靈活性、直觀性使得醫院檔案管理變得更加便捷、輕松、高效。但在實際工作中，由于對這個強大信息庫利用意識不強，有些檔案管理部門還是習慣延續傳統觀念和管理模式，致使數字化檔案管理利用率不高。這就需要我們檔案管理者緊跟時代步伐，趨勢更新，不斷拓展和深化數字化信息資源，熟練掌握和使用互聯網、掃描等專業技術，充分運用大數據思維，發揮出醫院檔案的重要作用，讓醫院的檔案管理越來越高效，越來越高質量高標準，更好地為醫院的持續發展提供借鑒服務。