基層檔案管理的信息化建設(shè)路徑分析

周惠俠

（棗莊市中區(qū)龍山路街道辦事處，山東 棗莊 277101）

當(dāng)前時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為各個行業(yè)增添了新的生機與活力，極大地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的生產(chǎn)生活方式。在基層檔案管理工作中，積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路。而對于基層單位來說，由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及檔案管理工作人員觀念等多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)過程中存在諸多問題。因此，首先針對這些問題進行分析，認(rèn)識到檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性和必要性，這樣才能夠提出更具有針對性的建設(shè)策略，從而有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮檔案管理工作的最大價值。

一、基層檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理信息化意識有待提升

對于基層企事業(yè)機關(guān)單位來說，在發(fā)展和管理的過程中始終將管理的重心放在業(yè)務(wù)方面，把對于檔案管理工作缺乏正確認(rèn)知。一些企事業(yè)機關(guān)單位甚至沒有專門的檔案管理部門，這導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的基礎(chǔ)和前提。也有一些企事業(yè)機關(guān)單位制定的檔案管理工作制度不契合本單位的實際情況，也有一些企事業(yè)機關(guān)單位單純地認(rèn)為檔案管理工作只是記錄信息的工作，沒有給基層企事業(yè)機關(guān)單位的發(fā)展帶來效益，這導(dǎo)致檔案管理工作混亂，檔案管理工作人員在工作中也缺乏積極性和主動性[1]。

2.檔案管理工作人員信息化素養(yǎng)有待提升

推動基層檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要一支高水平的專業(yè)人才隊伍，才能更好地實現(xiàn)信息化建設(shè)，提供信息化建設(shè)的必要前提。但實際上，基層檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員人口老齡化的現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏較高的信息素養(yǎng)，難以滿足信息化建設(shè)的發(fā)展和需要。也有一些企事業(yè)機關(guān)單位甚至沒有專門的檔案管理工作人員，這些問題的出現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的能力，而在信息化時代背景下，針對檔案管理工作也缺乏必要的信息素養(yǎng)，難以滿足檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化發(fā)展的需要。

3.基層檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

在大多數(shù)基層檔案管理工作中，仍然還在沿用傳統(tǒng)的管理工作手段，檔案管理室的檔案信息儲存條件差，缺乏防護措施，一些年代相對久遠的檔案信息已經(jīng)變質(zhì)，出現(xiàn)了檔案損毀和滅失的情況，失去了檔案保存的價值。除此之外，由于資金投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的過程中，缺乏必要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)失去了必要的基礎(chǔ)。

二、基層檔案管理工作信息化建設(shè)的必要性

實際上，基層檔案管理工作是企事業(yè)機關(guān)單位建設(shè)和發(fā)展中的重要管理內(nèi)容，檔案信息忠實地記錄了企事業(yè)機關(guān)單位在發(fā)展和建設(shè)中的各項活動，對于企事業(yè)機關(guān)單位今后的發(fā)展具有十分重要的指導(dǎo)意義。因此，只有重視檔案管理工作的價值，提高檔案管理工作的實效性才能更好地促進企事業(yè)機關(guān)單位的發(fā)展。

三、基層檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

1.樹立信息化檔案管理的理念

首先，進行基層檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提高對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重視，才能制定一系列有效的制度，制定針對性的策略。其次，要積極聯(lián)動檔案管理部門與其他院部門，加強部門與部門之間的聯(lián)系，通過制定針對性的措施應(yīng)對這些挑戰(zhàn)。

2.成立檔案管理信息化建設(shè)隊伍

一是應(yīng)當(dāng)做好對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)與再教育工作，結(jié)合基層檔案管理信息化建設(shè)的需要，制定一系列培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)制度，引導(dǎo)檔案管理工作人員積極參與到培訓(xùn)工作中。二是應(yīng)當(dāng)加強后備人才的儲備，積極引進具有專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的檔案管理人才進入企事業(yè)機關(guān)單位中。這要求基層單位不斷優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，調(diào)整檔案管理工作人員的薪酬結(jié)構(gòu)，這樣才能使更多優(yōu)秀人才進入檔案管理部門，進行檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.加強檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，基層企事業(yè)機關(guān)單位應(yīng)當(dāng)成立專項資金用于檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。將專項資金進行落實，確保資金預(yù)算充足。同時，單位還要合理拓展資金來源渠道，確保專項資金能夠切實用于信息化建設(shè)。其次，進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的過程中應(yīng)當(dāng)從軟硬件兩個方面著手。在硬件方面，結(jié)合基層檔案管理工作的需要，購置專業(yè)的檔案管理工作設(shè)備。軟件方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化建設(shè)的需要并且請專業(yè)的人才進行系統(tǒng)搭建，確保搭建的系統(tǒng)滿足本單位的檔案管理工作特點[2]。

4.建立檔案管理工作信息化管理制度

建立信息化的檔案管理制度是推動檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化運行的重要基礎(chǔ)。在建設(shè)信息化管理制度的過程中，從檔案信息的收集與整理到檔案信息的利用等各個環(huán)節(jié)中都要制定切實可行的管理辦法。并且要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照檔案管理工作制度進行各項工作，也要以制度不斷提高檔案管理工作人員工作的積極性和主動性，這樣才能使檔案管理工作信息化管理制度進一步推動檔案管理工作的信息化建設(shè)。

結(jié)語

綜上所述，在基層單位加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，是檔案管理工作發(fā)展的必然之路。在進行檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)和問題，結(jié)合基層單位的實際情況，根據(jù)檔案管理工作信息化發(fā)展的需要制定相應(yīng)的策略，這樣才能不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，使之更好地適應(yīng)信息化時代檔案管理工作的需求，更好地展現(xiàn)檔案管理工作的價值。