信息化背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)實(shí)踐研究

唐 婧

（青島紅島開發(fā)建設(shè)集團(tuán)有限公司，山東 青島 266000）

企業(yè)檔案信息化管理，是指利用計(jì)算機(jī)為主的智能化手段計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，則是由計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為企業(yè)檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。一言以蔽之，企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，是由硬件設(shè)備與軟件工具共同組成的企業(yè)檔案信息資源與企業(yè)公共信息傳遞系統(tǒng)相結(jié)合而形成的計(jì)算機(jī)服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)檔案信息化平臺(tái)作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加快推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，是適應(yīng)信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要舉措，對(duì)提升企業(yè)檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案資源開發(fā)利用的意義

1.推動(dòng)社會(huì)發(fā)展

檔案從性質(zhì)上來說就是信息資料的一種，由檔案管理部門開展檔案信息的存儲(chǔ)與管理工作，不斷挖掘檔案信息的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。對(duì)企業(yè)來說，要想占據(jù)更有利的市場(chǎng)位置，實(shí)現(xiàn)自身快速發(fā)展，就要在加強(qiáng)經(jīng)營管理、提升自身生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)治理水平，更好地開發(fā)利用檔案信息資源的價(jià)值。企業(yè)在分析整合檔案信息的過程中能夠總結(jié)出企業(yè)發(fā)展的規(guī)律，切實(shí)指導(dǎo)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃?，F(xiàn)代企業(yè)在信息社會(huì)產(chǎn)生的信息化檔案資源更多，需要積極主動(dòng)地開發(fā)利用，創(chuàng)新開發(fā)利用途徑，借助檔案信息化資源去挖掘企業(yè)與市場(chǎng)的整體發(fā)展真實(shí)情況，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)提供有力的數(shù)據(jù)支撐[1]。

2.增強(qiáng)企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)力

當(dāng)前，社會(huì)正處于信息化浪潮中，信息是當(dāng)今社會(huì)最重要的能源之一，它與物質(zhì)、能源一起構(gòu)成了三大資源支柱。誰掌握更多的信息，誰便擁有更強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)作為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)組織，營利是其生存之基。企業(yè)檔案信息是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是在信息時(shí)代贏得主動(dòng)的重要籌碼，做好企業(yè)檔案信息資源管理，能為企業(yè)提供豐富信息資源，增強(qiáng)企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。

二、檔案資源開發(fā)利用的途徑與方法

1.技術(shù)路徑

協(xié)同檔案管理與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。將增強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)作為立足點(diǎn)，需要加強(qiáng)企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理間的鏈接效果，在對(duì)方案進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程中，可增加資料查詢功能，進(jìn)而對(duì)企業(yè)資源管理持續(xù)優(yōu)化。同時(shí)，根據(jù)數(shù)字化檔案的具體狀況，對(duì)企業(yè)數(shù)字化管理制度進(jìn)行更新，確保檔案管理系統(tǒng)能夠維持在科學(xué)、穩(wěn)定的運(yùn)行狀態(tài)之中，主要涉及文檔一體化、文件保密、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度等，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的全面提升。就企業(yè)來講，檔案存在著特殊性以及保密性等相關(guān)要求，需通過科學(xué)的措施對(duì)資源予以保護(hù)與管理。在對(duì)數(shù)字化檔案硬件進(jìn)行管理的過程中，需要盡量延長(zhǎng)設(shè)備載體控制時(shí)長(zhǎng)，并設(shè)置專門人員開展數(shù)字化檔案硬件管理，減輕外界溫濕度產(chǎn)生的負(fù)面作用。在軟件控制方面，需要考慮密碼以及權(quán)限管理等相關(guān)策略，促進(jìn)檔案保密效果的提升，并降低管理系統(tǒng)受到外部攻擊以及惡意篡改的概，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.通過對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的制定，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用的監(jiān)督管理

隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案信息管理工作得到一定程度的發(fā)展。要不斷促進(jìn)檔案利用中各項(xiàng)規(guī)章制度的完善，不斷強(qiáng)化檔案資料最基本的查詢和復(fù)制功能。同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的人員查詢企業(yè)檔案資源的層次進(jìn)行規(guī)范，制定相關(guān)規(guī)定，明確查詢檔案資料所需要的手續(xù)。因?yàn)檫@些檔案資料是記錄企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)文件，在一定程度上涉及企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的管理工作具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。除此之外，還應(yīng)當(dāng)正確處理檔案保密與檔案利用之間的關(guān)系，為企業(yè)保守機(jī)密是每一名員工必盡的義務(wù)，更是檔案管理人員的職能。在日常工作當(dāng)中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的重視程度，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，要確保企業(yè)檔案資料能夠?qū)C(jī)密保密與資源利用相結(jié)合[2]。

3.協(xié)同利益相關(guān)者多方合作

利益相關(guān)者理論起源于企業(yè)管理中，核心思想在于通過平衡考慮各利益相關(guān)者的權(quán)益要求，謀求企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。1984年，美國經(jīng)濟(jì)學(xué)者弗里曼對(duì)利益相關(guān)者做了一個(gè)具體的闡釋，即“能夠影響一個(gè)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，或者在一個(gè)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程中會(huì)受到影響的個(gè)體或群體”。目前，我國企業(yè)檔案管理主體是企業(yè)檔案館（室）、地方各級(jí)各類綜合檔案館和工商檔案管理中心。企業(yè)文化的建設(shè)既要體現(xiàn)共性需求，同時(shí)也要注重其個(gè)性的塑造，企業(yè)自身生產(chǎn)經(jīng)營中所產(chǎn)生的實(shí)物檔案無疑是一張亮眼的名片。為了突破企業(yè)自身力量單薄的局限，筆者認(rèn)為可以聯(lián)合利益相關(guān)方磋商合作，謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展大計(jì)。

4.加大系統(tǒng)設(shè)備投入

企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)離不開軟硬件的投入，需要立足企業(yè)檔案管理需要，加大企業(yè)檔案信息化平臺(tái)建設(shè)所需的系統(tǒng)設(shè)備投入力度。將檔案信息化平臺(tái)建設(shè)編入企業(yè)信息化規(guī)劃，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、裝訂機(jī)、打印機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、專業(yè)掃圖儀等硬件設(shè)備，還要配齊相應(yīng)的檔案信息化管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件，專業(yè)檔案掃描軟件或檔案平臺(tái)集成，定期做好信息化管理系統(tǒng)的升級(jí)，使企業(yè)檔案信息化管理始終處于先進(jìn)水平。

結(jié)語

信息時(shí)代的到來，各種信息技術(shù)所帶來的檔案資源無論是內(nèi)容還是形式都變得更加多樣化，如果在檔案的開發(fā)與利用上沒有針對(duì)性地采取相應(yīng)措施，那么將很難取得應(yīng)有的效果。因此需要企業(yè)大膽創(chuàng)新改革檔案管理方式，主動(dòng)挖掘檔案信息化資源的潛在價(jià)值，在做好基礎(chǔ)檔案管理工作的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善檔案資源服務(wù)工作，提高檔案資源利用率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。