數(shù)字化檔案館建設(shè)與紙質(zhì)檔案保護(hù)

王俊英

（山東省昌邑市檔案館，山東 濰坊 261300）

數(shù)字化檔案館的建設(shè)能夠?yàn)闄n案管理提供更加廣闊的視野和更加便捷的管理方式，隨著科學(xué)技術(shù)的深入發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作有了更加嚴(yán)格的要求，所以檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)其管理方式、管理內(nèi)容、管理人員的技術(shù)等各個(gè)方面進(jìn)行深入的調(diào)整，以承擔(dān)更多的任務(wù)。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)中，檔案館的發(fā)展也靈活地運(yùn)用了各項(xiàng)先進(jìn)的技術(shù)，在信息化時(shí)代大背景下，檔案數(shù)字化是檔案管理未來(lái)發(fā)展的必然結(jié)果。但是因?yàn)槲覈?guó)數(shù)字化檔案的發(fā)展時(shí)間較短，在建設(shè)數(shù)字化檔案過(guò)程中存在許多的問(wèn)題需要進(jìn)行及時(shí)的處理和解決。因此，相關(guān)部門必須根據(jù)電子文件以及檔案數(shù)字化管理中存在的不足，制定科學(xué)合理的管理方案進(jìn)行解決。除此之外，檔案保護(hù)也是檔案管理中十分重要的一部分，做好檔案保護(hù)除了能夠增加檔案文獻(xiàn)的保存時(shí)長(zhǎng)，還能夠促進(jìn)檔案可持續(xù)利用的發(fā)展。當(dāng)下各地區(qū)的大型、小型檔案館內(nèi)存放的檔案資料大多數(shù)為紙質(zhì)檔案，所以做好紙質(zhì)檔案保護(hù)是特別重要的，尤其是一些較為重要的機(jī)關(guān)文件大部分是以紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行存檔，所以需要做好對(duì)檔案的保護(hù)工作。然而由于紙質(zhì)檔案在日常管理中常常受各種因素的影響，會(huì)遭受到各式各樣的損害，如書面破裂、受到蟲蛀、字跡消失等，對(duì)于紙質(zhì)檔案的損害不僅會(huì)影響字跡的辨識(shí)和檔案外觀，還會(huì)縮短檔案的使用年限，甚至?xí)?dǎo)致紙質(zhì)檔案無(wú)法使用，紙質(zhì)檔案如果受到嚴(yán)重的損壞難以將其修復(fù)完善，所以一些被破壞的紙質(zhì)檔案會(huì)永久消失，為人類帶來(lái)嚴(yán)重的損失[1]。

一、數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性

1.檔案信息數(shù)字化順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要

由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的創(chuàng)新升級(jí)，越來(lái)越多的企業(yè)積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)完善工作方式，當(dāng)前社會(huì)檔案使用者對(duì)檔案管理部門有著愈發(fā)嚴(yán)格的要求，檔案使用者的需求已經(jīng)發(fā)展成從檔案管理部門到先進(jìn)的遠(yuǎn)程信息服務(wù)。但是從檔案管理部門現(xiàn)行的運(yùn)行狀況來(lái)看還無(wú)法滿足人們這一項(xiàng)要求，受各種因素的影響，檔案管理信息化能力與國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家相比較仍有較大的差距，信息化水平能力還有待提升，而導(dǎo)致此種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因是因?yàn)闄n案信息數(shù)字化步伐難以跟上社會(huì)的腳步，致使計(jì)算機(jī)信息資源嚴(yán)重缺失。要想處理這一問(wèn)題，需要加強(qiáng)信息化力度，進(jìn)一步促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化檔案信息形成，從而為各行各業(yè)人士予以良好的信息化服務(wù)，幫助用戶在短時(shí)間獲得所需要的檔案信息[2]。

2.檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的需要

在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展的當(dāng)下，各行各業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)愈發(fā)良好。而因?yàn)閲?guó)內(nèi)檔案管理數(shù)字化是在近幾年興起的，進(jìn)程較為緩慢，致使當(dāng)前的檔案數(shù)字發(fā)展速度無(wú)法與國(guó)外先進(jìn)的檔案館相比較。眾所周知，電子文件的信息只能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)認(rèn)證識(shí)別，對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有著強(qiáng)烈的依賴感，但是現(xiàn)下檔案部門卻并沒(méi)有制定出一個(gè)完善的管理策略，致使電子檔案的使用效率不高。所以，檔案管理部門必須通過(guò)不斷地創(chuàng)新發(fā)展來(lái)達(dá)到檔案館發(fā)展的目標(biāo)。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，需要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)，創(chuàng)新傳統(tǒng)觀念，改善傳統(tǒng)檔案館落后的經(jīng)營(yíng)方式。

3.提升檔案管理工作效率

創(chuàng)建數(shù)字化檔案館，打造先進(jìn)的管理系統(tǒng)，除了能夠?qū)n案文件進(jìn)行詳細(xì)的劃分和歸類，還能夠最大化地增強(qiáng)用戶的檔案服務(wù)體驗(yàn)。此外，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)創(chuàng)辦檔案資源管理平臺(tái)，能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬莸姆绞絹?lái)查詢檔案資料，節(jié)省搜集檔案資源的時(shí)間和精力，同時(shí)，也是傳統(tǒng)檔案管理缺少的優(yōu)勢(shì)。積極創(chuàng)建數(shù)字化檔案館，能夠在很大程度上優(yōu)化檔案館自身的運(yùn)作方式，幫助不同部門實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展，有效增強(qiáng)檔案館的工作質(zhì)量和效率。

二、數(shù)字化檔案館建設(shè)策略

1.豐富檔案信息資源的渠道

數(shù)字化檔案館建設(shè)主要的核心內(nèi)容便是做好數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資源整合工作，可以將其歸為以下三項(xiàng)內(nèi)容：第一，打造檔案資源目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要是利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)編輯、加工、錄入紙質(zhì)檔案目錄，然后轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒娮幽夸洈?shù)據(jù)庫(kù)；第二，將紙質(zhì)檔案以及其他形式的信息進(jìn)行全文錄入，作為數(shù)字化檔案館建設(shè)中其中一項(xiàng)重要內(nèi)容，利用掃描儀、照相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，把紙質(zhì)檔案信息完成數(shù)字化加工，將所獲得的信息統(tǒng)一轉(zhuǎn)化圖片資源、數(shù)字文本資源，方便通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行后續(xù)處理；第三，一體化處理數(shù)字化檔案，這項(xiàng)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容是在前期處理或者是一體化處理視頻、圖片、音頻資料，根據(jù)之前已歸納好的檔案數(shù)字化目錄對(duì)比內(nèi)容，并管理檔案信息和錄入檔案資料，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理手段、利用手段一體化，能夠在很大程度上減少檔案館的物力和財(cái)力的浪費(fèi)，增強(qiáng)檔案管理的資源利用率。

2.建設(shè)數(shù)字化檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)

為了更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館建設(shè)，需要高效開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極打造數(shù)字化檔案應(yīng)用平臺(tái)，以此加快檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和使用。在信息化時(shí)代背景下對(duì)于潛在的安全問(wèn)題需要予以重視，所以對(duì)于檔案館的安全工作需要使用最先進(jìn)的安保系統(tǒng)，通過(guò)檔案信息資源的保障工作來(lái)確保檔案信息資源的開(kāi)發(fā)能夠合理地完成。檔案館的管理人員還有一項(xiàng)重要的工作任務(wù)便是提升檔案館工作人員的檔案安全保護(hù)意識(shí)，同時(shí)，通過(guò)完善檔案管理制度以及強(qiáng)化檔案保密技術(shù)等方法，在檔案館工作質(zhì)量和效率能夠得到保證的前提下，盡最大可能避免檔案信息發(fā)生泄露的問(wèn)題，保障檔案信息資源開(kāi)發(fā)的安全性、合理性、科學(xué)性。當(dāng)前，我國(guó)部分地區(qū)的檔案管理在檔案館中打造了內(nèi)部局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，還建立了檔案檢索系統(tǒng)，保證檔案館館員工在工作中各項(xiàng)環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率。同時(shí)，必須對(duì)檔案信息資源檢索系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的定期維護(hù)，保證檔案信息資源檢索的精確性，能夠適用各種語(yǔ)言和文字符號(hào)。

3.積極建設(shè)檔案管理人才團(tuán)隊(duì)

為了加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)，有效開(kāi)展數(shù)字化檔案建設(shè)工作，檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者需要深刻地認(rèn)識(shí)到數(shù)字化檔案館創(chuàng)建的內(nèi)容和運(yùn)行的機(jī)制，全面掌握檔案館運(yùn)營(yíng)中各方面的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)，還需要重視檔案館管理團(tuán)隊(duì)和人才隊(duì)伍的建設(shè)。身為檔案館的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，對(duì)于數(shù)字化檔案館建設(shè)的認(rèn)知程度將直接決定數(shù)字化檔案館的建設(shè)進(jìn)程。唯有領(lǐng)導(dǎo)者和管理者重視數(shù)字化檔案館的建設(shè)，才會(huì)在建設(shè)工作的開(kāi)展中予以充足的資金支持，予以人力、物力、財(cái)力的幫助，同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，幫助其掌握數(shù)字技術(shù)信息、文本處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用技術(shù)等。

三、數(shù)字化進(jìn)程中紙質(zhì)檔案的保護(hù)

1.掌握去污清潔技術(shù)

在紙質(zhì)檔案的保護(hù)中需要掌握去污清潔技術(shù)，在去污工作中需要了解污漬的類別和紙張字跡的性質(zhì)，并選擇合理的處理方式。在處理的過(guò)程中需要采用濃度適宜的藥劑，避免污漬擴(kuò)散，在處理后要仔細(xì)檢查是否殘留有害物質(zhì)。第一，需要從源頭避免污染源，管理人員在消除灰塵時(shí)需要選擇軟抹布、毛筆刷來(lái)打掃，用紗網(wǎng)罩住破壞嚴(yán)重的檔案再使用吸塵器進(jìn)行定期吸塵，維護(hù)庫(kù)房衛(wèi)生，避免灰塵對(duì)紙張?jiān)斐蓳p壞。此外，有害的氣體對(duì)紙張也會(huì)造成損壞，所以需要注意防護(hù)空氣的污染物，可以在換氣通道口裝過(guò)濾設(shè)備，保證入室空氣清潔，對(duì)于受到污染的檔案，通常是使用吹、吸清除，或者是擦、掃、刮等方式，再小心仔細(xì)去除污斑，避免字跡消失[3]。檔案去污的方式較為多樣，檔案管理人員可以選擇合適的方式拯救被污漬破壞的檔案，增加檔案的使用期限。

2.建立健全基礎(chǔ)設(shè)施

紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中需要選擇空氣流暢、光線好、防潮防火、設(shè)施設(shè)備完善的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房的選擇地需要遠(yuǎn)離危險(xiǎn)物品以及各種有害物質(zhì)，除此之外，還需要注意檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的周遭環(huán)境對(duì)紙質(zhì)檔案的影響。對(duì)紙質(zhì)檔案壽命造成直接影響的因素便是溫濕度，所以應(yīng)當(dāng)控制好檔案庫(kù)房的溫濕度保證紙質(zhì)檔案的完好無(wú)損。除了溫濕度，光也是對(duì)檔案壽命造成影響的一大因素，所以檔案館應(yīng)當(dāng)做好保護(hù)措施，盡量保證檔案不會(huì)受到太陽(yáng)光的照射，對(duì)于一些不能照光的館藏資源，應(yīng)當(dāng)安裝防光窗簾，打造無(wú)光的環(huán)境保證對(duì)光敏感的檔案文件在暗處保存。同時(shí)，部分微生物也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成傷害，如細(xì)菌、霉菌等，所以檔案館管理人員需要定期進(jìn)行掃塵除菌等工作，保證檔案館的清潔干凈，避免產(chǎn)生霉菌，為了防止霉菌的產(chǎn)生可以涂染防霉涂料在墻壁和地面上。檔案館管理人員在進(jìn)出檔案室時(shí)需要身穿特定的工作服，在完成掃塵除菌等工作后再將新的檔案材料放置庫(kù)中保存。因此，數(shù)字化檔案館的建設(shè)需要政府和有關(guān)部門的重視，加大對(duì)于檔案管理的財(cái)政支出力度，改善檔案館檔案管理環(huán)境，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。

3.促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化

在檔案保護(hù)中人是非常重要的一項(xiàng)因素，對(duì)于檔案管理人為因素造成的損害是無(wú)法挽回的，所以需要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案的安全保護(hù)意識(shí)，需要明確檔案管理人員的職責(zé)和義務(wù)，可以通過(guò)建立責(zé)任制來(lái)培養(yǎng)檔案管理人員工作上的責(zé)任感和責(zé)任心，從而提升檔案管理人員的工作積極性，科學(xué)合理地管理檔案、保護(hù)檔案。紙質(zhì)檔案的使用最容易受到損壞，在使用中常會(huì)發(fā)生破損，所以需要減少對(duì)紙質(zhì)檔案的直接使用，降低紙張的損耗。當(dāng)前在信息化時(shí)代的背景下數(shù)字檔案的發(fā)展則成了必然趨勢(shì)，數(shù)字化檔案建設(shè)可以延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案使用年限。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案數(shù)字化是一項(xiàng)涉及檔案實(shí)體和檔案信息安全的工作。所以需要做好檔案數(shù)字化工作，采用合適的檔案數(shù)字化途徑，建立健全管理措施，進(jìn)一步推動(dòng)檔案館信息化建設(shè)和發(fā)展。