信息化背景下檔案管理工作存在的問題及對策建議

林 瑜

(福州經濟技術開發區建設發展集團有限公司,福建 福州 350003)

0 引 言

目前我們所說的檔案信息化管理，一般是指在保證信息安全的前提下，符合我國法律法規的要求，由所在行政部門的指引下，通過科學的組織方式，憑借現代化的科技手段，對企業資料、檔案或文件等進行內容整合、數據發掘，再通過信息化科學的系統進行處理，包括對網絡數字傳輸，實現資源共享，節約企業人員環節成本，進一步優化企業或組織的服務流程，實現資源價值的最大化。檔案管理的實質就是為社會提供服務，而且現有的檔案管理架構也是由社會服務制定的。但由于目前外部的網絡環境、工作人員整體素質以及系統操作、軟件等會出現安全漏洞，引起數據竊取、篡改等敏感問題等，所以現在在信息化背景下檔案管理工作中存在的問題也引起了大家的關注和廣泛重視。

1 檔案信息化管理概述

從電子計算機誕生以來，各行各業都開始大量應用，軟件技術的普及使得電子計算機走在時代前沿。檔案管理也不例外，在信息化的發展下，檔案管理與現代化技術結合，也成為了檔案管理工作的重要手段。檔案管理信息化是以現代科學管理為基礎、以現代化的科學管理為指導，運營現代化的科學技術與方法，最大可能的發揮出檔案管理人員的主觀能動性、積極性，在工作過程中不斷的對傳統方式進行革新，實現最大化效率。

《全國檔案事業發展“十五”計劃》指出：“制定檔案工作管理信息化的標準，研發適合檔案管理的軟件，加大對現有電子檔案的管理力度，對電子檔案的整理及時利用、保管并且在最大程度實現檔案資源的有效使用，逐漸使我國的現代化檔案信息構建規模，最終劃入國家信息網絡，實現信息資源共享。”檔案管理信息化的目標為構建具有我國特色的信息資源社會化共享平臺[1]。

因此，信息化下檔案管理內容為：一是建設基礎設施：又稱基礎設備，屬于檔案管理信息化的基礎，其基礎核心為檔案管理的信息化網絡[2]。二是持續開發信息資源：檔案資源本身就屬于國民經濟發展過程中的重要戰略資源。為了能夠發揮其最大的經濟作用，檔案管理的從業者必須源源不斷的開發信息資源。三是建設一套統一的標準：建設統一標準其實是檔案管理信息化的基礎出發點，指的是檔案信息資源在使用過程中的管理、查詢、存儲以及描述的行為準則。四是構建信息化的管理體系：屬于檔案信息在開發以及實施過程中的技術支撐。五是組織優秀的人才隊伍：屬于檔案信息管理的核心，專業的檔案管理者與各要素之間存在著緊密的聯系。

2 當前我國檔案信息化管理工作當中存在的問題

2.1 對檔案管理信息化的重要性認識不足

一直以來，很多企業和單位注重實際的發展效益，對檔案管理的重視程度也不高，所以觀念根深蒂固，管理者對于信息化的理解還不夠透徹。在目前大的經濟基礎下，我國的檔案信息化管理剛剛嶄露頭角，獲得了一定的發展，但就目前的情況還是不夠的，一些檔案管理部門依舊對紙質檔案依賴性較強，并且認為紙質檔案的安全性高，部分地區推廣力度也不足，甚至還在實行“雙套制”，即：檔案以紙質及電子形式雙重保存，不僅無法開展信息化檔案管理工作，還增加了管理人員的工作量，降低工作效率[3]。所以在信息化的大背景下，“雙套制”也是檔案管理人員需要重點突破的限制。

2.2 檔案管理信息化與其他各個環節存在信息差

檔案管理信息化管理并不只是單純的將現有紙質資料存入電腦的系列動作，而是有一套完整的系統性的過程，將系統化的文檔管理進行網絡化發展，實現資源共享、價值最大化。但是由于目前我國的信息化檔案發展程度比較低，管理過程中也有一定的局限性，所以現行的檔案管理很難將各個生產、管理環節實現一體化聯絡，使得信息化的檔案無法與生產環節實現有效匹配，無法達到一體化的程度。

2.3 工作人員的整體素質水平有待提高

由于一直以來在檔案管理方面的投入較小，所以現階段的檔案信息化管理仍處在發展階段，專業研究類型人才、管理團隊人才、實際操作型人才都比較匱乏，尤其缺乏新型的復合型人才，從目前從業人員水平來看，部分人員由于自身受限，整體素質還需要提升，對于專業系統化的培訓以及工作無法達到要求。從事檔案管理的人員需要具備一定的基礎行業管理能力、一定的計算機處理能力以及對突發事件的應急能力，所以需要培養專業人才提升檔案管理工作。

2.4 信息化背景下缺乏成型的檔案管理模式

信息化檔案管理的工作前提為標準化檔案管理流程。從我國現階段的檔案管理情況來看，依舊是受傳統觀念的影響比較嚴重，很多企業、單位組織并未跟進檔案管理的信息化情況，停留在粗放階段，在具體操作過程中也沒有相對標準的流程與管理制度。檔案工作本身工作流程較為繁雜，現行的工作效率比較低，工作方式也缺乏多樣性，在實際工作中，主要還是依靠工作人員，信息化的管理并沒有發揮其效應，這也是影響檔案管理工作效率的重要原因，所以在前行的道路上，我們需要主動出擊，與其他手段相結合在實踐中改進現有的形式，創造出高效的服務體系。

2.5 我國目前的信息化技術手段還需要不斷完善

由于我國的信息化技術起步發展較晚，所以相比發達國家還是有一定差距，很多企業的管理體系以及管理工具都有一定壁壘，與其實質工作無法實現最大兼容，造成資源的浪費，所以無法將人員實現最大化的利用，也在各個企業或單位受限。

2.6 缺乏信息化下檔案管理的安全意識

在目前的網絡環境下，對于信息的保密性、檔案資源的安全性都有極大的挑戰，一些不法分子惡意竊取，與社會其他資源相比，檔案資源價值更高，涵蓋的信息量更大，一旦在操作過程中出現不嚴謹就很容易被竊取信息，形成惡劣的社會影響，造成經濟的嚴重損失，所以在檔案管理的過程中一定要做好安全保障。

3 當前我國檔案信息化管理工作當中存在問題的解決對策

3.1 提高信息化檔案管理的重視

首先負責檔案平臺管理的部門結合所在企業或組織單位的實際情形，從實踐中出發，改變現在的傳統觀念，在工作人員內部中討論現存的部門管理問題，商討解決方式，看是否可以實現資源的有限利用，此外，也應該增加資金的投入，對檔案信息管理進行宣傳、培訓等，對現存的問題進行商議，找到較好的解決方法，最終在實踐過程中為組織提供更科學的服務，更有效率的服務。

3.2 增強與組織中各環節的銜接能力

完善檔案信息化管理的流程，標準化實施服務流程，與組織中的各個環節及時進行溝通，對人員匹配度以及操作過程中實施信息同等化，積極形成系統化的流程，達到資源一體化目標，實現人員配置最大化。

3.3 提升行業從業者的整體素質

在強化信息化檔案管理信息流程的同時，更需要加強對從業人員的管理和培訓工作，不定期的開展知識講座，進行專業的指導，從而使企業或單位的檔案管理人員在工作中的業務能力不斷加強，且有實踐能力保證信息安全，組建一支專業能力過硬素質非常強的新時代檔案管理團隊，不僅健全了組織的保密任務，而且也順應信息化科技的新需求，提升對電子化設備的使用水平。

3.4 構建屬于自己組織特色的檔案管理模式

為了實現組織“一體化”的目標，提高企業或單位的工作效率，檔案信息化管理模式應該摸索出自身的一套工作方法論，形成自己的特色管理方式。首先應該完善現有的檔案開發功能，研發對應的軟件系統，清晰化搜索工具等常用指令，有相對完整的操作流程，實現組織內檔案科學化、高效化的管理。其次完善組織架構，成立相對的監管體系，對檔案管理工作的目標、結果不斷進行評估，完善檔案信息化的流程，最終探索出更加科學的檔案管理趨勢和效果。

3.5 不斷完善我國目前的信息化技術

信息化技術還在迅速發展，不斷應用在更多行業中，我國的檔案信息化技術相對有一定差距，這也正是我們崛起進步的大好時機，緊跟時代的步伐，在信息科學技術中，投入更大的金錢和精力，把信息化檔案人才納入人才庫，各級領導要高度重視加強組織間的交流合作，使新一代的信息化檔案管理人才盡快掌握檔案信息化工作精髓，在現有工作方式的基礎上發揮出各自優勢，是實現效率最大化。

3.6 樹立信息安全意識

檔案信息化的工作屬性要求管理人需要時刻保持警惕，時常對職工進行安全教育宣傳，將信息安全責任時刻放在心中，以法律法規為基準，建立自己組織范圍內的信息化檔案資料，最大化的對信息安全進行保障，同時對共享資源也要保證其安全性，制定相應策略，監管力度也要最大限度的實施，對常用安全密碼進行更換，日常進行系統升級，做好日常的維護和更新工作。對機密文件的處理更是要慎之又慎。

4 結束語

隨著我國經濟發展的步伐，城鎮化進程的加快，城市規模的不斷擴大，信息化檔案管理將會越來越繁雜，基于檔案信息管理的特殊性，人們也將對此越來越重視，信息相關內容將會受到更大影響，這對相關從業者也有更高的要求，這就要求相關管理者在實踐過程中，以安全保密為基礎，將信息資源實現最大化的價值，提升檔案管理工作的效率和質量，實現社會價值，更好的回饋社會。