大數據時代高校檔案開發利用存在的問題及策略

祝曉琴 劉 康

（湖南工學院，湖南 衡陽 421000）

一、大數據時代高校檔案的特征

1.高校檔案數據量急劇增加

信息技術的不斷發展，高校檔案數據量急劇增加，究其原因主要表現在以下幾個方面：首先，辦公自動化軟件的廣泛應用，產生了大量的數據和信息，這些數據和信息是高校檔案數據的重要組成部分[1]；其次，檔案館信息化建設的不斷推進，促使大量的紙質檔案數字化，擴大了高校檔案數據；最后，電子產品的普及，檔案信息種類不斷增加，包括圖片、視頻、網頁、日志等。

2.高校檔案信息需求量增加

知識經濟時代的到來，人們對信息的需求不斷增加。檔案是信息的重要組成部分，隨著社會檔案意識的不斷提升，人們對檔案信息需求也不斷增加。高校檔案記錄了高校的基礎建設、校園文化建設、科研管理、教學管理等多方面的信息。高校師生對檔案信息的需求量更是不斷增加。第一，隨著學校師生法律意識的不斷增強和政府信息公開條例的頒布實施，學校師生對國家、學校的政策以及制度的信息需求不斷增加。第二，隨著社會的發展，對人才的要求不斷提高，大量師生選擇出國深造，學籍檔案和人事檔案的利用不斷增加。第三，校園文化建設越來越受到重視，為加強校園文化建設，增強集體榮譽感，各大高校紛紛開展校史文化建設，歷史檔案、名人檔案并紛紛得到利用。

3.高校檔案價值不斷提升

大數據時代要求進行信息挖掘，在海量的信息中提取有價值的信息。高校檔案是高校在教學、管理、科研等活動中直接形成的有價值各種文字材料、音像、視頻等信息材料，它具有原始性，是最真實、最可靠的信息資源。在高校信息利用過程中，檔案信息具有其他信息不可替代的作用。

二、大數據時代高校檔案開發利用存在的問題

1.數字化檔案信息資源少

目前我國各大高校檔案館開展信息化建設的還比較少，部分已開始信息化建設的高校檔案館通過檢索一般只能檢索到目錄，能檢索到全文的比較少，因而能夠利用的檔案信息較少。高校檔案館數據庫建設過程中，文書檔案占很大比例，照片檔案、音像檔案等多媒體檔案信息資源所占比例較小。高校檔案館館藏檔案以黨群、行政、學生類檔案為主，其他類別的檔案較少，檔案不全，不利于檔案信息的開發利用。此外，由于檔案鑒定工作的滯后，大量可供利用的數字檔案信息未能及時公開。

2.檔案利用率低

目前，我國高校檔案館檔案資源的利用主要是教職工提干政審、職稱評定、辦理離退休手續等時查閱人事檔案；往屆畢業生因檔案丟失、提干政審時利用新生錄取登記表、學生成績表；財務處查閱財務檔案；相關部門復制法人代表證等材料辦理各類行政事務等，總的來說檔案館利用的檔案信息資源數量有限，致使許多檔案“只管不用”，成為“死檔”。另外，檔案信息的編研工作開展力度不大，沒有挖掘學校檔案的價值。

3.檔案工作者服務理念落后

積極向上的服務理念是做好檔案服務工作的基礎。檔案具有一定的保密性這一性質特征，使得高校檔案部門長期處于封閉狀態，往往高校檔案館工作者處于“被動服務”的狀態，僅僅在利用者到檔案館之后才開展利用服務，提供相關的檔案材料或咨詢。大多數高校檔案工作者認為他們的工作就是保管好檔案，提供檔案，不會主動發掘檔案價值，為相關職能部門或個人提供服務。這種陳舊的工作觀念使大部分檔案的價值不能得以實現，使檔案館大部分檔案成為“死檔”。由于檔案館工作者服務理念落后，不能主動探索挖掘檔案信息資源中所蘊含的信息，導致高校檔案館信息資源的價值不能實現，導致高校檔案館不停邊緣化，進一步阻礙高校檔案信息的開發利用。

4.檔案工作者知識結構不完善

大數據時代，信息資源的開發不僅需要專業的業務知識，更重要的是信息挖掘能力。目前我國高校檔案工作者所專注的是傳統檔案的管理，即檔案的收集、保管及提供利用。對于如何在眾多的檔案中挖掘有價值的信息并無過多的思考，同時，高校檔案館工作者年齡普遍偏高，難以接受新知識。檔案信息資源開發所需的計算機方面的人才檔案館難以引進，同時，高校檔案館的邊緣化地位使檔案館難以留住計算機方面人才。知識結構的不完善、人員的缺失，嚴重制約著高校檔案館信息資源的開發利用。

5.檔案工作者信息素養不高

信息素養是指一個人獲取有效信息和利用有效信息的能力，高校檔案工作者信息素養的高低直接決定檔案信息資源開發利用的效率和質量。目前，我國高校檔案工作者知識結構老化，不能有效地利用現代化的信息技術，如檔案管理信息系統，來捕捉、篩選、利用檔案信息資源，從而使高校檔案信息資源不能得以有效地開發和利用，學校的師生不了解檔案，從而使高校檔案館的職能性質變為“管家”，檔案資源價值埋沒于檔案庫房中。

6.網絡信息安全問題嚴重

高校檔案是在高校在管理、教學、科研過程中形成的具有保管價值的文件材料，網絡黑客等為獲取某種利益，可能在傳輸過程中對信息進行破壞、偽造、修改等，造成信息的失真或缺失，這不僅僅影響學校數字檔案信息的安全，同時，會影響高校師生利用數字檔案的積極性，影響檔案館工作者通過數字檔案信息開發信息資源的效率和質量。

7.信息反饋機制不完善

目前，我國高校檔案服務是單向的，即當檔案利用者有某種信息需求時到檔案館復印指定的檔案資料或進行指定的檔案咨詢，檔案利用者不會向檔案館反饋利用效果如何，檔案館哪些其他信息對其有用。這樣檔案館不了解檔案用戶的需求，就不能有針對性地為用戶群體開發利用檔案信息資源，所開發的檔案信息資源與信息利用不一致，造成投入與收益不成正比。

三、大數據時代促進高校檔案開發利用的策略

1.加強高校檔案信息化建設

檔案數字化是檔案信息化的基礎，是大數據時代檔案信息利用的前提。高校檔案館可以從以下幾個方面著手，加強高校檔案信息化建設：第一，加強對現有紙質檔案的數字化。在數字化過程中，不僅要加強對檔案目錄的數字化，更重要的是對檔案內容的數字化。對檔案目錄的數字化便于檔案用戶的信息檢索，對檔案內容的數字化才能使檔案用戶遠程使用檔案信息。第二，加強對電子文件的接收。電子文件的接收不僅僅豐富了高校檔案館的館藏資源，而且節省了檔案數字化所耗費的人力和物力；第三，加強對網絡信息的采集。學校檔案館還應該通過網絡收集對學校教學、管理有價值的信息，為學校領導的決策提供幫助；第四，收集特色檔案。有針對性地收集相關的檔案信息，如校史檔案、名人檔案，建立檔案專題數據庫[2]。

2.加強檔案宣傳

提高師生檔案意識，是促進檔案利用的前提條件，也能激發檔案工作人員工作積極性。提高師生的檔案意識，需要加強檔案的宣傳，使他們認識檔案，了解檔案的價值。檔案館將從以下幾個方面加強檔案宣傳：第一，在學校設立檔案宣傳欄，宣傳檔案的價值及檔案相關利用制度，同時設置特色欄，宣傳特色檔案，并定期進行更新。第二，利用國際檔案日等特殊日期，在學校開展檔案展覽等活動，進一步加強檔案的宣傳。第三，舉辦相關征文活動，提高學校師生對檔案的關注度。第四，組織學生到檔案館參觀學習，檔案館工作者實地講解，讓他們更加了解檔案的重要性。

3.加強檔案信息安全管理

在大數據時代，檔案信息安全至關重要。高校檔案館要加強檔案信息安全管理。首先，運用網絡安全技術加強對檔案館信息的全過程管理，如運用防火墻技術保護內網免受非法用戶的入侵[3]，運用數據加密技術保障檔案信息傳遞過程中不被竊取。其次，制定檔案信息安全保障制度，在檔案利用過程中，根據檔案的密級程度制定借閱流程，保障檔案的安全。制定保密制度，責任到人。

4.建立信息反饋機制

信息反饋機制的建立，使檔案館能夠及時了解廣大師生檔案信息的需求及檔案利用效果，為檔案信息資源的開發利用提供依據。首先，了解國家和學校相關的政策、制度，對相關的檔案資料進行匯編，便于廣大師生的利用；其次，向廣大師生發放問卷，調查了解他們的信息需求，對檔案信息進行深度挖掘，匯編師生最關注的信息。最后，對師生檔案利用效果進行跟蹤調查，為進一步完善檔案信息 開發利用提供依據。