秘書角色定位與個性因素在工作中的關系

醫(yī)生莫

（四川省藏文學校，四川 626000）

一、秘書的角色定位

1.秘書的含義與來源

“秘書”一詞從最初的宮中秘藏之書到從清末開始的一種職務之稱，到現(xiàn)今已經(jīng)被看作是廣泛的社會職業(yè)之一。一般來說，秘書是指專門協(xié)助領導處理政務和辦公室日常事務以及實施綜合性服務的工作人員。至此“秘書”一詞就是指實實在在的人而非事物和機構。

2.秘書的職能與領導的關系

秘書部門是綜合部門，秘書是靠近領導中樞進行工作的人員，協(xié)助領導人協(xié)調(diào)各職能部門進行工作的綜合辦事人員，具有自己相應的職能，即樞紐職能、協(xié)調(diào)職能、輔助決策職能、事務管理職能、“窗口”職能。由此，就可以把秘書的角色定位為領導工作的助手、領導事務的幫手、領導思維的智庫、政策活動的樞紐、決策的督辦員、領導信息的資料庫、領導公關活動的組織者和隨員。

二、秘書的個性因素

1.個性的含義、特點及秘書工作人員的性格特點

個性一詞最初來源于拉丁語Personal，開始是指演員所戴的面具，后來指演員——一個具有特殊性格的人。個性是個人對現(xiàn)實的態(tài)度和行為方式中表現(xiàn)出的穩(wěn)定的心理特征，它包括對待現(xiàn)實的態(tài)度、意志、情緒、理智等方面的性格特征，內(nèi)涵非常豐富。不同職業(yè)對人的個性要求不同，所以對于秘書這一職業(yè)來說也有自己職業(yè)的個性要求。

秘書人員的重要任務是為領導服務，起著參謀助手的作用，則要求在工作中謙虛謹慎，沉著穩(wěn)定，待人接物要溫和有禮擁有團隊精神，可以和任何人構筑良好的合作關系，責任感強、能夠忠誠執(zhí)行領導指示，能夠靈活應對各種不同情況，誠實活潑、始終保有上進心和對工作的熱忱。

2.個性因素對秘書工作的影響

作為一個秘書工作人員，積極的個性因素可以促進工作的順利開展，堅持原則，處理好人際關系，明確自己所扮演的角色，找到工作的平衡點，更好地與領導和諧相處，為領導服務，提高工作和服務質(zhì)量，使集體的利益得到最大的保障。消極的個性因素則有可能導致工作上的失誤，喪失原則，越俎代庖，與領導、同事的關系惡化，影響集體的利益。

三、秘書的角色定位與個性因素的辯證關系

1.矛盾統(tǒng)一的關系

秘書的角色定位和個性因素二者存在同一個主體之內(nèi)，共同為一個主體所支配，互相依賴、互相滲透，存在由此及彼的橋梁，這種關系使主體保持著穩(wěn)定、聯(lián)合、團結、統(tǒng)一的狀態(tài)。使秘書工作人員認識到自己職責所在，這是矛盾的同一性。但同時，在角色定位和個性因素之間又存在著斗爭性，在一個人的職業(yè)選擇中，并非人人都能如愿以償，還有很多人在自己性格所不適合的崗位上工作。秘書工作人員也是一樣，也許今天在自己工作崗位上的秘書人員自身的個性因素并不適合秘書這一職業(yè)的角色定位，這一職業(yè)的規(guī)范。在不適合自己個性的崗位上想發(fā)揮自己的個性，于是角色定位和個性因素二者之間產(chǎn)生沖突，形成斗爭性。在秘書人員工作的過程中，同一性和斗爭性始終貫穿整個過程。

2.秘書的角色定位作用于個性因素，個性因素也反作用于秘書的角色定位

秘書作為一種職業(yè)，有自己的職業(yè)規(guī)范，有自己的角色定位，有自己職業(yè)所要求的專業(yè)性格。某一個體選擇了秘書這一職業(yè)那么就要遵守這些職業(yè)要求，他的個性因素也要服從這些職業(yè)要求，這樣才能做好自己的工作，完成自己的任務，所以角色定位作用于個性因素。同時，秘書工作人員是一個自由的個體，有自己的思想，自己的意識，有自己相應的個性因素，那么在工作的過程中，個性因素就難以避免地貫穿到工作中，所以自己的個性因素也反作用于秘書的角色定位。

3.秘書的角色定位與個性因素交互影響，在秘書工作中是一個循環(huán)發(fā)展的過程

恩格斯在《自然辯證法》等著作中，反復強調(diào)循環(huán)的思想，他認為整個自然界被證明是在永恒的流動和循環(huán)中運動著。自然界循環(huán)發(fā)展的思想是辯證唯物主義自然觀的重要組部分，同樣，社會生活中，循環(huán)也緊密貫穿整個過程。

秘書工作人員的角色定位和個性因素貫穿于整個工作過程中，兩者存在同一主體內(nèi)，密不可分，二者圍繞秘書工作這一中心軸同時發(fā)展，角色定位作用于個性因素，個性因素反作用于角色定位。當秘書工作人員需要完成一份工作時，二者圍繞工作這個中心軸同時作用于這份工作，合作完成。當工作完成時，二者停止合作。在不斷的工作過程中，兩者重復循環(huán)著同樣的合作，二者相互適應、相互磨合，達到一個最佳的合作狀態(tài)。當合作達到一個點時，兩者的合作發(fā)展到一個相應的高度，又向更高一級合作發(fā)展，從而形成一個良性循環(huán)發(fā)展。這有利于秘書工作的開展。當然良性循環(huán)的另一個極端就是惡性循環(huán)，兩者在工作的過程中不能很好地適應、很好地合作，那么兩者就會在不斷合作的過程中產(chǎn)生沖突，從而使兩者合作破滅，導致秘書工作失敗。

四、實現(xiàn)秘書角色定位和個性因素的辯證統(tǒng)一，促使秘書工作科學發(fā)展的途徑

外因是促進事物發(fā)展的條件，內(nèi)因才是促進事物發(fā)展的根本原因，外因通過內(nèi)因起作用。所以再好的外在條件也不能促進本質(zhì)的發(fā)展，要想真正的發(fā)展提高，最重要的還是自身的發(fā)展意識。這就要求秘書工作人員要提高個人的發(fā)展意識，不斷提升自己的文化基礎知識和專業(yè)知識，如：外語、計算機、人文知識、政治、經(jīng)濟、法律、財會管理、信訪、公文寫作等等。同時，也要具備相應的能力，如：表達能力、調(diào)研能力、辦事能力、交際能力、管理能力、應變能力、操作能力、學習能力等。由于秘書工作人員工作性質(zhì)的特殊性，沒有較強的心理承受能力，就難以應付工作中所出現(xiàn)的各種情況，產(chǎn)生心理上的不適應，提高秘書人員心理素質(zhì)也是很重要的。