事業單位檔案管理工作的優化路徑分析

王洪祥

（曲靖市科學技術協會科技普及中心，云南 曲靖 655000）

檔案管理在事業單位發展中占據重要地位，它關系著內部控制水平能否得到有效提升，同時，也影響著事業單位的發展進程，主要涉及檔案資料的整合與歸類，以及相關數據的歸納與分析，有效的數據處理能為事業單位的發展輸送推動力，更加為事業單位發展過程中的戰略決策提供導向性作用。雖說信息技術的應用，推動了事業單位檔案管理的改革進程，大大提高了檔案管理水平，但檔案管理過程中仍存在許多問題，制約了檔案管理水平的提升，若要進一步彰顯檔案管理的價值，就要總結工作中的常見問題，然后采取有效的優化措施，以期達到更高的標準。而本文首先就事業單位檔案管理優化的重要意義進行分析，作出如下探究。

一、事業單位檔案管理優化的重要性

一方面，事業單位檔案管理的優化能與時代的發展步伐相契合。二十一世紀是信息技術飛速發展的時代，在這一時代背景下，各行各業的發展模式發生巨變，不再局限于單一的運營模式，而是向多元化的方向轉型升級，事業單位檔案管理工作同樣意識到應用信息技術的重要性，這也就意味著檔案管理人員必須基于自身的工作經驗，以及所掌握的先進的檔案管理理念，不斷地優化檔案管理路徑，對傳統的管理模式進行創新與改革，這樣方能滿足事業單位內部運營對檔案管理的需求，同時，也將大大提高檔案管理質量與管理效率。總而言之，事業單位檔案管理的優化符合時代的發展趨勢，也與時代步伐緊密銜接。

另一方面，事業單位檔案管理的優化能夠更好地實現資源配置。事業單位檔案管理模式的優化與完善，有助于檔案資源的配置，事業單位運營過程中，應用網絡技術，有助于檔案資料的合理配置，還能突出檔案資源的應用價值，極大地保證了檔案資源的利用率。除此之外，檔案管理模式的優化，有助于構建完善的檔案管理體系，使得事業單位內部人員查閱檔案、提取資料的效率進一步提升，逐步達到了資源共享的目的[1]。

二、事業單位檔案管理優化的基本原則

第一，要保證人員權益與職責的有機統一。檔案管理工作的優化，要保證管理人員職責與權益的統一性，管理人員的工作效率與工作質量直接影響著檔案管理的水平，也決定了檔案資料的利用率。所以一定要從職責與權益兩方面入手，在明確檔案管理人員職責的前提下，實現職責與權益的有機契合，避免管理人員產生負面情緒，相反的要激發其內在潛力，調動主觀能動性，以此來提高檔案管理水平。

第二，秉承著差異化的原則，事業單位檔案管理工作的落實，要嚴格遵循差異化原則，所謂的差異化原則是指在制度的優化與完善環節立足實際，盡可能使得管理制度與實際情況嚴密契合，從而突出檔案管理的優勢，對事業單位的長效運營注入推動力。

第三，要確保執行力度。事業單位檔案管理過程中，要秉承著加大執行力度的原則，嚴格按照制度規范，加大管理力度，突出制度的約束性作用，保證檔案管理與監督工作有力執行，營造規范化的檔案管理環境[2-4]。

三、事業單位檔案管理中的主要問題

雖說近年來事業單位檔案管理改革進程不斷加快，并且取得了顯著成效，但這一過程中仍存在諸多問題，嚴重阻礙檔案管理水平的提升，對問題進行總結，主要歸納為以下幾點。

第一，制度有失完善性。事業單位檔案管理工作落實直接影響內部管理的水平，因此，必須針對檔案管理過程中的主要問題進行分析，其中管理制度不夠完善無疑是典型。管理制度在事業單位內部管理中發揮著重要作用，它是規范員工行為、約束員工行為的重要載體，但很多時候，由于未能意識到管理制度所發揮的作用，致使制度落實強度嚴重不足，這將一定程度地影響檔案管理工作的落實情況。也有部分事業單位在制度建設環節，未能立足實際，對自身情況進行分析，從而導致所制定的管理制度無法發揮其實際效用，或是與實際發展需求不匹配。最后，也有部分事業單位在管理制度構建環節，從多維度入手加以探究，導致最終的檔案管理制度的作用無法全面發揮，影響了檔案管理工作的開展效果。

第二，缺乏檔案管理意識。管理在事業單位的運營與發展過程中占據重要地位，但很多時候由于未能提高對檔管理的重視，致使部分事業單位內部的管理效率嚴重不足、管理質量低下，很多時候檔案管理工作僅局限于檔案資料的存儲以及數據收集等方面，極大地限制了檔案管理水平的提升[5]。

第三，檔案管理人員綜合素質有待提升。管理水平的提升要有高素質人員的動力支撐，但現階段部分事業單位所安排的檔案管理人員不同程度地存在專業素質缺失的問題，他們在檔案管理工作中未能融入專業理論知識，直接影響著檔案管理的有效性，不利于管理水平的提升。

第四，缺乏數字化管理理念。事業單位檔案管理過程中，需緊隨時代發展形勢，對檔案管理模式進行改革與創新，特別是信息技術飛速發展的當下，必須積極引進數字化理念，但部分事業單位在檔案管理環節，缺乏資金投入，未能引進先進的設備，嚴重阻礙了數字化發展進程。雖說部分事業單位引進了先進技術，但數字技術的應用過程中，并未能根據實際情況，實現檔案管理與數字化理念的有機結合，增添了管理工作的阻力。

四、事業單位檔案管理優化方案

基于上述分析，導致事業單位檔案管理過程中仍伴隨著各類問題，必須基于事業單位檔案管理的需求，不斷地優化管理方案，從而探尋一條適合事業單位內部控制以及長效化發展的路徑。基于這一內容，本文重點提出以下幾點建議。

第一，提高對檔案管理的重視。檔案管理在事業單位內部控制中占據重要地位，必須首先意識到該項工作落實的必要性，要求事業單位內部管理層予以高度關注，意識到檔案管理過程中的問題與阻礙，明確該項工作落實中的挑戰，必須結合檔案管理的需求，不斷優化管理路徑，以提高檔案管理水平，為事業單位的長效發展輸送推動力。只有管理層提高重視，才能提供更多的資源與充沛的資金，進而引起檔案管理人員的重視，使其能夠從多個維度入手，優化檔案管理路徑，并在實踐工作中發揮自身的專業優勢，使得檔案管理模式與現階段事業單位的發展需求相適應[6]。

第二，建立健全檔案管理機制。事業單位檔案管理工作涉及內容繁多，對檔案管理人員素質提出了較高要求，因此，必須根據事業單位的發展狀況，不斷完善管理機制，從而推進檔案管理向更優的方向轉型升級，確保檔案管理行為的規范化與科學化，切實提高檔案管理效率與管理質量。事業單位檔案管理制度的建立與完善無疑是前提條件，這一目標的實現，要從多維度入手，其中包括保密制度的優化、檔案收集制度的健全等等，以此為前提，推進檔案管理的規范化發展。檔案管理過程中完善管理機制，是對員工行為約束的重要前提，也是確保檔案管理安全性、高效性與科學性的基礎條件，在制度完善的過程中，要求事業單位管理層委派高素質人員，成立管理領導小組，小組負責檔案管理工作的分工，使檔案管理人員明確自身所肩負的職責，從而使得資料整理更加完善、全面，數據搜集更為規范、合理，同時，小組成員在檔案管理過程中，也將主動肩負職責，履行管理機制所賦予的重任，彰顯自身的個人價值。

第三，提高檔案管理人員的綜合能力。檔案管理工作水平的提升，應有高素質人員的動力支撐，因此，必須重點提高檔案管理人員的綜合能力，以此來推動檔案管理方向的轉型升級。檔案管理人員綜合能力的培養，應從多個方面入手予以落實，其中組織實踐培訓活動是重點工作，具體包括專業技能培訓、職業素養培訓、信息技術培訓等等，使得檔案管理人員的綜合能力與檔案管理需求相匹配。

第四，融入數字化理念。事業單位檔案管理工作落實，必須與時代步伐緊密銜接，其中融入數字化理念是必須落實的工作，應積極引進數字化技術，完善數字化設備，同時，基礎設施建設的完善為檔案管理的數字化發展提供技術保障。

結語

綜上所述，本文主要針對事業單位檔案管理工作的優化路徑進行分析，首先探究了事業單位檔案管理優化的重要性，然后闡述了事業單位檔案管理優化的基本原則，并且歸納了檔案管理的主要問題，最后給出了相應的建議，希望本文所作分析能為有關的事業單位檔案管理人員帶來借鑒，逐步意識到檔案管理優化的重要意義，并探尋一條事業和事業單位發展的優化路徑。