事業單位干部人事檔案信息化管理思路淺談

文/王艷芳

當今世界已經步入信息化時代，如何提高檔案信息化管理水平，無疑是檔案業界創新發展的重大課題，當然也是人事檔案管理部門的重要任務。對干部人事檔案進行整合，將其管理工作與計算機信息技術進行結合，是實現人事檔案信息化管理必要的途徑。本文從信息化管理在事業單位檔案管理中的優勢出發，對事業單位干部人事檔案信息化管理思路進行了分析與探討，提出了相應的對策

干部人事檔案信息化管理是非常重要的，事業單位的人事檔案管理工作也應該實現信息化管理，力求跟上信息化時代的步伐。

一、事業單位干部人事檔案信息化管理的必然趨勢

近些年來，大數據、信息化科技發展迅猛，在經濟社會發展中的重要作用越來越凸顯。檔案事業，其中包括事業單位的檔案，實現信息化管理是發展的必然趨勢。檔案信息化管理的優勢在于：

一是信息化管理能有效地提高工作效率

傳統的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。建立好干部人事檔案管理數據庫，形成干部人事的電子檔案，檔案管理工作人員在進行人事檔案錄入的時候，需要對大量的檔案進行信息分類、篩選、建立標準的檔案信息管理方式，把檔案信息科學合理地分類進行管理。需要檔案時可以利用電腦技術進行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。使用信息化管理查找十分快速方便，實現檔案管理結構的優化，凸顯信息化管理具有的獨特優勢。

二是信息化管理能為檔案保存實現穩定性

電子檔案和傳統的紙質檔案相比壽命較長。傳統的紙質載體在保存過程中容易受各種因素的制約出現檔案損壞、丟失等現象。例如，紙張在高溫或者低溫下就容易損壞，但是電子信息就不會受這些因素干擾。電子檔案可以根據不同的需求選擇不同的存儲方式，而且閱讀方便快捷，保存時間長，穩定性是檔案信息化管理的優點。當然，這種保存需要有備份，以防文件信息丟失。

三是信息化管理有利于實現信息交流和資源共享

傳統的靠手工來記錄檔案信息再進行保存的模式，技術較為落后，大量有用信息和資源被埋沒，但是利用計算機進行管理以后，根據檔案信息保密性質的要求，建立干部人事檔案管理局域網的時候也要分層建立，可以建立檔案信息網絡服務平臺，實現高效管理和資源共享。

二、干部人事檔案信息管理的內容

實現事業單位干部人事檔案信息化管理，有助于管理水平的提升，其管理方式方法主要有：

一是推廣現代化管理方法。利用計算機來管理人事檔案，可以實現資源共享。人們利用計算機建立一些完善的檔案數據庫，實現動態化的信息管理。例如利用計算機和一些現代管理設備，把人事檔案資料整理以后輸入計算機，再利用一些軟件技術把文字、圖片、音像等資料轉換格式，變成數據資料，是紙質和數據格式同時并存，需要資料的時候可以通過電腦來查詢相關內容。

二是推廣開放式管理方法。在檔案信息化管理模式中，首先，可以建立干部業績檔案，以便于及時地將干部的日常工作情況、業績和重要工作中的實際表現和完成工作的一些情況記入檔案中，為干部的提拔和調動提供一些重要的依據。其次，可以建立干部綜合能力檔案，例如干部的文化程度、專業素養、資格考試等都能反映干部的真實才能，進而有計劃地對干部進行培養和提拔。

三、事業單位人事檔案信息化管理的策略

實現事業單位人事檔案信息化管理非常重要，應該采取以下策略予以實現：

一是高度重視人事檔案管理的信息化建設。事業單位實現檔案管理信息化，首要條件是單位領導重視，全體人員，特別是檔案管理人員，都要提升檔案管理信息化理念。有了這個意識，就是有了思想基礎，這就是首先進行的思想建設。此后，基礎設施建設要迅速跟上。無論是軟件，還是硬件，都要購置齊備。這就是物力財力的積極投入。這些基本條件完備了，方能有效地開展工作。

二是確保干部人事檔案信息管理安全性。要保證電腦的安全，加強管理人員安全技術培訓，包括電腦病毒管理，電腦黑客攻擊的防范，確定專人管理電腦，禁止非管理人員亂插U盤、硬盤，其次要把檔案管理信息數據做好備份，防止出現數據不慎丟失或者資料泄露等情況，建立電腦安全制度及安全標準，不斷完善信息安全的保障體系，提高安全保密意識，利用好現代科技的加密功能，切實保證檔案資料的安全。

三是增強干部人事檔案管理規范化程度。首先，事業單位要根據《干部人事檔案工作條例》的規定來建立健全的管理制度，檔案的使用和查閱過程要按照一定的標準來進行。其次，要加大檔案管理各項設施的投入力度，從硬件方面來保證檔案的存儲安全，檔案庫房、閱檔室和辦公室要分開，室內的設備要齊全，例如空調、滅火器材、防盜等一些安全設備。最后，建立嚴格的保密制度，要不斷組織檔案管理人員學習《檔案法》等一些檔案管理的相關政策，具體工作要落實到位，把檔案管理意識深入每個工作人員心中。

不言而喻，信息化的管理模式是人事檔案管理工作適應現代化發展的需求，對檔案工作者提出了新的更高的要求，要提升業務素質和知識水平，在工作中不斷進行創新，盡快實現檔案管理信息化，提高工作效率，保證工作質量，為促使事業單位干部人事檔案管理提升到新水平、登上新臺階做出貢獻。