現代信息技術在企業產品檔案管理中的應用探討

文/高 味

產品是生產企業的核心競爭力，產品檔案是生產企業重要信息資源，更是企業的知識資產。如何管理利用好這些產品檔案，為企業未來進一步創新做好服務是產品檔案管理者的重要課題。本文結合當前企業產品檔案利用服務的現狀，針對現代信息技術在產品檔案利用服務中的應用模式展開了探討，為將來企業產品檔案管理提出了一種解決方法

企業檔案是企業歷史活動的真實記錄。產品檔案更是生產企業檔案的主體和重要組成部分。企業的產品檔案主要分為產品底圖檔案、產品設計及工藝文件、產品型式試驗報告、產品工程檔案等。它是企業在產品設計研制，技術更新、設備改造、用戶服務等一系列活動中形成的原始記錄，反映了企業產品的整個生命周期狀況。是企業生產活動中不可缺少的依據及重要信息資源，對于促進企業生產經營發展、加快新產品研發，推動企業進步，提高企業核心競爭力有著重要的作用。

本文選取的是我國西部一家建廠六十余年的大型國有企業，也是電力裝備制造業的重要生產單位。該企業的產品應用在建國以來國內輸變電領域幾乎所有的重大工程，從我國第一條330kV～1000kV超（特）高壓交流輸電線路到第一條±50kV～±1100kV高壓直流輸電線路，從新中國成立初期的新安江水電站到舉世聞名的三峽工程，以及西電東送、貴廣、云廣直流輸電、青藏交直流聯網、特高壓試驗示范線路等國家重點工程，為國家的電力建設做出了卓越貢獻。同期也產生了超過30萬套的產品檔案，這是幾代電力產品設計研發人員的知識結晶和企業的寶貴財富。隨著企業信息化建設的推進，目前建立了PLM產品研發管理系統，但只有一小部分新產品底圖檔案進行了PLM在線管理。大量其他類型的產品檔案還是傳統的紙質保管方式，產品檔案的利用服務仍采用線下手工實現，實質上并未有效發揮產品檔案利用服務的價值。

針對所存在的問題，結合企業的實際情況，如何提升企業產品檔案管理水平與服務功能，經過分析與探討，預定采取以下相應的對策：

對策之一，轉變思想，引入現代信息技術，提高人員綜合素質。近年來，一些歐美發達國家的檔案工作緊跟科技發展步伐，嘗試將一些最新的現代信息技術應用在檔案管理的全流程。其中現代信息技術在檔案利用服務中應用相當突出，如人工智能、虛擬現實技術、社交媒體應用、APP技術服務等。當前，我國的大數據信息化也在突飛猛進。緊跟大數據信息化發展的大趨勢，我國的企業檔案管理應長遠規劃，加強頂層設計，從企業管理者做起，全員重視并參與檔案管理工作。企業檔案人員也應擺脫傳統思想限制，摒棄檔案開發利用的被動服務模式，引入現代信息技術，將信息技術理論與實際檔案管理相結合，不斷提升檔案管理能力，為企業產品檔案的創新利用做貢獻。

對策之二，強化基礎，加快檔案系統開發，應用人工智能提高產品檔案利用效率。檔案管理發展的趨勢是從實物→數字化→數據化，最終實現檔案管理智慧化是國家對檔案行業的總體規劃，也是企業檔案工作的最終目標。初步實現產品檔案數字化，加快產品檔案信息化步伐，是該企業目前提升產品檔案信息開發利用水平的基礎性工作，企業應加快產品檔案系統應用進度，提高產品檔案利用效率。首先，企業檔案部門應協同信息化部門、生產部門、技術部門，將企業存量的紙質產品檔案逐步進行數字化、數據化轉換，實現數據化管理。同時構建企業其他業務系統與產品檔案管理系統的集成，實現業務數據在產品檔案管理系統中自動歸檔，收集產品生命周期中的各種數據資源。其次，利用現代人工智能、云存儲、信息識別等新技術新手段，進行檔案信息收集、分類、存儲、語音人臉識別檢索、模糊查找，機器人輔助協同管理等來覆蓋整個產品檔案管理工作環節，開展快捷便利的產品檔案利用服務，減少檔案實體的磨損，減輕檔案人員的工作量，滿足各類利用人員的需求，達到產品檔案全面數據化管理，提升檔案數據的增值利用。

對策之三，利用虛擬現實的現代技術，呈現檔案資源，全方位服務企業發展。虛擬現實技術對多維度呈現檔案資源具有不容小覷的作用。類似應用如：香港城市大學與中華國術總會合作建立了“香港武術活態數據庫”，把古老的武術和最新科技結合在一起，足不出戶即可學習傳統武術。生產企業也可在產品檔案領域應用虛擬現實技術，建立企業產品動態數據庫，利用網絡平臺和移動終端設備將產品結構3D動態呈現，建立集三維設計、仿真分析、可視化裝配、DNC、CAM加工等功能于一體的數字化產品設計和工藝體系；實現生產計劃下達、生產任務執行、過程工藝流轉、作業文檔瀏覽指導、生產和質量數據采集、現場問題跟蹤與處理、在制品跟蹤與控制、大屏幕看板與統計分析等功能，確保生產過程的無紙化和可視化。徹底杜絕企業生產現場紙質圖紙版次混淆使用，避免了質量事故發生，提高了產品質量。此技術能不受地域、時間等條件限制，多維度呈現企業產品檔案信息資源，以豐富的視覺效果、良好的互動效應使利用者獲得直觀、生動的體驗，享受到優質的檔案利用服務。既可隨時隨地指導企業生產車間人員工作，也可高效地服務企業產品用戶現場，加深客戶對產品的認知度，全方位服務企業高質量持續發展。

對策之四，創新利用服務形式，多角度挖掘產品檔案的文化價值，助力企業樹立產品品牌。多年來，該企業積極拓展海外市場，產品和技術出口到20多個國家和地區。要發揮企業產品檔案資源的共享價值，必須轉變傳統的檔案利用與服務模式，不斷創新產品檔案服務形式，積極拓展檔案信息資源的范圍與服務領域。為此，一是企業可運用大數據思維提升企業產品檔案信息服務的綜合能力，根據企業不同層次人員的利用需求和產品用戶的關注度，整合產品檔案的信息資源，及時準確地推送服務內容。進一步深度挖掘產品的市場需求，增強銷售部門與客戶之間的溝通，提高市場敏銳的信息洞察力。二是企業可利用社交媒體、APP等移動終端進行核心產品的配套視頻播放、網上產品展覽、產品檔案文化知識有獎競答等手段創新服務形式，使產品檔案具有知識性、故事性、趣味性，使之真正地鮮活起來，增強產品檔案信息開發的文化底蘊，提升企業產品品牌形象，助力企業持續發展。

綜合分析與探討，企業產品檔案管理的信息化對企業發展提供優質服務頗為重要。本文引入的為例企業，是一個頗有社會影響的電力品牌企業，作為我國高壓開關行業研發和生產的主導單位，現正處在一個技術創新、科技進步、思想解放、信息高速發展的上升時期。從2020年開始準備建設結合現代信息技術的檔案管理系統，現正與PLM產品研發系統建立集成接口，后期將進行更大范圍的管理系統建設，這為今后產品檔案的利用服務提供了有力的數據支撐。本文針對如何更好地提供優質的產品檔案利用服務，結合企業產品檔案利用的實際現狀，就目前現代信息技術在產品檔案利用中的應用模式，展開了一些初步探討，可作為未來產品檔案管理的一個發展方向，有助于企業產品檔案利用服務理念的轉變，提高產品檔案的利用效率，為企業長遠發展提供價值最大化的產品檔案信息資源。