大數據時代高校學籍檔案信息化管理與利用

孫濤

（濰坊學院繼續教育學院，山東 濰坊 261061）

1 引言

學籍檔案記錄著學生在校就讀時所錄入的姓名、家庭住址、身份證號碼、學號、學籍情況等一系列基本個人信息。而學籍檔案信息化則是將以傳統紙張為載體的學籍檔案中信息通過電子掃描、大數據、互聯網等信息技術進行轉換、加工，并錄入虛擬學籍檔案數據庫中，可以被管理人員和用戶通過相應的設備和軟件進行管理和利用。大數據時代背景下，學籍檔案信息化建設是各高校學籍檔案體系改革發展的必然方向，國家檔案部門和教育部也對各高校的學籍檔案信息化有著一定的要求。然而現階段部分高校在學籍檔案信息化管理和利用方面仍然存在許多的問題如信息化停留在表面、缺乏配套的信息化管理和利用體系、信息化學籍檔案安全防護不足等。各高校加強對于大數據和互聯網信息技術的運用，加快推進學籍檔案信息化建設工作，積極探索學籍檔案信息化管理和利用的優化路徑。

2 現階段高校學籍檔案信息化管理與利用存在的問題

2.1 信息化水平較低

我國部分高校已經早早地走上了學籍檔案信息化建設道路，但在信息化學籍檔案的管理和利用方面卻依舊較為生疏，學籍檔案信息化水平處于較低的層次，信息化管理能力相較于我國一流大學而言有著較大的差距。甚至部分高校的學籍檔案信息化建設已停滯多年，其校內的學籍檔案管理系統和制度自誕生以來便沒有再改變，整個學籍檔案信息化體系只具有最為基礎的信息化學籍檔案管理和利用功能，這很大程度上源于高校對學籍檔案信息化的認識不足。部分高校單純地將信息化的高校學籍檔案體系作為傳統管理體系的替代品，認為新型的管理體系只需具備傳統管理體系的功能便可，在完成基礎的信息化管理體系框架搭建后，對于其后續優化和完善不再上心，甚至放棄在學籍檔案信息化建設上的投入，致使高校的學籍檔案信息化水平一直得不到提升。在學籍檔案信息化發展的十幾年間，各項信息技術已經多次迭代，大數據技術更是成為了學籍檔案信息化管理的關鍵，由于缺乏足夠的重視和后續投入，許多高校都沒有將大數據技術有效的融入信息化學籍檔案管理系統中，使得自身的學籍檔案信息化發展落后于時代。此外，部分高校還處于傳統管理模式向信息化管理模式轉型的陣痛期，其學籍檔案管理依舊依賴于傳統的紙質化管理體系，無法掙脫傳統體系的束縛進行大刀闊斧的改革，顧此失彼，表面上已經建立了信息化的管理模式，內在卻遵循傳統紙質化管理那套邏輯流程，從而導致學籍檔案信息化管理沒有達到應用的效果。

2.2 信息化檔案管理利用能力不足

大數據時代背景下高校學籍檔案信息化使得學籍檔案的載體從紙質過渡向電子文檔，學籍檔案信息的收集、管理、存儲都打破了時間和空間的限制，變得更加便利高效。但部分高校盡管能將學籍檔案信息化，但缺乏相應配套的管理和服務體系，使得信息化的優勢以及信息資源的價值無法充分體現。具體原因如下：其一，學籍檔案信息化管理人才缺失。高校學籍檔案信息化管理與傳統紙質檔案管理有著較大的出路，多數在崗檔案管理人員是傳統管理和服務人員，缺少信息技術相關知識和技能，更無信息化管理經驗，在適應新型的服務體系時難免出現紕漏。與此同時，兼具檔案管理和信息技術能力的專業人才數量較少，崗位數量與人才數量不對等，多數高校很難找到合適的人才參與學籍檔案信息化建設和信息化學籍檔案管理服務工作。其二，學籍檔案信息化管理體系不完善。學籍檔案的管理從來不是孤立的工作內容，其管理和利用本身是由多部門參與的，為學校其他項目工作服務的，高校在進行招生、教務、學工等工作時都需要調用學籍檔案，這也是學籍檔案的價值所在。部分高校缺乏全局規劃，在構建學籍檔案信息化管理系統時沒有將其與其他部門的信息系統搭建聯系，使得各系統之間相互獨立，協同性不足，沒有發揮出信息化學籍檔案應有的傳輸和共享功能。其三，學籍檔案信息價值挖掘不夠深入。在大數據技術的參與下，信息的價值可以被充分挖掘，成為了一種寶貴的資源財富，學籍檔案信息更是如此。部分高校在進行學籍檔案信息化管理時只滿足于最為基礎的學籍檔案管理和信息服務如信息查詢、記錄、存儲等，缺乏對學生的學籍檔案價值的深入挖掘，使得信息化的學籍檔案單純地成為了紙質檔案的替代品，在其管理和服務的廣度和深度上都沒有得到提升。

2.3 缺乏足夠的安全防護措施

信息安全是大數據時代的主題之一。隨著大數據技術的發展，信息的收集、分析、處理變得更加高效便捷，這使得信息的安全防護相對變得更加困難。不同于傳統紙質學籍檔案的防火、防潮、防光等安全防護，信息化的學籍檔案安全防護更多是體現在虛擬網絡環境中。部分高校在進行學籍檔案信息化建設時沒有搭設高強度的防護體系，使得學籍檔案信息安全系數較低，容易出現信息泄露、惡意竊取、隨意篡改等問題。

3 大數據時代高校學籍檔案信息化管理與利用策略

3.1 構建完善的學籍檔案信息化管理平臺

各高校可以與信息化平臺業務外包企業開展合作，借助他們專業的大數據、互聯網、計算機等信息技術的力量構建學籍檔案信息化管理平臺，將信息化的學籍信息整合到數據資源庫中，通過學籍管理系統進行調用，在實際應用過程中不斷完善檔案管理和服務功能，同時將該平臺與其他部門的工作系統搭建聯系，實現檔案信息資源共享，形成協同效益，從而使平臺能高效便捷地為學校各部門和各項工作服務。

3.2 打造專業的信息化學籍檔案管理團隊

人才的綜合素質直接影響到高校學籍檔案信息化管理工作的效率和質量。各高校可以對在崗的檔案管理人員開展信息化培訓，使他們學習和掌握學籍檔案信息化管理的相關知識和技能，幫助他們更快地適應新型的管理模式。與此同時，各高校還需制定一系列人才引進政策，向全社會招聘專業的檔案管理和信息技術人才，從而提升管理團隊的綜合素質。

3.3 健全信息化學籍檔案的管理制度

完善的信息化學籍檔案管理制度是整個管理體系能正常運行的保障。其一，高校領導層要明確信息化學籍檔案管理工作內容，設置對應的崗位，使得信息化檔案管理職責落實到每個工作人員身上。其二，各高校要規范信息化學籍檔案的轉換流程，按照國家統一標準對各類學籍檔案文件進行電子掃描、信息提取、加工轉換、信息存儲等操作，使得學籍檔案載體逐漸由紙質向電子文檔過渡。其三，工作人員在完成電子文檔轉換工作后要對紙質文檔進行歸檔處理，并將學籍檔案數據庫與其他系統對接，及時更新數據庫的學籍檔案信息。

3.4 加強信息化學籍檔案的安全防護

信息化學籍檔案的安全防護是學籍檔案信息化管理工作的重中之重。各高校在構建學籍檔案信息化管理體系時要著重加強學籍檔案信息的安全防護，內部設置不同等級的訪問權限，建立賬號密碼訪問機制，強化內部控制，同時外設高強度的多重防火墻，抵御不法分子侵入，從而保證信息化學籍檔案的安全性。

4 結論

綜上所述，學籍檔案信息化建設是大數據時代背景下各高校的重要工作內容，可以有效提升學籍檔案管理工作的效率和質量。各高校要樹立學籍檔案信息化管理意識，認知大數據時代檔案管理改革發展特點，利用大數據、電子掃描、互聯網等前沿信息技術構建學籍檔案信息化管理平臺，完善學籍檔案管理和利用功能，培養和引入專業的學籍檔案信息化管理人員，提升學籍檔案的管理能力，健全信息化管理制度，規范信息化學籍檔案的管理和調用流程，同時加強對于信息化學籍檔案資料的安全防護，避免檔案信息出現外泄，從而使得高校學籍檔案管理體系發展與大數據時代對接。